办公室财务档案室管理制度

PAGE办公室财务档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公室财务档案的管理，确保财务档案的安全、完整和有效利用，根据《中华人民共和国会计法》、《会计档案管理办法》等相关法律法规，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室财务档案的管理，包括会计凭证、会计账簿、财务报告、税务资料、银行对账单、各类合同协议以及其他与财务相关的文件资料。（三）管理原则1.集中统一管理原则：公司办公室财务档案由专门的档案管理部门集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法合规原则：严格遵守国家法律法规和行业标准，规范财务档案的收集、整理、保管、查阅和销毁等工作。3.安全保密原则：采取有效措施确保财务档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：在保证安全保密的前提下，为公司内部各部门和相关人员提供便捷的档案查阅服务，提高档案利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善办公室财务档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理公司办公室财务档案，建立档案台账，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行详细记录。3.按照规定的分类标准和编号方法，对财务档案进行分类、编号、整理和装订，确保档案的规范化和标准化。4.负责财务档案的安全保管，配备必要的档案保管设施，定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全无损。5.为公司内部各部门和相关人员提供档案查阅服务，按照规定办理档案查阅手续，做好查阅记录。6.根据公司规定和实际需要，定期对已超过保管期限的财务档案进行鉴定，提出销毁意见，并按照规定程序进行销毁。（二）财务部门职责1.负责财务档案的形成、积累和整理工作，按照档案管理要求，及时将财务文件资料移交档案管理部门。2.协助档案管理部门做好财务档案的整理、装订和编目等工作，提供必要的业务指导和支持。3.在日常工作中，严格遵守财务档案管理规定，确保财务文件资料的真实、准确和完整，为档案管理工作奠定良好基础。（三）其他部门职责1.各部门应指定专人负责本部门财务文件资料的收集、整理和保管工作，并按照规定及时移交档案管理部门。2.在工作中需要查阅财务档案时，应按照规定办理查阅手续，不得擅自复制、涂改、损毁档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.会计凭证：包括原始凭证和记账凭证，如发票、收据、报销单、转账凭证等。2.会计账簿：总账、明细账、日记账、辅助账等。3.财务报告：月度、季度、年度财务报表及附注、财务分析报告等。4.税务资料：纳税申报表、税务审计报告、发票领购簿及发票存根等。5.银行对账单：每月银行对账单及相关的银行存款余额调节表。6.各类合同协议：涉及财务收支的采购合同、销售合同、借款合同、租赁合同等。7.其他与财务相关的文件资料：如财务预算、决算报告,财务审批文件、财务工作交接清单等。（二）收集要求1.财务部门应定期对财务文件资料进行收集、整理，确保文件资料的齐全、完整。2.对于重要的财务文件资料，应及时进行备份，防止数据丢失。3.各部门在业务活动中形成的财务文件资料，应在规定时间内移交财务部门，由财务部门统一整理后移交档案管理部门。（三）整理方法1.分类：按照财务档案的类别进行分类，如会计凭证类、会计账簿类、财务报告类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.装订：会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行装订，每本凭证厚度应适中，一般不超过2厘米。装订时应在凭证左上角打孔，用线绳装订牢固，并在封面上注明凭证种类、起止号码、年度、月份、凭证张数等信息。4.编目：编制财务档案目录，目录应包括档案编号、名称、日期、保管期限等内容，以便于查阅和检索。四、档案的保管（一）保管期限1.会计凭证：保管期限为30年。2.会计账簿：总账、明细账、日记账保管期限为30年，固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务报告：月度、季度财务报告保管期限为10年，年度财务报告永久保管。4.税务资料：纳税申报表保管期限为10年，税务审计报告、发票领购簿及发票存根等按照相关规定执行。5.银行对账单：保管期限为5年。6.各类合同协议：保管期限根据合同性质和重要程度确定，一般为10年至永久保管。7.其他与财务相关的文件资料：按照相关规定确定保管期限。（二）保管条件1.档案管理部门应设置专门的财务档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全设施，确保档案的安全保管。2.库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案应存放在专用的档案柜中，档案柜应排列整齐，便于查找和管理。（三）保管措施1.建立档案保管台账，详细记录档案的收进、移出、保管期限、存放位置等信息，定期对档案进行核对，确保账实相符。2.对重要的财务档案应实行双备份，一份存放在档案库房，另一份存放在异地保管，以防止自然灾害等不可抗力因素导致档案丢失。3.定期对档案进行检查和维护，如发现档案有破损、变质等情况，应及时进行修复或复制。4.严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源，确保库房安全。五、档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部各部门因工作需要查阅财务档案时，应填写《财务档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。2.档案管理部门应根据申请内容，对查阅范围进行审核，符合查阅规定的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。查阅记录应包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅内容、查阅时间等信息。3.查阅人员只能在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出库房。如需复印档案，应经档案管理部门同意，并按照规定办理复印手续。4.查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换或撕毁。查阅完毕后，应及时将档案归还档案管理部门，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位因特殊原因需要借阅财务档案时，应持有单位介绍信，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间等信息，经公司领导批准后，方可办理借阅手续。2.档案管理部门应与借阅单位签订《财务档案借阅协议》，明确双方的权利和义务，要求借阅单位妥善保管档案，不得转借、转让或泄露档案信息。3.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。借阅期满后，借阅单位应及时归还档案，并办理归还手续。4.档案管理部门应对借阅档案进行跟踪管理，定期检查借阅档案的归还情况，如发现借阅单位未按时归还档案或档案有损坏丢失等情况，应及时采取措施进行处理，并追究借阅单位的责任。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.档案管理部门应定期对已超过保管期限的财务档案进行鉴定，成立由档案管理部门负责人、财务部门负责人、审计部门负责人等组成的档案鉴定小组，负责对档案的鉴定工作。2.鉴定小组应根据国家法律法规和公司实际情况，对档案的保存价值进行评估，提出鉴定意见。对于仍有保存价值但已超过保管期限的档案，应延长保管期限；对于确无保存价值的档案，应提出销毁意见。3.档案鉴定小组应形成书面鉴定报告，详细记录鉴定过程和鉴定意见，经公司领导审批后，作为档案销毁的依据。（二）销毁1.经批准销毁的财务档案，应按照规定程序进行销毁。档案管理部门应填写《财务档案销毁清单》，详细记录档案的名称、编号、数量、销毁时间等信