电机厂工会档案管理制度

PAGE电机厂工会档案管理制度一、总则（一）目的为加强电机厂工会档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在工会工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于电机厂工会及所属各部门在各项工作活动中形成的具有保存价值的文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则工会档案由工会综合办公室集中统一管理，各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和移交工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.完整准确原则各部门应及时、全面地收集和整理工作中形成的各类档案，保证档案内容的真实、准确、完整，能够客观反映工会工作的全过程。3.安全保密原则加强档案的安全防护措施，确保档案的实体安全和信息安全。严格遵守国家有关保密规定，防止档案信息的泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案分类体系和检索工具，提高档案的查阅效率，方便工会工作人员和相关人员查阅和利用档案。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以工会主席为组长，副主席为副组长，各部门负责人为成员的档案管理领导小组。负责领导和监督工会档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）工会综合办公室工会综合办公室作为档案管理的具体执行部门，负责档案管理的日常工作。其职责包括：1.制定和完善档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立档案检索系统，编制档案目录、索引等检索工具，方便档案查阅。4.负责档案的保管、统计和鉴定工作，定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全。5.按照规定向有关部门移交档案，并做好档案的利用服务工作，为工会工作提供档案支持。6.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（三）各部门档案管理人员各部门应指定专人作为兼职档案管理人员，负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作，并及时将整理好的档案移交工会综合办公室。其职责包括：1.负责本部门日常工作中文件、资料、记录等的收集和积累，确保档案材料的齐全完整。2.按照档案管理要求，对本部门档案进行初步分类、整理和装订，编制简易目录。3.定期将本部门整理好的档案移交工会综合办公室，并办理交接手续。4.协助工会综合办公室做好档案的查阅和利用工作，提供必要的数据和资料。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级工会及有关部门下发的文件、通知、指示、规定等。2.工会工作计划、总结、报告、统计报表等。3.工会会员代表大会、委员会会议、常委会会议等会议文件、记录、纪要等。4.工会组织建设、会员管理、劳动竞赛活动、职工文化体育活动、职工权益维护等方面的文件、资料、记录。5.工会与上级、下级及其他单位的来往信函、文件、协议、合同等。6.工会财务收支凭证、审计报告、资产登记等财务档案。7.工会开展各类活动的照片、录像、录音等声像档案。8.其他具有保存价值的文件、资料、记录。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案收集工作，确保档案材料的及时收集。2.收集的档案应保持原件的完整性，不得擅自涂改、损毁、丢失。3.对重要文件和资料应进行备份，以防原件损坏或丢失。4.声像档案应同时收集文字说明材料，包括拍摄时间、地点、内容、人物等信息。（三）整理方法1.分类按照档案的形成时间、来源、内容等因素，将档案分为党群工作类、行政管理类、劳动竞赛类、职工文化体育类、职工权益维护类、财务类、声像类等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应遵循唯一性、系统性和稳定性原则，便于档案的管理和查找。3.编目编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。同时，对重要档案应编写卷内目录，详细记录卷内每份文件的题名、日期、页号等信息。4.装订对纸质档案进行装订，装订应整齐、牢固，便于保管和查阅。四、档案的保管（一）保管场所设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。库房内配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等设施。（二）保管要求1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对不同保管期限、密级的档案应分别存放，并有明显标识。3.定期对档案进行清查和盘点，核对档案数量、编号、保管期限等信息，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。5.做好档案库房的安全管理工作，严禁无关人员进入库房，严格执行库房管理制度。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据国家有关档案鉴定的规定，结合工会工作实际，对档案进行定期鉴定。鉴定工作应遵循全面审查、准确判定、慎重处理的原则，确保档案的真实性、完整性和系统性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由工会综合办公室负责人、档案管理人员及相关部门负责人组成。鉴定小组负责对档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的内容是否反映工会工作的真实情况，是否具有查考利用价值。2.档案的保存期限是否符合规定，是否超过保管期限。3.档案的密级是否准确，是否需要调整密级或解密。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，对确无保存价值的档案，编制档案销毁清册。销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.档案销毁清册经工会主席批准后，由档案管理人员负责组织销毁。销毁档案时应指定专人监销，确保档案销毁彻底。3.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将销毁情况报告工会主席。4.对已销毁的档案，应在档案目录及相关检索工具中注明销毁情况，确保档案信息的准确性。六、档案的查阅与利用（一）查阅范围工会工作人员因工作需要，可查阅与其工作相关的档案。外单位人员查阅工会档案，须经工会主席批准，并办理相关手续。（二）查阅手续1.查阅档案应填写《档案查阅登记表》，注明查阅日期、查阅人姓名、工作单位、查阅内容、查阅目的等信息。2.查阅档案时，档案管理人员应在场监督，查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案内容。3.查阅档案如需复印或摘录，应经档案管理人员同意，并按照规定办理相关手续。（三）利用服务1.档案管理人员应积极主动地为查阅人员提供档案利用服务，帮助查阅人员查找所需档案。2.根据查阅人员的需求，及时提供档案原件、复印件或相关资料，确保查阅工作顺利进行。3.对查阅过程中发现的问题，应及时向有关部门或人员反馈，并协助解决。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立工会档案信息化管理系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和水平，方便档案的查阅和利用。（二）信息化管理内容1.档案数字化对纸质档案进行数字化扫描，形成电子档案，建立电子档案数据库。电子档案应与纸质档案内容一致，并按照档案管理要求进行分类、编号、编目等处理。2.系统功能档案信息化管理系统应具备档案录入、查询、统计、借阅、鉴定、销毁等功能，能够实现档案信息的快速检索和共享。3.数据安全加强档案信息化管理系统的数据安全防护，采取数据备份、加密存储、用户权限管理等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息化管理系统的操