公司档案室规章管理制度

PAGE公司档案室规章管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案室管理，确保档案的完整、安全和有效利用，特制定本规章管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在档案管理工作中的行为规范。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案室对各类档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实性原则：档案内容应真实反映公司各项活动的实际情况，严禁伪造、篡改档案。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止信息泄露。4.便于利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，为公司各项工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司各类档案，包括文书档案、科技档案、财务档案、人事档案等。3.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.建立健全档案检索体系，为公司各部门提供档案查询、借阅等服务。5.定期对档案管理工作进行检查和评估，不断改进档案管理工作。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步归档工作，并按照规定时间移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案的真实、完整和安全。3.配合档案室做好档案的查询、借阅等工作，及时归还所借档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，具备扎实的专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。3.做好档案的保管和保护工作，定期检查档案的保管状况，确保档案不受损坏、丢失。4.按照规定程序办理档案的查询、借阅、归还等手续，做好登记工作。5.积极参与档案管理知识培训和学习，不断提高自身业务水平。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、声像等材料。2.上级机关下发的与公司有关的文件、指示、通知等。3.公司对外签订的合同、协议、意向书等。4.公司内部的规章制度、工作计划、总结、报告等。5.公司员工的人事档案、工资档案、考核档案等。6.公司的财务报表、凭证、账簿等财务档案。7.公司的科技成果、科研项目资料、技术图纸等科技档案。（二）收集要求1.各部门应及时将本部门形成的档案材料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案材料应字迹清晰、内容完整、格式规范，签字盖章手续齐全。3.对重要的、具有长期保存价值的档案材料，应采用耐久性强的书写材料和载体进行记录。（三）整理方法1.文书档案按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类整理，编制案卷目录。2.科技档案按照项目、专业、阶段进行分类整理，建立项目档案卷册。3.财务档案按照会计年度、类别进行分类整理，装订成册。4.人事档案按照干部档案管理规定进行整理，建立个人档案袋。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.科技档案应在项目结束后三个月内完成归档工作。3.财务档案应在会计年度终了后，由财务部门整理装订成册，移交档案室保管。4.人事档案应在员工离职或调动后一个月内完成归档或转档工作。（二）归档程序1.各部门档案管理人员对收集整理好的档案进行初步审核，确保档案质量。2.将审核合格的档案移交档案室，档案室管理人员进行再次审核，并办理交接手续。3.档案室管理人员按照分类方案对档案进行编号、编目，上架存放。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括公司的重要文件、规章制度、历史沿革、财务审计报告等。3.长期保管的档案期限为15年至50年，主要包括一般性文件、合同协议、项目资料等。4.短期保管的档案期限为5年以下，主要包括临时性文件、一般性报表等。（四）保管要求1.档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等安全保管条件。2.档案应分类存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的数量和质量与档案目录一致。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案室定期对保管期满的档案进行鉴定，由档案管理人员、相关业务部门人员和公司领导组成鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素，对档案进行全面审查，提出鉴定意见。（二）销毁程序1.对确无保存价值的档案，经鉴定小组批准后，编制档案销毁清册。2.档案销毁清册应注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等内容，并由鉴定小组成员签字确认。3.档案销毁应在指定地点进行，由专人负责监销，确保档案销毁彻底。销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字。六、档案的查询与借阅（一）查询程序1.公司内部人员因工作需要查询档案，应填写《档案查询申请表》，注明查询内容、目的和期限等，经所在部门负责人签字批准后，提交档案室。2.档案室管理人员根据申请内容进行查询，并在规定时间内提供查询结果。3.查询人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。（二）借阅程序1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、期限等，经所在部门负责人和档案室负责人签字批准后，办理借阅手续。2.借阅人员应按照规定期限归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管所借档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案内容。（三）保密规定1.查阅和借阅档案的人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。2.对涉及公司机密的档案，应按照公司保密规定进行管理，限制查阅和借阅范围。七、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将形成的电子文件收集齐全，按照规定格式和命名规则进行整理。2.电子文件应与纸质文件同步归档，确保内容一致。（二）电子档案的存储与保管1.电子档案应存储在安全可靠的存储设备上，并定期进行备份。2.建立电子档案管理系统，对电子档案进行分类、编号、编目，实现电子档案的信息化管理。3.电子档案管理系统应具备权限管理、检索查询、数据备份等功能，确保电子档案的安全和有效利用。