幼儿园房屋建筑档案管理制度

PAGE幼儿园房屋建筑档案管理制度一、总则（一）目的为加强幼儿园房屋建筑档案的科学管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在幼儿园房屋建设、维护、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本幼儿园所有房屋建筑档案的管理，包括新建、改建、扩建的教学楼、办公楼、活动室、食堂、宿舍等各类建筑及附属设施的相关档案。（三）管理原则1.集中统一管理原则：幼儿园房屋建筑档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须如实反映房屋建筑的实际情况，数据准确、资料齐全，严禁虚假和错误信息。3.安全保密原则：妥善保管档案，确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露。严格遵守保密规定，对涉及幼儿园机密的档案信息进行严格管控。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询、借阅和使用，提高档案的利用效率。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善幼儿园房屋建筑档案管理制度，并组织实施。2.集中统一管理幼儿园房屋建筑档案，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作，确保档案的规范化管理。3.负责档案的收集、归档、保管和统计工作，定期对档案进行清查和盘点，保证档案的完整和安全。4.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理，提高档案管理的效率和水平。5.负责档案的借阅、查阅服务，按照规定办理借阅手续，及时催还档案，确保档案的正常流转。6.对档案管理工作进行监督检查，发现问题及时整改，不断提高档案管理质量。（二）档案形成部门职责1.负责本部门所产生的房屋建筑档案资料的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.在房屋建筑项目实施过程中，明确专人负责档案资料的形成和积累，确保档案资料的真实、准确、完整。3.协助档案管理部门做好档案的整理、编目、装订等工作，提供必要的业务指导和支持。4.按照档案管理规定，及时向档案管理部门提交相关档案资料，不得擅自留存或销毁档案。（三）档案管理人员职责1.热爱档案管理工作，熟悉档案管理业务，具备一定的专业知识和技能。2.严格遵守档案管理制度，认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作。3.负责档案的收集、整理、编目、装订、上架等具体工作，确保档案的质量和规范。4.做好档案的安全保管工作，定期检查档案保管状况，发现问题及时处理，并向上级报告。5.为档案利用者提供优质服务，按照规定办理档案借阅、查阅手续，及时提供所需档案资料。6.积极参加档案业务培训学习，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案收集与归档（一）收集范围1.房屋建筑项目立项文件，包括项目建议书、可行性研究报告及批复、环境影响评价报告及批复等。2.设计文件，如初步设计、施工图设计文件、设计变更通知及附图等。3.工程招投标文件，包括招标文件、投标文件、中标通知书等。4.施工合同、监理合同及相关补充协议。5.工程开工报告、施工许可证、质量监督手续等。6.施工过程中的各类技术资料，如施工组织设计、施工方案、技术交底记录、材料检验报告、隐蔽工程验收记录、分项分部工程质量验收记录等。7.工程竣工验收文件，包括竣工验收报告、竣工验收备案表、质量保修书等。8.房屋建筑的图纸会审记录、工程洽商记录、工程变更记录等。9.房屋建筑的地质勘察报告、沉降观测记录、结构安全检测报告等。1o.房屋建筑的消防、环保、防雷等专项验收文件。11.房屋建筑的使用说明书、质量保修手册等。12.房屋建筑的照片、录像等影像资料，记录房屋建筑从开工到竣工的全过程。（二）收集要求档案形成部门应在项目完成或相关工作结束后，及时将档案资料收集齐全，并进行初步整理。档案资料应字迹清晰、图表整洁、签字盖章齐全，采用耐久性强的书写材料和载体。（三）归档流程1.档案形成部门对收集整理好的档案资料进行分类、编号，编制档案目录，并填写档案移交清单。2.档案形成部门将档案资料连同档案移交清单一并提交给档案管理部门。3.档案管理部门对移交的档案资料进行审核，检查档案资料的完整性、准确性和规范性。如发现问题，及时与档案形成部门沟通，要求其补充或更正。4.审核通过后，档案管理部门对档案资料进行接收登记，按照档案分类方案进行分类整理、编目、装订，上架保存。四、档案整理与分类（一）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）分类方法1.按照项目类别分类：将幼儿园房屋建筑档案分为教学楼项目档案、办公楼项目档案、活动室项目档案、食堂项目档案、宿舍项目档案等。2.按照文件形成阶段分类：分为项目前期文件、设计文件、施工文件、竣工验收文件等。3.按照文件性质分类：分为立项文件、技术文件、管理文件、质量文件、安全文件等。（三）编号规则1.档案编号采用“年度项目类别流水号”的形式。例如：2023教学楼001，表示2023年形成的教学楼项目的第1份档案。2.年度为档案形成的年份，用四位数字表示。3.项目类别用汉字表示，如教学楼、办公楼等。4.流水号为该项目类别下档案的顺序号，用三位数字表示，从001开始编号。（四）编目要求1.编制档案目录，目录应包含档案编号、题名、日期、责任者、保管期限等内容。2.题名应准确反映档案资料的主要内容，简洁明了。3.日期应填写档案资料的形成日期。4.责任者应填写档案资料的形成部门或个人。5.保管期限应按照档案保管期限表的规定进行划分，分为永久、长期、短期。五、档案保管与保护（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件。2.库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.库房内应配备必要的档案保管设备，如档案架、档案柜、温湿度计、灭火器、防虫药等。（二）保管方式1.档案应按照分类编号顺序上架存放，排列整齐，便于查找。2.对纸质档案应进行装订，采用线装或胶装方式，确保档案的牢固和整齐。3.对电子档案应进行备份，存储在安全可靠的存储介质上，并定期进行检查和维护。4.根据档案保管期限，对到期档案进行鉴定和处置，需要销毁的档案应按照规定办理销毁手续。（三）保护措施1.定期对档案进行清查和盘点，检查档案的保管状况，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.加强对档案库房的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入库房。安装监控设备，对库房进行24小时监控。4.做好档案的防虫、防霉工作，定期投放防虫药，保持库房环境干燥。5.按照国家有关规定，对档案进行数字化处理，建立档案数字化副本，提高档案的利用效率和安全性。六、档案利用与借阅（一）利用范围1.幼儿园内部各部门因工作需要查阅档案，用于房屋建筑的维修、改造、管理等工作。2.上级主管部门或相关部门因检查、审计等工作需要查阅档案。3.因法律纠纷、历史研究等特殊情况需要查阅档案。（二）借阅流程1.借阅人填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等内容。2.借阅申请表经所在部门负责人签字同意后，提交给档案管理部门。3.档案管理部门对借阅申请进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续。4.借阅人凭档案借阅证到档案库房借阅档案，档案管理人员按照借阅申请表的内容提供档案，并做好借阅登记。5.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。6.档案归还时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现问题，及时与借阅人沟通解决。（三）查阅规定1.查阅档案应在档案管理部门指定的查阅场所进行，不得擅自将档案带出查阅场所。2.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。3.如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理相关手续。4.查阅结束后，查阅人应将档案整理好，归还原位。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地分析、准确判定价值的原则，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（三）鉴定内容1.档案的完整性：检查档案是否齐全，有无缺页、漏项等情况。2.档案的准确性：核对档案内容是否真实、准确，数据是否可靠。3.档案的时效性：判断档案所反映的内容是否仍具有现实利用价值。4.档案的保管期限：根据档案保管期限表，确定档案的保管期限是否合理。（四）销毁流程1.鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写档案销毁清