档案局分级授权相关制度

PAGE档案局分级授权相关制度一、总则（一）目的为了加强本公司/组织档案管理工作，确保档案信息的安全与有效利用，规范档案局分级授权行为，依据国家相关法律法规及行业标准，结合本公司/组织实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内部涉及档案管理及档案局分级授权相关工作的所有部门和人员。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规及行业标准，确保档案局分级授权行为合法合规。2.安全性原则：保障档案信息的安全，防止档案信息的泄露、篡改和丢失。3.有效性原则：分级授权应有助于提高档案管理工作效率，促进档案信息的有效利用。4.权责对等原则：明确各级授权人员的权利和责任，做到权责一致。二、档案分级（一）档案分类标准1.按来源分类：分为公司/组织内部形成的档案和外部接收的档案。2.按内容分类：包括行政管理档案、业务管理档案、财务档案、人事档案、技术档案等。3.按时间分类：可分为年度档案、季度档案、月度档案等。（二）分级依据根据档案的重要性、机密性和使用频率等因素，将档案分为以下三级：1.一级档案：涉及公司/组织核心机密、重大决策、关键业务信息等，对公司/组织的生存和发展具有至关重要影响的档案。2.二级档案：重要业务资料、重要合同协议、重要财务数据等，对公司/组织的正常运营有较大影响的档案。3.三级档案：一般性业务文件、日常工作记录等，对公司/组织运营影响较小的档案。（三）分级具体说明1.一级档案示例：公司/组织的战略规划、年度经营计划、重大投资决策文件。涉及公司/组织核心技术、商业秘密的研发资料。重要的人事任免文件、薪酬福利方案等。2.二级档案示例：主要业务部门的业务流程文件、项目方案。重要的合同协议，如销售合同、采购合同、租赁合同等。年度财务报表、审计报告等。3.三级档案示例：一般性的工作通知、会议纪要。日常考勤记录、办公用品采购清单等。已经执行完毕且无后续重要参考价值的业务文件。三、授权分级（一）一级授权1.授权对象：公司/组织高层管理人员，如总经理、副总经理等。2.授权范围：全面访问和管理一级档案，包括查阅、借阅、修改、删除等权限，但需遵循严格的审批流程和安全规定。3.授权依据：因其职责涉及公司/组织的整体决策和战略规划，需要全面掌握核心档案信息以做出准确决策。（二）二级授权1.授权对象：各部门负责人、关键岗位业务骨干等。2.授权范围：可查阅、借阅二级档案，在一定条件下可进行有限的修改操作（如根据业务需要对部分数据进行调整，但需记录修改痕迹），禁止删除档案。3.授权依据：他们负责部门的日常运营和业务开展，需要获取二级档案中的相关信息来指导工作，但权限应受到适当限制以保障档案安全。（三）三级授权1.授权对象：普通员工。2.授权范围：仅可查阅三级档案，如需借阅需经过部门负责人审批。3.授权依据：普通员工在日常工作中可能仅需使用一般性的三级档案信息，为保证档案信息安全，限制其借阅权限。四、授权流程（一）申请1.员工根据工作需要，填写《档案局分级授权申请表》，详细说明申请的档案级别、授权期限、使用目的等信息。2.申请表需经所在部门负责人审核签字，确认申请的合理性和必要性。（二）审批1.一级授权申请由总经理审批，总经理根据公司/组织整体情况和申请内容进行综合考量，做出是否批准的决定。2.二级授权申请由分管副总经理审批，副总经理需结合部门业务需求和档案管理规定进行审批。3.三级授权申请由部门负责人审批，部门负责人根据本部门工作实际情况进行审核。（三）授权实施1.审批通过后，档案管理部门根据审批结果，在档案管理系统中为申请人设置相应的授权权限。2.授权期限届满后，如无特殊情况，系统自动收回授权权限。如需继续使用，申请人需重新提交申请并按照流程审批。五、档案查阅与借阅管理（一）查阅管理1.各级授权人员在授权范围内查阅档案时，应在档案管理部门指定的场所进行，不得擅自将档案带出指定地点。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、标记、污损等。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定进行登记。（二）借阅管理1.借阅档案需提前提交《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等信息。2.一级档案借阅需经总经理批准，二级档案借阅需经分管副总经理批准，三级档案借阅需经部门负责人批准。3.借阅期限一般不得超过[具体期限]，如有特殊情况需要延长，需提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得泄露档案内容。如发生档案丢失、损坏等情况，借阅人员应承担相应责任。六、档案安全与保密（一）安全措施1.档案管理部门应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案存放环境安全。2.建立档案管理系统，对档案信息进行加密存储和管理，设置不同级别的访问密码和权限，防止未经授权的访问。3.定期对档案进行备份，备份数据应存储在安全的异地位置，以防止因自然灾害、系统故障等原因导致档案数据丢失。（二）保密要求1.所有接触档案的人员都应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。2.在档案查阅、借阅过程中，如涉及机密信息，应采取必要的保密措施，如使用加密文件传输、在保密场所进行操作等。3.对离职人员，应及时收回其档案授权权限，并对其在工作期间接触的档案进行清查，确保档案信息安全。七、监督与检查（一）内部监督1.档案管理部门应定期对档案分级授权情况进行自查，检查授权流程是否规范、授权权限是否准确、档案查阅与借阅记录是否完整等。2.内部审计部门应定期对档案管理工作进行审计，重点检查档案分级授权制度的执行情况、档案安全与保密措施的落实情况等，发现问题及时督促整改。（二）外部检查1.积极配合国家档案管理部门及相关监管机构的检查，如实提供档案管理工作情况和资料。2.根据外部检查意见，及时完善档案分级授权相关制度和工作流程，不断提高档案管理水平。八、违规处理（一）违规行为界定1.未经授权访问或擅自修改、删除档案信息。2.泄露档案机密信息。3.违反档案查阅与借阅管理规定，如超期不还、转借他人等。4.未按规定进行档案备份或因保管不善导致档案损坏、丢失。（二）处理措施1.对于轻微违规行为，给予警告、批评教育，并责令其立即改正。2.对于严重违规行为，视情节轻重给予相应的纪律处分，如罚款、降职、辞退等；涉及违法犯罪的，依法移送司法机关处理。3.因违规行为给公司/组织造成