中学校舍档案管理制度

PAGE中学校舍档案管理制度一、总则（一）目的为加强中学校舍档案管理，确保校舍档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥校舍档案在学校建设、管理和发展中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校所有校舍档案的管理，包括学校各类建筑物、附属设施、场地等相关档案资料。（三）基本原则1.集中统一管理原则校舍档案由学校档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映校舍的实际情况，不得弄虚作假。3.完整性原则全面收集校舍建设、使用、维护等各方面的档案资料，确保档案无遗漏。4.保密性原则对涉及学校机密的校舍档案信息，严格保密，防止泄露。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善校舍档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理校舍档案，建立健全档案管理台账。3.负责校舍档案的收集、整理、归档、保管、查阅和利用等工作。4.定期对校舍档案进行检查、鉴定和统计，确保档案质量。5.指导和监督各部门做好校舍档案的形成、积累和整理工作。（二）各部门职责1.负责本部门所产生的校舍档案资料的收集、整理，并及时移交档案管理部门。2.在开展涉及校舍的各项工作时，严格按照档案管理要求，做好相关资料的记录和保存。3.配合档案管理部门做好校舍档案的查阅、利用等工作。三、档案收集（一）收集范围1.校舍规划设计文件，包括可行性研究报告、规划设计图纸、效果图等。2.校舍建设项目审批文件，如立项批复、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、施工许可证等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.工程施工合同、监理合同、设备采购合同等。5.工程建设过程中的各类技术资料，如地质勘察报告、施工图设计文件审查意见、施工组织设计、工程变更通知、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录、材料设备质量证明文件等。6.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工备案表、工程质量保修书等。7.校舍使用过程中的维修、改造、扩建等相关资料，如维修改造计划、施工图纸、工程结算报告等。8.校舍安全检查、鉴定报告，包括日常检查记录、定期鉴定报告、专项检查报告等。9.校舍资产登记资料，如固定资产台账、房屋产权证书等。10.其他与校舍相关的重要文件和资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料的及时、完整收集。2.档案资料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.收集的档案资料应按照规定的分类标准进行整理，便于归档。四、档案整理（一）分类标准1.按照校舍建设项目的不同阶段进行分类，分为规划设计、建设施工、竣工验收、使用维护等类别。2.按照档案资料的性质进行分类，分为文件类、图纸类、记录类、证书类等。（二）整理方法1.文件类档案应按照文件的形成时间、来源、内容等进行分类整理，编制文件目录。2.图纸类档案应按照专业、图号、日期等进行分类整理，折叠成A4幅面，装订成册，并编制图纸目录。3.记录类档案应按照记录的时间、内容、编号等进行分类整理，装订成册，并编制记录目录。4.证书类档案应按照证书的种类、颁发时间、编号等进行分类整理，装入档案盒，并编制证书目录。（三）编号规则1.档案编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。2.编号由档案类别代码、年份代码、流水号组成。例如：JH22023001，其中JH表示校舍建设档案类别，2023表示年份，001表示流水号。五、档案归档（一）归档时间1.各部门应在档案资料形成后的[X]个工作日内，将整理好的档案资料移交档案管理部门。2.对于校舍建设项目档案，应在项目竣工验收合格后的[X]个月内完成归档工作。（二）归档程序1.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。2.审核合格的档案资料，按照编号规则进行编号，并录入档案管理系统。3.将档案资料装入档案盒或档案柜，按照分类顺序排列存放，并建立档案索引。六、档案保管（一）保管场所1.应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、灭火器、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应按照分类顺序排列存放，便于查找和利用。2.对于重要的档案资料，应采取备份存储的方式，防止档案丢失或损坏。3.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。（三）保管期限1.校舍规划设计文件、建设项目审批文件、工程招投标文件等档案资料应永久保存。2.工程建设过程中的技术资料、竣工验收文件等档案资料应保存[X]年。3.校舍使用过程中的维修、改造、扩建等相关资料应保存至该项目结束后[X]年。4.校舍安全检查、鉴定报告等档案资料应保存[X]年。七、档案查阅（一）查阅权限1.本校教职工因工作需要查阅校舍档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位人员查阅本校校舍档案的，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校分管领导签字同意后，到档案管理部门查阅。3.查阅重要档案资料的，应经学校主要领导签字同意。（二）查阅流程1.查阅人填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅期限等。2.所在部门负责人或学校领导签字审批。3.档案管理部门根据审批意见，提供相应的档案资料，并做好查阅登记。4.查阅人应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。5.查阅人如需复印档案资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的收费标准支付复印费用。（三）查阅登记1.档案管理部门应建立档案查阅登记制度，对查阅人的基本信息、查阅时间、查阅内容、查阅期限等进行详细记录。2.查阅登记记录应妥善保管，以备查询。八、档案利用（一）利用范围1.为学校的建设、管理和发展提供决策依据。2.为学校的教学、科研等工作提供参考资料。3.为解决校舍相关问题提供证明材料。4.依法为社会提供相关档案信息服务。（二）利用方式1.提供档案原件供查阅人查阅。2.根据查阅人的需求，提供档案复印件或摘录。3.通过举办档案展览、专题讲座等形式，向师生和社会宣传校舍档案。（三）利用效果跟踪1.档案管理部门应定期对档案利用情况进行跟踪，了解档案利用效果。2.对于档案利用过程中发现的问题，应及时进行分析和总结，并采取相应的改进措施。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期限已满的档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则。（二）鉴定组织成立由档案管理部门、相关业务部门和专家组成的档案鉴定小组，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案的内容、价值、保管期限等进行全面审查。2.参考同类档案的保管期限和利用情况。3.征求相关部门和人员的意见。（四）销毁程