四川省城建档案利用制度

PAGE四川省城建档案利用制度一、总则（一）目的为加强四川省城建档案的管理与利用，充分发挥城建档案在城市规划、建设、管理中的作用，依据国家相关法律法规和行业标准，结合本省实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于四川省行政区域内城建档案的形成、收集、整理、保管、利用等活动。（三）基本原则1.统一管理原则对全省城建档案实行集中统一管理，确保档案的完整性、准确性和系统性。2.依法管理原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规，依法开展城建档案管理工作。3.服务社会原则积极为城市建设、社会发展和人民群众提供优质、高效的档案利用服务。二、城建档案的定义与范围（一）定义城建档案是指在城市规划、建设、管理活动中直接形成的，对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文件材料。（二）范围1.城市规划档案包括城市总体规划、分区规划、详细规划等各类规划文件及相关图纸。2.城市建设工程档案（1）工业与民用建筑工程档案，涵盖项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工图等。（2）市政基础设施工程档案，如道路、桥梁、排水、供电、供气、供热等工程的相关资料。（3）公用事业工程档案，包括城市供水、排水、污水处理、公共交通等工程档案。（4）园林建设工程档案，涉及公园、绿地、风景名胜区等建设项目的档案。（5）市容环境卫生工程档案，如垃圾处理、环境卫生设施建设等方面的档案。3.城市管理档案包括城市综合管理、城市执法、城市安全等方面的文件材料。4.其他与城市建设、管理有关的档案如城市建设科研成果档案、城市建设历史资料档案等。三、城建档案的形成与收集（一）形成要求1.各建设、勘察、设计、施工、监理等单位必须按照国家和地方有关规定，在城市建设活动中及时、准确地形成完整的城建档案。2.档案形成过程中应使用规范的书写材料和记录工具，确保档案的耐久性和可读性。（二）收集职责1.建设单位负责组织、监督和检查各参建单位城建档案的形成与收集工作，并对汇总后的档案进行整理、归档。2.勘察、设计、施工、监理等单位应按照合同约定，将各自形成的档案资料及时移交建设单位。（三）收集范围与时间1.收集范围应涵盖本制度第二条规定的城建档案范围。2.建设工程档案应在工程竣工验收前，由建设单位向城建档案管理机构报送。四、城建档案的整理与归档（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.按照分类标准进行分类，如工程档案可按专业、阶段等分类。2.对每份文件材料进行编号、编目，编制卷内目录、备考表等。3.装订成册，确保整齐、牢固。（三）归档要求1.建设单位应将整理好的城建档案向当地城建档案管理机构进行归档。2.归档时应提交档案移交清单，清单内容包括档案名称、数量、整理情况等。五、城建档案的保管（一）保管场所1.城建档案管理机构应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应配备必要的保管设备，如档案架、温湿度调节设备、消防设备等。（二）保管要求1.对档案进行科学分类存放，便于查找和利用。2.定期对档案进行检查和清点，确保档案的安全与完整。3.对破损、褪色等档案及时进行修复和复制。（三）数字化管理1.积极推进城建档案数字化工作，建立数字化档案数据库。2.对数字化档案进行备份，确保数据的安全性。六、城建档案的利用（一）利用方式1.查阅利用单位或个人可凭有效证件到城建档案管理机构查阅档案。2.借阅利用因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，并在规定时间内归还。3.出具证明根据利用者需求，可为其出具档案证明。（二）利用流程1.查阅利用流程（1）利用者填写查阅申请表，注明查阅内容、目的等。（2）城建档案管理机构对申请表进行审核。（3）审核通过后，利用者在指定场所查阅档案。2.借阅利用流程（1）利用者填写借阅申请表，提交相关证明材料。（2）城建档案管理机构对申请表及证明材料进行审核。（3）审核通过后，办理借阅手续，签订借阅协议。（4）利用者按照协议要求借阅档案，并按时归还。（三）利用限制1.涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，按照国家有关规定进行管理，限制利用。2.对重要、珍贵的档案，如需利用，应经相关部门批准，并采取必要的保护措施。七、监督与检查（一）监督主体1.各级建设行政主管部门负责对本行政区域内城建档案管理工作进行监督。2.城建档案管理机构负责对城建档案的形成、收集、整理、保管、利用等工作进行日常监督检查。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况。2.档案的形成、收集、整理、归档情况。3.档案的保管条件和安全状况。4.档案利用情况。（三）违规处理对违反本制度