铁矿调度室档案管理制度

PAGE铁矿调度室档案管理制度一、总则（一）目的为加强铁矿调度室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在生产调度、决策支持等方面的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁矿调度室在生产运营过程中形成的各类档案，包括但不限于调度指令、生产报表、设备运行记录、安全信息、地质数据等。（三）基本原则1.集中统一管理原则铁矿调度室档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则档案内容必须真实反映生产调度实际情况，数据准确可靠。3.安全保密原则严格遵守国家有关档案安全保密的法律法规，确保档案信息不泄露。4.方便利用原则建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和使用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善铁矿调度室档案管理制度，并组织实施。2.集中管理调度室各类档案，进行分类、编号、整理、装订和存储。3.建立档案检索系统，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定、销毁，确保档案的时效性和安全性。5.负责档案管理设施设备的维护和管理，保障档案存储环境安全。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作，确保档案的质量。3.对档案进行分类编号，编制档案目录和检索工具，提高档案查询效率。4.做好档案的借阅登记和归还工作，确保档案的安全。5.定期对档案进行检查、核对，发现问题及时处理，并向上级报告。（三）各岗位人员职责1.调度员职责在日常工作中及时准确记录各类生产调度信息，按照规定格式填写调度指令、生产报表等，确保信息真实可靠，并按时将相关资料移交档案管理人员。2.设备维护人员职责负责记录设备运行状况、维修保养记录等信息，定期将设备相关档案资料提交给档案管理人员。3.安全管理人员职责收集、整理安全检查记录、事故报告等安全档案资料，及时移交档案管理部门。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.生产调度类包括调度指令、生产日报、月报、季报、年报等。2.设备运行类设备台账、运行记录、维修记录、保养记录、故障处理记录等。3.安全管理类安全检查记录、隐患排查记录、事故报告、应急预案等。4.地质数据类地质勘探报告、矿体数据、采矿设计资料等。5.其他相关类与铁矿调度室工作相关的会议纪要、文件、通知等。（二）收集要求1.各岗位人员应按照档案管理部门规定的时间和要求，及时将各自工作中形成的档案资料移交档案管理人员。2.移交的档案资料应完整、准确、清晰，签字手续齐全。3.档案管理人员对接收的档案资料进行认真核对，对不符合要求的资料及时退回相关人员进行补充或修正。（三）整理方法1.分类按照档案的性质、内容和用途，将档案分为生产调度、设备运行、安全管理、地质数据等类别。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。3.装订对纸质档案进行整理装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。4.编目编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、来源等信息，方便档案的查询和检索。四、档案的归档与存储（一）归档1.档案管理人员按照整理好的档案分类和编号，将档案及时归档到相应的档案柜或存储设备中。2.归档时应确保档案排列有序，便于查找和利用。（二）存储1.采用纸质档案与电子档案相结合的存储方式。纸质档案应存放在专门的档案柜中，档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。2.电子档案应存储在服务器或专用存储设备上，并进行定期备份。备份数据应存储在不同的物理位置，以防止数据丢失。3.建立档案存储环境监测制度，定期对档案存储场所的温度、湿度、空气质量等进行监测，确保档案存储环境符合要求。五、档案的检索与利用（一）检索1.建立档案检索系统，通过档案编号、名称、日期等关键词进行快速检索。2.定期更新档案检索目录，确保检索信息的准确性和完整性。（二）利用1.内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。2.档案管理人员应按照借阅申请表的要求，及时提供档案，并做好借阅登记。3.借阅人员应在规定的时间内归还档案，如需延期使用，应办理续借手续。4.借阅档案时应保持档案的整洁、完好，不得擅自涂改、转借、复印或泄露档案内容。5.外部单位因工作需要查阅档案时，应按照国家有关规定办理相关手续，经公司领导批准后，由档案管理部门指定专人陪同查阅。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期对档案进行鉴定，确定档案的保存价值和保管期限。2.档案鉴定工作由档案管理部门牵头，组织相关业务人员和专家组成鉴定小组进行。3.鉴定小组应根据档案的内容、来源、时间等因素，综合评估档案的价值，提出鉴定意见。（二）销毁1.对失去保存价值的档案，经鉴定小组审核、公司领导批准后，进行销毁处理。2.档案销毁应采用安全可靠的方式，如焚烧、粉碎等，并做好销毁记录。3.销毁记录应包括档案名称、编号、数量、销毁时间、销毁方式等信息，由档案管理人员和监销人员签字确认。七、档案的保密与安全（一）保密1.档案管理人员应严格遵守国家有关保密法律法规，对档案信息进行保密。2.未经公司领导批准，不得擅自将档案信息提供给外部单位或个人。3.在档案管理工作中，涉及机密信息的人员应签订保密协议，明确保密责任和义务。（二）安全1.加强档案管理设施设备的安全防护，安装防火、防盗、防潮、防虫等设施。2.定期对档案存储场所进行安全检查，及时发现和消除安全隐患。3.制定档案安全应急预案，提高应对突发事件的能力，确保档案的安全。八、档案管理的监督与考核（一）监督1.公司档案管理部门定期对铁矿调度室档案管理工作进行监督检查，确保档案管理制度的有效执行。2.监督检查内容包括档案的收集、整理、归档、存储、检索、利用、鉴定、销毁等环节。（二）考核1.建立档案管理工作考核机制，对档案管理部门和相关岗位人员的工作进行考核评价。2.考核指标包括档案管理工作的规范性、档案的完整性