干部人事档案联席会制度

PAGE干部人事档案联席会制度一、总则（一）目的为了加强干部人事档案管理，规范干部人事档案联席会的组织与运行，确保干部人事档案信息的真实、准确、完整、规范，充分发挥干部人事档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内部涉及干部人事档案管理的各部门及相关工作人员。（三）基本原则1.真实性原则：干部人事档案内容必须如实反映干部个人的真实情况，严禁任何形式的虚假信息。2.准确性原则：档案信息的记录应准确无误，确保各项数据和表述的精准性。3.完整性原则：全面收集干部人事相关材料，保证档案内容完整，避免重要信息缺失。4.规范性原则：严格按照国家有关法律法规、行业标准以及公司/组织的规定进行档案管理和联席会操作。二、组织架构（一）联席会成员构成干部人事档案联席会由公司/组织的组织人事部门负责人担任召集人，成员包括纪检监察部门、财务部门、审计部门、人力资源部门等相关部门的负责人或指定代表。（二）成员职责1.召集人职责负责组织和主持干部人事档案联席会会议。确定会议议题，协调各成员之间的工作，确保会议顺利进行。对会议讨论的结果进行总结和决策，推动相关工作的落实。2.纪检监察部门代表职责监督干部人事档案管理过程中的纪律执行情况，确保档案管理工作依法依规进行。对档案管理中发现的违规违纪问题进行调查和处理，提出相应的纪律处分建议。3.财务部门代表职责审核干部人事档案管理工作中涉及的经费预算和支出情况，确保费用使用合理合规。协助提供与财务相关的信息和数据，为档案管理决策提供财务依据。4.审计部门代表职责对干部人事档案管理工作进行定期审计或专项审计，检查档案管理的内部控制制度执行情况。对审计中发现的问题提出整改意见和建议，促进档案管理工作的规范和完善。5.人力资源部门代表职责负责干部人事档案的日常收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整性和准确性。提供干部人事档案相关的基础信息和数据，配合联席会开展各项工作。根据联席会的决策，落实干部人事档案管理的各项具体措施。三、会议制度（一）会议召开频率干部人事档案联席会原则上每季度召开一次，如有特殊情况可临时召开。（二）会议议题确定1.召集人根据干部人事档案管理工作的实际情况和需要，提前确定每次会议的议题。议题应围绕档案管理中的重点、难点问题，以及涉及干部人事档案的重要事项。2.各成员也可在会前向召集人提出会议议题建议，经召集人审核后纳入会议议程。（三）会议准备1.召集人提前将会议的时间、地点、议题等通知各成员，并要求相关部门准备好与议题相关的材料和汇报内容。2.人力资源部门负责整理和汇总近期干部人事档案管理工作的情况，形成书面报告，供会议讨论。（四）会议流程1.主持人介绍会议目的、议程和参会人员。2.人力资源部门汇报近期干部人事档案管理工作情况，包括档案收集、整理、审核、保管等方面的工作进展，存在的问题及下一步工作计划。3.各成员就汇报内容发表意见和建议，重点讨论档案管理中涉及的重要事项、存在的风险以及需要协调解决的问题。4.针对讨论的问题，各成员充分发表看法，进行深入分析和研究，提出具体的解决方案或措施。5.主持人对会议讨论的结果进行总结，明确各项工作的责任部门和责任人，确定下一步工作的时间节点和要求。6.形成会议纪要，由召集人审核后印发给各成员，并抄送相关部门。会议纪要应详细记录会议讨论的内容、决策结果以及工作安排。四、档案管理流程（一）档案收集1.人力资源部门按照干部人事档案管理的相关规定，明确档案材料的收集范围和要求。2.各部门负责及时将涉及干部人事的各类材料收集齐全，并移交至人力资源部门。收集的材料应包括但不限于干部履历表、任免文件、考核评价材料、学历学位证书、奖惩情况等。3.人力资源部门对接收的档案材料进行初步审核，检查材料的完整性、真实性和规范性，对不符合要求的材料及时反馈给相关部门进行补充或更正。（二）档案整理1.人力资源部门按照干部人事档案整理工作细则，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。2.整理过程中，要确保档案材料的顺序合理，编号准确，目录清晰，便于查阅和管理。3.对破损、褪色的档案材料进行修复或复制，保证档案的质量。（三）档案审核1.干部人事档案联席会定期组织对干部人事档案进行审核，重点审核档案内容的真实性、完整性和合规性。2.审核方式可采用集中审核、交叉审核等多种形式，确保审核工作的全面性和准确性。3.对审核中发现的问题，如档案材料缺失、信息涂改、虚假材料等，要及时进行调查核实，并按照相关规定进行处理。（四）档案保管1.公司/组织设立专门的干部人事档案保管场所，配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火防盗防潮防虫等设施。2.人力资源部门安排专人负责档案的日常保管工作，严格执行档案查阅、借阅登记制度，确保档案的安全。3.定期对档案保管情况进行检查，发现问题及时采取措施进行整改，防止档案损坏、丢失等情况发生。（五）档案利用1.严格按照干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作的需要，规范档案的查阅、借阅流程。2.查阅档案需填写查阅申请表，经所在部门负责人和档案管理部门负责人批准后方可查阅。查阅过程中要严格遵守保密规定，不得擅自摘抄、复制、传播档案内容。3.借阅档案需办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅人要妥善保管档案，不得转借他人，不得在档案上涂改、圈划、批注等。五、监督与考核（一）监督机制1.纪检监察部门对干部人事档案管理工作进行全程监督，重点监督档案管理过程中的纪律执行情况、信息安全情况等。2.建立举报渠道，接受公司/组织内部员工对干部人事档案管理中违规违纪行为的举报。对举报内容及时进行调查核实，严肃处理违规违纪人员。（二）考核办法1.将干部人事档案管理工作纳入各部门的绩效考核体系，对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。2.对在档案管理工作中存在问题，导致档案信息不准确、不完整或出现违规违纪行为的部门和个人，视情节轻重给予相应的处罚，包括但不限于绩效扣分、诫勉谈话、纪律处分等。六、信息安全与保密（一）信息安全管理1.建立健全干部人事档案信息安全管理制度，采取必要的技术手段和管理措施，保障档案信息的安全。2.加强对档案管理工作人员的信息安全培训，提高其安全意识和防范能力。3.定期对档案信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理安全隐患。（二）保密措施1.严格限定接触干部人事档案信息的人员范围，对涉及档案管理的工作人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.在档案管理场所设置必要的保密设施，如门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案保管区域。3.对档案查阅、借阅等过程中的信息传递进行严格管控，确保档案信息不被泄露。七、培训与宣传（一）培训计划1.人力资源部门制定干部人事档案管理培训计划，定期组织档案管理工作人员参加业务培训。2.培训内容包括国家有关法律法规、行业标准、档案管理业务知识、信息技术应用等方面，不断提高档案管理工作人员的专业素质和业务能力。（二）宣传工作1.通过内部宣传栏、公司/组织网站等渠道，宣传干部人事档案管理的重要性和相关政策法规，提高全体员工对档案管理工作的认识和重视程度。2.及时向