财务档案管理制度怎样写

PAGE财务档案管理制度怎样写一、总则（一）目的为了加强公司财务档案管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，为公司财务管理和决策提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分支机构的财务档案管理工作。（三）定义1.财务档案：指公司在各项财务活动中形成的，具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等各种形式的会计资料，以及与财务相关的其他资料，如财务预算、财务分析报告、经济合同、税务资料等。2.归档：将财务档案按照规定的程序和要求整理、分类、装订，并移交档案管理部门保存的过程。3.保管期限：根据财务档案的重要程度和保存价值，确定的财务档案应保存的时间长度。（四）管理原则1.统一管理原则：公司财务档案实行统一领导、分级管理的原则，由公司财务部门负责财务档案的整理、归档和保管工作，并接受公司档案管理部门的监督和指导。2.真实完整原则：财务档案应真实、准确、完整地反映公司财务活动的全过程，不得伪造、篡改或隐匿。3.安全保密原则：加强财务档案的安全保密措施，防止财务档案的丢失、损坏、泄露和被盗用。4.方便利用原则：在确保财务档案安全保密的前提下，应便于公司内部各部门和人员查阅、使用财务档案，提高工作效率。二、财务档案的分类与编号（一）分类1.会计凭证类：包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证等。2.会计账簿类：包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿等。3.财务报告类：包括月度、季度、年度财务报告，以及财务情况说明书、审计报告等。4.其他类：包括财务预算、财务分析报告、经济合同、税务资料、银行对账单、余额调节表、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等。（二）编号1.财务档案应按照分类进行编号，编号应具有唯一性和系统性。2.会计凭证类编号：按照年份和月份顺序编号，如“20XX年X月001号”。3.会计账簿类编号：按照账簿名称和年份顺序编号，如“总账20XX年”、“明细账20XX年”等。4.财务报告类编号：按照年份和报告类型顺序编号，如“20XX年度财务报告”、“20XX年X季度财务分析报告”等。5.其他类编号：按照资料类型和年份顺序编号，如“财务预算20XX年”、“经济合同20XX年”等。三、财务档案的归档（一）归档时间1.会计凭证应在每月终了后15日内装订成册，并在年度终了后3个月内归档。2.会计账簿应在年度终了后3个月内归档。3.财务报告应在年度终了后5个月内归档。4.其他类财务档案应在形成后及时归档。（二）归档要求1.财务档案应按照分类和编号顺序进行整理，确保档案的整齐、有序。2.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序排列，附件应齐全、完整，并折叠整齐，与记账凭证一并装订。3.会计账簿应按照账簿的页码顺序排列，账页应平整、无缺页、无破损。4.财务报告应按照报告的种类和年份顺序排列，报告应加盖公章，并由编制人员、审核人员、财务负责人签字。5.其他类财务档案应按照资料的种类和年份顺序排列，资料应完整、清晰，并加盖公章。（三）归档程序1.财务部门负责财务档案的整理和装订工作，并填写《会计档案移交清册》。2.《会计档案移交清册》应包括档案名称、编号、数量、起止日期、保管期限等内容，并由财务部门负责人和档案管理人员签字。3.财务部门将整理好的财务档案移交公司档案管理部门，并办理交接手续。4.档案管理部门对接收的财务档案进行核对和验收，如发现问题应及时通知财务部门进行整改。四、财务档案的保管（一）保管期限1.会计凭证类保管期限为三十年。2.会计账簿类保管期限为三十年。3.财务报告类保管期限为永久。4.其他类财务档案保管期限根据实际情况确定，其中财务预算、财务分析报告等保管期限为五年，经济合同、税务资料等保管期限为十年，银行对账单、余额调节表等保管期限为五年，会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册等保管期限为永久。（二）保管地点1.公司财务档案应存放在专门的档案库房内，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。（三）保管要求1.财务档案应分类存放，便于查找和利用。2.档案管理人员应定期对财务档案进行检查和清点，如发现档案有损坏、丢失等情况应及时报告并采取措施进行处理。3.财务档案应妥善保管，不得随意堆放、涂改、销毁或出借。4.因工作需要查阅财务档案时，应按照规定的程序办理借阅手续，并在规定的时间内归还。五、财务档案的查阅与借阅（一）查阅1.公司内部各部门和人员因工作需要查阅财务档案时，可以直接到档案管理部门查阅。2.查阅财务档案时，查阅人员应填写《财务档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅内容、查阅人员等信息，并经档案管理部门负责人签字同意。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅财务档案，不得将档案带出档案库房。4.查阅人员应爱护财务档案，不得在档案上涂改、标记、污损或抽取、撤换档案资料。（二）借阅1.公司内部各部门和人员因工作需要借阅财务档案时，应填写《财务档案借阅申请表》，注明借阅日期、借阅内容、借阅期限、借阅人员等信息，并经部门负责人和财务部门负责人签字同意。2.档案管理部门根据审批后的《财务档案借阅申请表》办理借阅手续，并将财务档案交给借阅人员。3.借阅人员应在规定的借阅期限内归还财务档案，如因特殊情况需要延长借阅期限，应提前向档案管理部门申请并办理延期手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的财务档案，不得将档案转借他人或用于其他用途。5.借阅人员归还财务档案时，档案管理部门应进行核对和验收，如发现档案有损坏、丢失等情况应及时追究借阅人员的责任。六、财务档案的销毁（一）销毁条件1.财务档案保管期满，且确无保存价值的，可以按照规定的程序进行销毁。2.因保管不善等原因导致财务档案损坏、丢失，无法继续保存的，可以按照规定的程序进行销毁。（二）销毁程序1.财务部门应定期对保管期满的财务档案进行清理，提出销毁意见，并编制《会计档案销毁清册》。2.《会计档案销毁清册》应包括档案名称、编号、数量、起止日期、保管期限、销毁原因等内容，并由财务部门负责人和档案管理人员签字。3.财务部门将《会计档案销毁清册》报公司领导审批，经批准后，由财务部门、档案管理部门和审计部门共同派人监销。4.监销人员应认真核对《会计档案销毁清册》与销毁的财务档案是否一致，销毁过程中应确保财务档案的安全和保密。5.销毁完毕后，监销人员应在《会计档案销毁清册》上签字，并将销毁情况报告公司领导。（三）特殊情况处理1.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。2.单独抽出立卷的会计档案，应当在《会计档案销毁清册》和《会计档案保管清册》中列明。七、财务档案管理的监督与检查（一）监督检查部门公司审计部门负责对财务档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.财务档案管理制度的执行情况。2.财务档案的整理、归档、保管、查阅、借阅和销毁等环节的工作情况。3.财务档案管理人员的职责履行情况。（三）监督检查方式1.定期检查：审计部门每年定期对财务档案管理工作进行检查。2.不定期抽查：审计部门根据工作需要，不定期对财务档