留守儿童档案卡制度

PAGE留守儿童档案卡制度一、总则（一）目的为了全面、准确、动态地掌握留守儿童的基本情况和发展需求，加强对留守儿童的关爱与服务，促进留守儿童健康成长，特制定本留守儿童档案卡制度。（二）适用范围本制度适用于本地区内所有留守儿童相关信息的收集、整理、归档与管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案卡所记录的信息必须真实可靠，确保数据来源的准确性。2.完整性原则：涵盖留守儿童的基本信息、家庭状况、学习情况、心理状况等各方面内容，保证档案的全面性。3.动态性原则：根据留守儿童的成长变化，及时更新档案卡信息，使档案始终反映其最新状况。4.保密性原则：严格保护留守儿童及其家庭的隐私，对档案信息妥善保管，防止泄露。二、档案卡内容（一）基本信息1.个人信息：包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码。2.家庭信息：父母姓名、联系方式、外出务工地点、务工时间、监护人姓名、与留守儿童关系、监护人联系方式、家庭住址。（二）学习情况1.学校信息：所在学校名称、年级、班级。2.学习成绩：近学期各学科成绩、排名情况。3.学习表现：课堂表现、作业完成情况、参加课外学习活动情况。（三）心理状况1.性格特点：内向、外向、活泼、孤僻等。2.情绪状态：是否经常情绪低落、焦虑、易怒等。3.心理辅导记录：接受心理辅导的时间、内容、效果。（四）生活状况1.生活习惯：饮食、睡眠、卫生习惯等。2.健康状况：是否患有慢性疾病、近期身体检查情况。3.生活费用来源：家庭给予、政府资助、社会捐赠等。（五）成长记录1.兴趣爱好：特长、喜欢的活动等。2.获奖情况：学校、社区及其他组织颁发的奖项。3.参加社会实践活动记录：活动内容、时间、收获。三、档案卡建立与更新（一）建立流程1.信息收集学校负责组织班主任及相关教师，通过家访、问卷调查、学生填写等方式，收集留守儿童的基本信息、学习情况等。社区工作人员协助学校，深入了解留守儿童在社区内的生活状况、心理状况等信息，并及时反馈给学校。民政部门提供留守儿童家庭经济状况、享受救助政策等相关信息。2.信息整理学校安排专人对收集到的信息进行分类整理，确保信息清晰准确。对重复或矛盾的信息进行核实与修正，保证档案内容的一致性。3.档案录入将整理好的信息录入电子档案系统，建立留守儿童个人档案卡。同时打印纸质档案卡，由学校盖章、负责人签字后存档。（二）更新机制1.定期更新学校每学期末对留守儿童档案卡进行一次全面更新，重点更新学习成绩、成长记录等信息。社区每半年向学校提供一次留守儿童在社区内的表现情况，作为档案更新的参考。2.即时更新当留守儿童的家庭情况发生重大变化，如父母返乡、监护人变更等，学校应在一周内完成档案卡信息的更新。若留守儿童出现心理问题、健康问题等特殊情况，相关教师或工作人员应及时记录并更新档案卡。四、档案卡管理与使用（一）管理职责1.学校管理学校设立专门的档案管理室，安排专人负责留守儿童档案卡的保管与维护。建立档案借阅制度，严格控制档案的借阅范围和流程，确保档案安全。2.社区管理社区指定专人负责与学校对接，协助学校做好留守儿童档案信息的收集与更新工作。对社区内留守儿童档案信息进行备份，以便随时查阅和提供给相关部门。3.民政部门管理民政部门负责统筹协调本地区留守儿童档案卡制度的实施，对档案管理工作进行监督检查。根据工作需要，合理利用档案信息，为制定关爱留守儿童政策提供数据支持。使用规范1.内部使用学校教师可根据档案卡信息，全面了解留守儿童的情况，有针对性地开展教育教学活动，如个别辅导、心理疏导等。社区工作人员依据档案卡信息，为留守儿童提供个性化的社区服务，如组织适合的活动、提供生活帮助等。2.外部使用民政、教育、公安等相关部门因工作需要查阅留守儿童档案卡时，需填写借阅申请表，经档案管理部门负责人批准后，方可查阅。严禁将档案卡信息泄露给无关单位和个人，如因工作失误导致信息泄露，将依法追究相关人员责任。五、档案安全与保密（一）安全措施1.档案存储电子档案采用加密存储方式，定期进行数据备份，存储设备异地存放，防止数据丢失。纸质档案存放在专门的档案柜中，确保档案存放环境干燥、通风、防火、防盗。2.人员管理档案管理人员必须经过严格的背景审查和培训，签订保密协议，明确其职责和义务。限制非档案管理人员进入档案管理室，严格控制档案管理区域的人员流动。保密规定1.信息保密所有参与档案管理工作的人员，必须对档案卡信息严格保密，不得私自传播、泄露。在工作中，如因工作需要必须使用档案信息，应严格按照规定的范围和程序使用，用完后及时销毁相关记录。2.违规处理对于违反档案安全与保密规定的行为，将视情节轻重给予批评教育、警告、罚款等处理。构成犯罪的，依法追究刑事责任。六、监督与考核（一）监督机制1.内部监督学校、社区及民政部门定期对本单位留守儿童档案卡管理工作进行自查，及时发现问题并整改。设立内部监督举报电话和邮箱，鼓励工作人员对档案管理中的违规行为进行举报。2.外部监督上级主管部门定期对本地区留守儿童档案卡制度的执行情况进行检查，发现问题及时督促整改。邀请社会各界人士参与监督，广泛听取意见和建议，不断完善档案卡制度。考核办法1.考核指标档案信息的完整性、准确性、及时性。档案管理的规范性，包括建立、更新、借阅等流程的执行情况。档案安全与保密措施的落实情况。档案卡制度对留守儿童关爱服务工作的支持效果。2.考核方式采用定期检查与不定期抽查相结合的方式进行考核。查阅档案资料、实地查看、听取汇报、走访相关人员等多种途径获取考核信息。3.结果应用对考核结果优秀的单位和个人进行表彰和奖励