煤矿培复训档案管理制度

PAGE煤矿培复训档案管理制度一、总则（一）目的为加强煤矿培复训档案管理，规范培复训工作流程，确保培复训档案的完整性、准确性和安全性，提高培复训工作质量和效果，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本煤矿实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本煤矿全体员工的培复训档案管理，包括新员工入职培训、岗位技能培训、安全培训、继续教育等各类培训及复训档案的管理。（三）基本原则1.真实性原则：培复训档案应如实记录培训过程和结果，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：涵盖培复训工作的各个环节，包括培训计划、培训教材、学员考勤、考核成绩等相关资料，保证档案资料完整无缺。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据统计、文字表述等应符合实际情况，避免出现错误或歧义。4.保密性原则：对涉及员工个人隐私、企业商业秘密等敏感信息的培复训档案，应严格保密，防止信息泄露。（四）职责分工1.培训管理部门负责制定培复训档案管理制度，并组织实施。指导和监督各部门建立、整理和保管培复训档案。负责收集、汇总和审核各类培复训档案资料，建立统一的培复训档案数据库。定期对培复训档案进行整理、归档和保管，确保档案的安全和完整。2.各部门负责本部门员工培复训档案的收集、整理和初步审核工作。按照培训管理部门的要求，及时报送员工培复训相关资料。配合培训管理部门做好培复训档案的查询、借阅等工作。3.档案管理人员负责培复训档案的具体保管工作，严格执行档案管理制度，确保档案的安全存放。按照规定的程序办理档案的归档、借阅、归还等手续，做好档案的日常管理工作。定期对档案进行检查和盘点，发现问题及时报告并采取相应措施。二、培复训档案的分类与编号（一）分类1.培训计划档案：包括年度培训计划、月度培训计划、专项培训计划等，记录培训的目标、内容、对象、时间安排等信息。2.培训教材档案：收集整理各类培训教材、讲义、课件等资料，按照培训类别和课程进行分类存放。3.学员档案：以员工个人为单位，记录员工的基本信息、培训经历、培训成绩、考核结果等内容。4.培训考勤档案：记录每次培训的学员出勤情况，包括请假、迟到、早退等信息。5.培训考核档案：保存学员的考核试卷、考核成绩、考核评语等资料，反映学员对培训内容的掌握程度和学习效果。6.培训证书档案：收集员工参加各类培训获得的证书原件及复印件，按照证书类型和颁发时间进行分类归档。（二）编号为便于培复训档案的管理和查询，对各类档案进行统一编号。编号规则如下：1.培训计划档案：采用年份+序号的方式编号，如“20XX0X”，其中“20XX”表示年份，“0X”表示计划序号。2.培训教材档案：按照培训类别+教材序号进行编号，如“安全培训0X”，“岗位技能培训0X”等。3.学员档案：以员工工号作为唯一标识进行编号，如“0001”员工的学员档案编号为“0001”。4.培训考勤档案：采用培训日期+培训批次的方式编号，如“20XX年XX月XX日0X”，其中“20XX年XX月XX日”为培训日期，“0X”为培训批次序号。5.培训考核档案：与学员档案编号相对应，在学员档案编号后加上“K”，如“0001K”表示“0001”员工的培训考核档案。6.培训证书档案：按照证书颁发年份+证书类型+员工工号的方式编号，如“20XX年安全资格证书0001”。三、培复训档案的收集与整理（一）收集1.培训管理部门应提前向各部门发布培复训档案资料收集通知，明确收集的内容、时间和要求。2.各部门按照通知要求，及时收集本部门员工的培复训相关资料，并进行初步整理。3.培训管理部门定期对各部门报送的资料进行检查，对于不符合要求的资料，及时反馈给相关部门进行补充或修正。（二）整理1.档案管理人员收到各部门报送的培复训档案资料后，按照分类和编号规则进行整理。2.对每份档案资料进行核对，确保资料的真实性和完整性。对于不完整或有疑问的资料，及时与相关部门或人员沟通核实。3.将整理好的档案资料按照类别和编号顺序进行排列，便于存放和查找。四、培复训档案的归档与保管（一）归档1.整理后的培复训档案资料应及时进行归档，归档时应编制档案目录，注明档案的类别、编号、名称、日期等信息。2.档案管理人员将档案资料装入档案盒或档案袋，并在盒（袋）上标明档案类别、编号和名称。3.按照档案存放位置，将档案盒或档案袋整齐排列在档案架上，并建立档案存放索引，方便快速查找档案。（二）保管1.培复训档案应存放在专门的档案库房内，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施。2.档案管理人员应定期对档案进行检查和盘点，确保档案的安全存放。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。3.对电子档案应进行备份，并存储在安全的存储介质上，定期进行数据维护和更新，防止数据丢失或损坏。4.档案库房应保持清洁、通风良好，温度和湿度应符合档案保管要求。五、培复训档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅培复训档案的人员，应填写《培复训档案查阅申请表》，注明查阅的目的、内容和时间范围。2.《培复训档案查阅申请表》经所在部门负责人签字同意后，提交培训管理部门审核。3.培训管理部门审核通过后，安排档案管理人员协助查阅，并在查阅现场进行监督。查阅人员应遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、损坏档案资料。4.查阅完毕后，查阅人员应在《培复训档案查阅登记表》上签字确认，档案管理人员将档案资料归还原位。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅培复训档案的人员，应填写《培复训档案借阅申请表》，详细说明借阅的原因、期限和归还时间。2.《培复训档案借阅申请表》经所在部门负责人和培训管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。3.档案管理人员按照申请表的要求，将档案资料借给借阅人员，并办理借阅登记手续，注明借阅日期、借阅人姓名、部门、档案名称和编号等信息。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换页张。如需复印档案资料，应经培训管理部门同意，并在复印件上注明用途。5.借阅人员应在规定的期限内归还档案资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。档案管理人员在收到归还的档案资料后，应进行认真核对，如发现档案有损坏或丢失情况，应及时追究借阅人员的责任。六、培复训档案的销毁（一）销毁条件1.培复训档案保存期满，且已无继续保存价值的，可以进行销毁。2.因机构调整、业务变更等原因，导致某些培复训档案不再适用或不需要保存的，可以进行销毁。3.档案资料存在严重损坏、变质等情况，无法修复或继续保存的，可以进行销毁。（二）销毁程序1.培训管理部门定期对培复训档案进行清理，提出拟销毁档案的清单，包括档案名称、编号、保存期限等信息。2.拟销毁档案清单经培训管理部门负责人审核后，报煤矿主管领导审批。3.经审批同意销毁的档案，由档案管理人员会同相关部门人员共同进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称和数量等信息。4.销毁记录应保存至少[X]年，以备查阅。七、培复训档案的信息化管理（一）建立电子档案数据库1.培训管理部门应建立培复训档案电子数据库，将各类培复训档案资料进行数字化存储。2.电子档案数据库应具备完善的检索功能，方便快速查询和统计档案信息。3.定期对电子档案数据库进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。（二）数据安全与保密1.加强对培复训档案电子数据的安全管理，采取加密存储、访问控制、数据备份等措施，防止数据泄露、丢失或被篡改。2.对涉及员工个人