规划建设处档案管理制度

PAGE规划建设处档案管理制度一、总则（一）目的为加强规划建设处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的有效利用，为规划建设工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于规划建设处各科室及全体工作人员在规划编制、项目建设、工程管理等各项业务活动中形成的各类档案。（三）档案定义本制度所称档案，是指规划建设处从事规划设计、项目审批、工程建设、监督管理等活动直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：规划建设处档案实行集中统一管理，由综合档案室负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实完整原则：确保档案内容真实、准确、完整，如实反映规划建设工作的全过程和实际情况。3.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查找、借阅和使用，提高档案利用效率。4.安全保密原则：加强档案安全管理，采取必要的安全防护措施，确保档案的安全与保密，防止档案的损坏、丢失和泄密。二、档案管理职责（一）综合档案室职责1.贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，制定和完善规划建设处档案管理制度，并组织实施。2.负责规划建设处各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等基础工作，确保档案整理规范、有序。3.建立健全档案管理台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细登记，做到账物相符。4.负责档案库房的日常管理，做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，采取防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等措施，确保档案安全。5.按照规定的保管期限，对档案进行鉴定，提出存毁意见，经批准后对已失去保存价值的档案进行销毁。6.积极开展档案信息资源开发利用工作，为规划建设处各项工作提供档案查询、借阅等服务，根据工作需要编制各类档案检索工具和参考资料。7.组织开展档案业务培训，提高规划建设处工作人员的档案意识和业务水平。8.负责与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流。（二）各科室职责1.各科室应指定专人负责本科室档案的收集、整理和移交工作，确保本科室档案资料的完整、准确和及时归档。2.按照档案管理要求，对本科室形成的各类文件材料进行分类整理，定期向综合档案室移交。在业务活动中形成的重要文件、资料、图表等应及时送交综合档案室登记备案。3.配合综合档案室做好档案的整理、鉴定、统计、利用等工作，积极提供档案利用线索，协助查阅相关档案资料。4.负责本科室档案的日常保管和安全保密工作，不得擅自销毁、涂改、转借档案。（三）档案管理人员职责1.档案管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉规划建设业务，认真履行档案管理职责。2.严格遵守档案管理规章制度，保守档案机密，不得泄露档案内容。3.负责档案的收集、整理、编目、上架、保管、统计等具体工作，确保档案管理工作的规范化和标准化。4.积极开展档案信息开发利用工作，为利用者提供优质、高效的服务。5.定期对档案管理工作进行总结和反思，不断改进工作方法，提高档案管理水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.规划编制类：包括城市总体规划、详细规划、专项规划等编制过程中形成的基础资料、调研成果、规划文本、图纸、评审意见等。2.项目审批类：项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等审批文件及相关申报材料。3.工程建设类：工程项目的初步设计文件、施工图设计文件、工程招投标文件、施工合同、监理合同、工程变更文件、工程质量验收文件、工程竣工图等。4.监督管理类：工程质量监督记录、安全检查记录、行政处罚决定书、整改通知书等监督管理过程中形成的文件材料。5.其他类：规划建设处的重要会议记录、工作计划、工作总结、统计报表、荣誉证书、对外交流材料等。（二）收集要求1.各科室应明确档案收集责任人，按照档案收集范围及时收集本科室在业务活动中形成的各类文件材料，确保档案的完整性和及时性。2.对收集到的文件材料，应进行认真核对，确保文件内容真实、准确、完整，签字盖章手续齐全。3.收集的文件材料应保持其原始状态，不得擅自涂改、伪造、损毁。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分类：按照档案的形成领域、时间、内容等因素进行分类。规划建设处档案可分为规划编制档案、项目审批档案、工程建设档案、监督管理档案、综合管理档案等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的标识和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷题名、年度、保管期限、档号、页数、备注等项目，目录应打印清晰、装订成册。4.装订：对纸张规格不一致、破损的文件材料进行修整、裱糊，然后按照一定顺序进行装订，确保整齐牢固。5.装盒：将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标明档号、年度、保管期限、类别等信息。四、档案的保管（一）库房建设1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防光、防尘的房间，配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。2.库房应设置专门的档案架（柜），档案架（柜）应排列整齐、编号清晰，便于档案的存放和查找。3.库房应划分不同的功能区域，如档案存放区、整理区、查阅区等，确保档案管理工作有序进行。（二）保管期限划分规划建设处档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映规划建设处主要职能活动和历史面貌的，对本处、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：在较长时间内对规划建设处工作有查考利用价值的档案，保管期限为10年至50年。3.短期保管的档案：在较短时间内对规划建设处工作有查考利用价值的档案，保管期限为1年至10年。（三）保管要求1.档案管理人员应定期对档案进行检查，查看档案是否有破损、褪色、霉变等情况，发现问题及时采取措施进行处理。2.按照档案保管期限的要求，对到期档案进行鉴定，确定档案的存毁。对失去保存价值的档案，应编制销毁清册，经批准后进行销毁。3.严格控制档案库房的温湿度，温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。定期记录温湿度数据，采取相应的调节措施。4.做好档案库房的安全保卫工作，非档案管理人员未经许可不得进入库房。加强对档案库房门窗、电器设备等的检查，确保安全无隐患。5.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的介质上，并定期进行检查和维护，防止电子档案数据丢失或损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定工作应坚持全面的历史观点和发展的观点，从规划建设处的实际需要出发，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定工作小组，由综合档案室负责人、各科室业务骨干等组成。鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定，提出存毁意见。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对每一份档案进行逐件审查，根据档案的内容、来源、时间、形式等因素，判断其价值大小。2.分析档案的形成过程、作用和历史背景，结合规划建设处的工作需要，确定档案的保存价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定工作小组编制销毁清册，清册应注明档案的题名、年度、保管期限、档号、数量等信息。2.销毁清册报规划建设处负责人审批。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁工作彻底、安全。监销人应在销毁清册上签字确认。4.对已销毁的档案，应在档案管理台账上予以注销。六、档案的统计（一）统计内容1.档案数量统计：包括各类档案的收进、移出、保管数量等。2.档案利用情况统计：统计档案的查阅人次、查阅卷数、利用效果等。3.档案鉴定销毁情况统计：记录档案鉴定的数量、销毁的数量及销毁原因等。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案管理各项数据进行记录和汇总。2.利用档案管理软件或电子表格等工具进行数据统计和分析，提高统计工作的准确性和效率。（三）统计要求1.档案统计数据应真实、准确、完整，不得虚报、瞒报。2.定期对档案统计数据进行分析，总结档案管理工作的经验和问题，为档案管理决策提供依据。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规原则：档案利用应遵守国家有关法律法规和本制度的规定。2.服务大局原则：档案利用工作应围绕规划建设处的中心工作，为各项业务活动提供有力支持。3.方便快捷原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，满足利用者的需求。（二）利用范围1.规划建设处内部工作人员因工作需要查阅档案。2.上级主管部门、相关单位及其他部门因工作需要查阅档案。3.司法机关、纪检监察部门等因办案需要查阅档案。（三）利用手续1.规划建设处内部工作人员查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等，经所在科室负责人签字同意后，到综合档案室查阅。2.外单位人员查阅档案，应持单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经规划建设处负责人签字同意后，方可查阅。涉及重要档案或机密档案的查阅，还需经档案形成科室负责人同意。3.司法机关、纪检监察部门等查阅档案，应出具相关证明文件，按照规定程序办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在综合档案室查阅档案原件或复印件。查阅时应在档案查阅登记簿上登记，不得在档案上涂改、圈划、抽换、污损。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自带出规划建设处。3.复制：根据利用者的需求，可为其提供档案复印件。复制档案应经档案管理人员审核，加盖档案专用章后生效。（五）利用效果跟踪1.综合档案室应建立档案利用效果跟踪制度，对档案利用情况进行记录和反馈。2.定期收集利用者对档案利用效果的评价意见，总结档案利用工作的经验和不足，不断改进档案利用服务。八、电子档案管理（一）电子档案定义电子档案是指规划建设处在业务活动中形成的，以数字代码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机系统阅读、处理，并可在通信网络上传输的文件材料。（二）电子档案收集1.各科室应指定专人负责本科室电子档案的收集工作，确保电子档案的及时、完整归档。2.电子档案应与纸质档案同步收集，收集的电子档案应确保内容真实、准确、完整，格式规范，存储载体完好。（三）电子档案整理1.按照电子档案的分类方案，对电子档案进行分类整理，建立电子档案目录数据库。2.对电子档案进行命名，命名应遵循唯一性、规范性原则，便于识别和查找。3.对电子档案进行元数据著录，元数据应包含文件题名、日期、来源、格式、大小等信息。（四）电子档案存储1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，如磁盘阵列、磁带库等，并进行定期备份。2.存储电子档案的设备应放置在符合安全要求的环境中，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施。3.建立电子档案存储管理制度，对电子档案的存储位置、存储介质、备份情况等进行详细记录。（五）电子档案利用1.建立电子档案利用系统，为利用者提供便捷的电子档案查阅、借阅等服务。2.利用者查阅电子档案应经授权，按照规定的操作流程进行操作，不得擅自修改、删除