内蒙古机关档案管理制度

PAGE内蒙古机关档案管理制度一、总则（一）目的为加强内蒙古机关档案管理工作，确保档案的完整、准确、系统、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》等相关法律法规及行业标准，结合本机关实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于内蒙古机关各部门及所属单位的档案管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则。机关档案由专门的档案管理机构或指定专人集中统一管理，确保档案管理工作的规范性和一致性。2.真实完整原则。档案应如实反映机关各项工作活动，保证档案内容的真实性和完整性，不得篡改、伪造档案。3.安全保密原则。采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄密。对涉及国家机密、工作秘密和个人隐私的档案，严格按照保密规定进行管理。4.方便利用原则。建立健全档案利用制度，简化利用手续，提高档案利用效率，为机关各项工作提供及时、有效的服务。二、档案管理机构及职责（一）档案管理机构设置设立机关档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责机关档案的统一管理工作。根据工作需要，可在各部门设立兼职档案员，负责本部门档案的收集、整理和初步保管工作，并接受机关档案管理部门的业务指导。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定本机关档案管理制度并组织实施。2.负责机关各类档案的收集、整理、归档、保管、统计和鉴定销毁等工作。3.建立健全档案检索体系，编制档案检索工具，积极开发档案信息资源，为机关工作提供档案信息服务。4.负责档案库房的安全管理，配备必要的档案保护设备，确保档案的安全存放。5.组织开展档案业务培训和宣传工作，提高机关工作人员的档案意识和业务水平。6.对各部门兼职档案员进行业务指导和监督检查，确保档案工作的规范开展。7.做好与上级档案管理部门及其他相关单位的档案业务联系与交流工作。（三）兼职档案员职责1.负责本部门文件材料的收集、整理和初步分类，定期向机关档案管理部门移交档案。2.协助机关档案管理部门开展档案整理、编目等工作，提供相关档案信息。3.遵守档案管理制度，确保本部门档案的安全和保密。4.积极参加机关档案管理部门组织的业务培训，提高档案管理业务能力。三、档案的收集与整理（一）收集范围机关在工作活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，包括但不限于以下几类：1.上级机关下发的与本机关工作相关的文件、指示、通知等。2.本机关制发的各类文件、报告、请示、批复、会议纪要、工作计划、工作总结等。3.机关内部各部门之间的来往文件、函件、简报等。4.机关召开会议形成的会议文件、记录、纪要等。5.机关开展业务活动形成的合同、协议、报表、统计资料、调查研究报告等。6.机关干部职工的人事档案、工资档案、考核档案等。7.机关的财务档案，包括会计凭证、账簿、报表等。8.机关的基建档案，包括工程规划、设计图纸、施工文件、竣工验收文件等。9.机关获得的荣誉证书、奖状、奖杯等实物档案。10.其他具有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门兼职档案员应及时收集本部门产生的文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对重要文件材料应实行跟踪收集，确保不遗漏关键信息。3.收集的文件材料应保持原始状态，不得随意涂改、损坏。4.对于电子文件，应按照相关规定进行收集，确保电子文件的格式规范、内容完整，并做好备份存储。（三）整理原则档案整理应遵循文件材料的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（四）整理方法1.文书档案整理按照年度、保管期限、机构（问题）进行分类。对每份文件进行编号、编目，填写文件目录。将文件材料按照分类顺序装订成册，编写页码。2.人事档案整理按照干部人事档案管理的相关规定，对档案材料进行分类、排序、编目、装订。建立人事档案信息管理系统，实现人事档案的电子化管理。3.财务档案整理按照会计档案管理的要求，对会计凭证、账簿、报表等进行分类整理。定期将财务档案移交档案管理部门保管。4.基建档案整理按照工程项目建设程序，对工程前期文件、施工过程文件、竣工验收文件等进行分类整理。绘制工程竣工图，确保竣工图与实际工程相符。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.文书档案应在次年上半年完成归档工作。2.人事档案、财务档案、基建档案等应在相关工作结束后及时归档。（二）归档程序1.各部门兼职档案员对整理好的档案进行初步审核，确保档案的质量。2.将审核后的档案移交机关档案管理部门，档案管理部门进行再次审核和验收。3.验收合格的档案进行编目、上架，正式归档保管。（三）保管期限档案保管期限分为永久、定期（30年、10年）。具体划分按照国家有关规定执行。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度、湿度符合国家规定标准。2.配备必要的防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防尘等设施设备，确保档案的安全。3.对档案进行分类存放，建立档案存放索引，便于查找和利用。4.定期对档案进行检查和清点，并做好记录。发现档案有损坏、变质等情况，应及时采取措施进行处理。5.电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护，确保电子档案的可读性和完整性。五、档案的利用与借阅（一）利用范围机关工作人员因工作需要，可查阅、利用本机关保管的档案。外单位因工作需要查阅本机关档案的，应按照相关规定办理查阅手续。（二）利用方式1.查阅档案应在档案管理部门指定的场所进行，查阅人员不得擅自将档案带出查阅场所。2.如需复印、摘录档案内容，应经档案管理部门负责人批准，并登记复印、摘录的内容和用途。3.利用电子档案应通过档案管理系统进行查阅，不得擅自拷贝电子档案数据。（三）借阅手续1.机关工作人员因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。2.外单位借阅本机关档案的，应出具单位介绍信，注明借阅档案的名称、数量、用途和借阅期限，经机关分管领导批准后，到档案管理部门办理借阅手续。3.借阅档案应按时归还，如需延期归还，应办理续借手续。（四）利用监督档案管理部门应对档案利用情况进行监督检查，发现违规利用档案的行为，应及时制止并采取相应措施。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和档案管理人员组成，负责档案的鉴定工作。（二）鉴定标准根据档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行鉴定。对已超过保管期限且确无保存价值的档案，可予以销毁。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对到期档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案进行审核，确定是否可以销毁。3.对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等。4.经机关分管领导批准后，对档案进行销毁。（四）销毁方式档案销毁应采用焚烧、粉碎等方式进行，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立完善的档案信息化管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息化建设内容1.档案数字化对纸质档案进行扫描，形成电子档案图像，并进行图像处理和数据挂接。对电子文件进行规范整理，确保电子文件的格式统一、内容完整。2.档案管理系统建设建立档案管理信息平台，实现档案的收集、整理、归档、保管、利用、统计、鉴定销毁等业务流程的信息化管理。开发档案检索功能，方便用户快速查找所需档案信息。建立档案权限管理机制，确保不同人员对档案的访问权限符合规定。3.数据安全管理采取数据备份、存储加密、网络安全防护等措施，确保档案数据的安全。定期对档案数据进行维护和更新，保证数据的准确性和完整性。（三）信息化管理要求