机关档案信息化管理制度

PAGE机关档案信息化管理制度一、总则（一）目的为加强机关档案信息化管理，提高档案管理效率和服务水平，确保档案信息的真实性、完整性、安全性和可利用性，依据国家有关法律法规和行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本机关各部门在档案形成、收集、整理、存储、检索、利用、保管等信息化管理过程中的活动。（三）基本原则1.依法依规原则：严格遵守国家关于档案管理和信息化建设的法律法规，确保档案管理活动合法合规。2.统一管理原则：对机关各类档案实行集中统一管理，建立统一的档案信息化管理平台，实现档案资源的整合与共享。3.安全保密原则：采取有效的安全保密措施，保障档案信息不被泄露、篡改或丢失，确保档案信息安全。4.便捷高效原则：充分利用信息技术手段，优化档案管理流程，提高档案管理工作效率和服务质量，为机关工作提供便捷的档案信息支持。（四）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善机关档案信息化管理制度，并组织实施。统筹规划机关档案信息化建设，负责档案信息化管理平台的建设、维护和升级。指导各部门做好档案的收集、整理、数字化等工作，对档案信息化管理工作进行监督检查。负责档案信息的存储、保管和利用，提供档案信息查询、借阅等服务。2.各部门负责本部门档案的形成、收集、整理和初步审核，确保档案的齐全、完整、准确。按照档案管理部门的要求，及时将本部门档案移交至档案管理部门，并配合做好档案数字化等工作。负责本部门档案信息的日常利用，根据工作需要向档案管理部门提出档案查询、借阅等申请。二、档案信息化建设（一）基础设施建设1.硬件设备配备满足档案信息化管理需求的服务器、存储设备、计算机、扫描设备、备份设备等硬件设施，并确保其性能稳定、运行可靠。定期对硬件设备进行检查、维护和更新，保证设备的正常运行，延长设备使用寿命。2.软件系统选用符合国家档案管理标准和机关实际需求的档案管理软件，实现档案的收集、整理、存储、检索、利用、统计等功能的信息化管理。对档案管理软件进行定期评估和升级，确保软件功能的先进性和适用性，满足不断变化的档案管理工作要求。（二）档案数字化1.数字化范围对机关具有保存价值的各类档案进行全面数字化，包括纸质档案、电子档案等。优先对利用率高、重要性强的档案进行数字化处理。2.数字化标准遵循国家相关档案数字化技术标准和规范，确保数字化档案的图像清晰、完整，数据准确、规范。数字化档案应进行分类、编号、著录等处理，建立与纸质档案相对应的电子目录，便于查询和利用。3.数字化流程档案整理：对纸质档案进行分类、编号、编目等整理工作，确保档案的系统性和完整性。扫描录入：采用专业的扫描设备对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合相关标准要求。扫描后的图像进行图像处理，确保图像清晰、端正、完整。同时，将扫描图像录入档案管理系统，建立电子目录。质量抽检：对数字化后的档案进行质量抽检，抽检比例不低于[X]%。抽检内容包括图像清晰度、数据准确性、目录与图像匹配性等。对抽检不合格的档案进行重新处理，直至达到质量要求。（三）数据安全与备份1.数据安全防护建立完善的数据安全防护体系，采取防火墙、入侵检测、加密技术等措施，防止外部非法入侵和数据泄露。对档案管理系统用户进行权限管理，严格设定不同用户的操作权限，确保用户只能访问和操作其权限范围内的档案信息。定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和修复，及时发现并处理潜在的安全风险。2.数据备份制定数据备份策略，定期对档案数据进行备份。备份方式可采用磁带备份、磁盘阵列备份、云备份等多种方式相结合，确保数据备份的可靠性和可恢复性。备份数据应存储在安全的位置，并定期进行检查和测试，确保备份数据的完整性和可用性。同时，应制定数据恢复预案，在数据发生丢失或损坏时能够及时进行恢复。三、档案收集与整理（一）收集要求1.来源广泛：各部门应主动收集本部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据等各类档案，确保档案来源的广泛性和完整性。2.及时归档：档案形成部门应在档案形成后及时进行整理，并按照规定的时间和程序移交至档案管理部门。对于重要紧急的档案，应优先进行处理和移交。3.质量审核：档案形成部门在移交档案前，应对档案的完整性、准确性、规范性进行初步审核，确保档案质量符合要求。（二）整理原则1.遵循标准：按照国家档案分类标准和本机关档案分类方案，对档案进行科学分类、编号和编目，确保档案整理的规范性和系统性。2.保持联系：遵循文件材料的形成规律和有机联系，保持档案之间的历史联系，便于档案的查找和利用。3.便于管理：整理后的档案应便于保管和统计，提高档案管理工作效率。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、时间、内容、形式等因素，将档案分为不同的类别，如文书档案、科技档案、人事档案、财务档案等。在每一大类下，再根据具体情况进行细分。2.编号：为每一份档案或一组档案赋予唯一的编号，编号应具有系统性和逻辑性，便于档案的标识和查询。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内文件目录等。目录应详细记录档案的编号、题名、日期、责任者、保管期限等信息，确保目录与档案实体一一对应。四、档案存储与检索（一）存储方式1.电子存储：将数字化后的档案信息存储在档案管理系统服务器和存储设备中，按照档案分类体系进行组织和存储，便于快速检索和利用。2.纸质存储：对于尚未数字化或需要长期保存的纸质档案，应按照档案库房管理要求进行分类存放，建立纸质档案库房。库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保纸质档案的安全保管。（二）检索工具1.档案管理系统检索功能：充分利用档案管理软件的检索功能，提供多种检索方式，如按题名、编号、日期、责任者、关键词等进行检索，方便用户快速准确地查找所需档案信息。2.编制检索目录：除档案管理系统检索目录外，还应编制纸质或电子的检索目录，如全宗指南、分类目录、专题目录、人名索引等，为用户提供更全面、便捷的检索服务。（三）存储与检索管理1.存储管理定期对档案存储设备进行检查和维护，确保存储设备的正常运行，防止数据丢失或损坏。建立档案存储位置索引，记录档案在存储设备中的具体位置，便于快速查找和调阅档案。根据档案的保管期限和利用情况，定期对档案进行鉴定和处置，对已失去保存价值的档案进行销毁处理，确保档案存储的合理性和有效性。2.检索管理定期更新档案检索目录，确保检索信息的准确性和完整性。对档案管理系统检索功能进行优化和完善，根据用户使用反馈，不断提高检索效率和检索准确率。加强对检索人员的培训，提高检索人员的业务水平和服务意识，为用户提供优质的检索服务。五、档案利用与服务（一）利用范围1.内部利用：机关各部门因工作需要，可查阅、借阅本部门及相关部门的档案资料，用于工作决策、业务办理、项目研究等活动。2.外部利用：根据国家有关规定和机关工作需要，经批准后，可向有关单位或个人提供档案查阅、借阅服务，但应严格履行审批手续，确保档案信息安全。（二）利用方式1.查阅：用户可在档案管理部门指定的场所，通过档案管理系统或查阅纸质档案等方式进行查阅。档案管理部门应提供必要的查阅设备和环境，并安排专人进行协助和指导。2.借阅：对于确需借出档案的情况，用户应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅期限等信息，经审批后办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借、涂改、伪造、丢失档案，按时归还档案。（三）利用服务管理1.申请受理：档案管理部门应设立专门窗口或指定专人负责受理档案利用申请，对申请内容进行审核，符合要求的及时予以办理。2.利用登记：对每一次档案利用活动进行详细登记，记录利用时间、利用人、利用档案名称、数量、用途等信息，以便对档案利用情况进行统计和分析。3.跟踪服务：在档案利用过程中，档案管理部门应跟踪了解用户的利用需求和利用效果，及时提供必要的帮助和支持，确保用户能够顺利利用档案。4.利用效果反馈：鼓励用户对档案利用效果进行反馈，档案管理部门应认真收集和分析用户反馈意见，不断改进档案管理工作，提高档案服务质量。六、档案保管与保护（一）保管环境1.档案库房：建立专门的档案库房，库房应符合国家档案库房建设标准，具备良好的通风、防潮、防虫、防火、防盗等条件。库房内温度应控制在[X]℃[X]℃之间，相对湿度应控制在[X]%[X]%之间。2.设备设施：配备必要的档案保管设备设施，如档案密集架、防虫药品、灭火器材、温湿度监测设备等，确保档案保管环境的安全和稳定。（二）保管措施1.分类存放：按照档案的类别、保管期限等进行分类存放，便于档案的查找和管理。同时，应根据档案的重要程度和利用频率，合理安排档案的存放位置。2.定期盘点：定期对档案进行盘点，核对档案数量、编号、题名等信息，确保档案账实相符。如发现档案缺失、损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。3.维护保养：对档案进行定期的维护保养，如对纸质档案进行除尘、消毒，对电子档案进行数据维护等，延长档案的使用寿命。（三）保护措施1.安全保密：加强档案安全保密管理，严格限制无关人员进入档案库房，对档案管理人员进行安全保密教育，签订保密协议，防止档案信息泄露。2.灾害防范：制定档案灾害应急预案，对可能发生的火灾、水灾、地震等灾害进行预防和应对。定期组织档案管理人员进行应急演练，提高应对灾害的能力。3.数据恢复：建立档案数据恢复机制，定期对档案数据进行备份和恢复测试，确保在数据发生丢失或损坏时能够及时恢复，保障档案信息的连续性和完整性。七、监督与检查（一）监督检查机制1.内部监督：档案管理部门定期对各部门档案信息化管理工作进行监督检查，检查内容包括档案收集、整理、移交、存储、利用等环节的工作情况，发现问题及时督促整改。2.外部监督：接受上级主管部门、档案行政管理部门等的监督检查，积极配合相关部门的工作，及时整改存在的问题，不断提高档案信息化管理水平。（二）检查内容与方式1.检查内容档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、存储、检索、利用、保管等环节的操作是否符合规定。档案信息化建设情况，如基础设施建设、档案数字化、数据安全与备份等工作是否达到要求。档案管理工作质量，如档案的完整性、准确性、规范性，检索工具的有效性，利用服务的满意度等。2.检查方式定期检查：档案管理部门每年至少组织一次全面的档案信息化管理工作检查，对各部门档案管理情况进行实地查看和资料查阅。不定期抽查：根据工作需要，对部分部门或特定档案管理环节进行不定期抽查，及时发现和解决问题。专项检查：针对档案管理中的重点问题或薄弱环节，开展专项检查，深入分析原因，采取有效措施加以改进。（三）问题整改与反馈1.问题整改：对监督检