办公室档案管理制度上墙

PAGE办公室档案管理制度上墙[公司名称]办公室档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，为公司各项工作提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司办公室及各部门在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所称档案，是指公司在各项活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：公司办公室负责对全公司档案工作进行统筹规划、组织协调和监督指导，确保档案管理工作的规范化和标准化。2.真实性原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，不得篡改、伪造。3.完整性原则：档案应全面、系统地反映公司工作的全过程，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄密。5.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用。二、档案管理职责（一）办公室职责1.制定档案管理制度：负责制定、修订和完善公司档案管理制度，并组织实施。2.档案收集与整理：指导和督促各部门做好档案的收集、整理工作，定期对各部门档案进行检查和验收。3.档案保管：负责公司档案的集中保管，配备必要的档案保管设施和设备，确保档案的安全。4.档案鉴定与销毁：组织对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，报公司领导批准后实施销毁。5.档案利用服务：负责为公司各部门和员工提供档案查阅、借阅等服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料。6.档案信息化建设：推进公司档案信息化管理，建立档案信息数据库，实现档案信息的快速检索和共享。（二）各部门职责1.指定专人负责：各部门应指定一名专人负责本部门档案的管理工作，确保档案管理工作的顺利开展。2.档案收集与整理：负责收集、整理本部门在工作中形成的各类档案，并按照公司档案管理制度的要求进行分类、编号、装订等工作。3.档案移交：定期将本部门整理好的档案移交至公司办公室，办理交接手续。4.档案查阅与利用：根据工作需要，经部门负责人批准后，可到公司办公室查阅、借阅本部门的档案。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司设立、变更、注销等过程中形成的各类文件、证照等。2.公司年度工作计划、总结、报告等。3.公司各类会议记录、纪要、决议等。4.公司各项业务活动中形成的合同、协议、订单、报表等。5.公司人事档案，包括员工入职、离职、晋升、调动等相关材料。6.公司财务档案，包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等。7.公司技术档案，包括产品研发、工艺文件、技术标准等。8.公司设备档案，包括设备购置、安装、调试、维修等相关资料。9.公司基建档案，包括工程立项、设计、施工、竣工验收等相关文件。10.公司对外宣传、交流活动中形成的各类资料。11.其他具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类档案，确保档案的齐全完整。2.档案收集应做到真实、准确、完整，不得遗漏重要文件和资料。3.对收集到的档案应进行初步整理，剔除重复、无用的文件，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术类、产品类、科研项目类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类等。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于档案的管理和查找。3.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，便于档案的查阅和利用。四、档案的保管（一）保管场所公司办公室应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设施和设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。（二）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准。2.档案应分类存放，排列整齐，便于查找和利用。3.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。（三）档案保管期限档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案，应永久保管。2.长期保管：凡是反映公司一般工作活动，在较长时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映公司一般性工作活动，在较短时间内对公司工作有查考利用价值的档案，保管期限为5年以下。（四）档案定期检查公司办公室应定期对档案进行检查，检查内容包括档案的保管状况、数量、质量等，发现问题及时采取措施进行处理。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织公司办公室负责组织档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，成员包括办公室负责人、档案管理人员及相关部门业务骨干。（二）鉴定标准1.根据档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，提出销毁意见。3.对仍有保存价值，但内容不完整或不准确的档案，应进行补充或修正后继续保存。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、保管期限等信息。2.档案销毁清册经公司领导批准后，由办公室负责组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底，防止档案流失。4.档案销毁后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将档案销毁清册归档保存。六、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，需填写档案查阅申请表，经所在部门负责人批准后，到公司办公室查阅。2.查阅重要档案或涉及公司机密的档案，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司档案，需持有单位介绍信，经公司办公室负责人批准，并办理相关查阅手续后，方可查阅。（二）查阅要求1.查阅人员应遵守档案查阅规定，爱护档案，不得在档案上涂改、标记或将档案带出档案库房。2.如需复印档案，应经档案管理人员同意，并按照规定的程序办理复印手续。3.查阅人员查阅档案后，应及时归还档案，不得转借他人。（三）利用服务公司办公室应积极为公司各部门和员工提供档案利用服务，根据需要编制档案检索工具和参考资料，为公司决策提供依据。七、档案的信息化管理（一）信息化建设目标建立公司档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和共享，提高档案管理工作的效率和水平。（二）数据录入与维护1.公司办公室应安排专人负责档案信息的录入工作，确保录入数据的准确、完整。2.定期对档案信息进行维护和更新