电梯档案管理制度及流程

PAGE电梯档案管理制度及流程一、总则（一）目的为加强电梯档案管理，确保电梯运行安全、可靠，保障人员生命和财产安全，依据国家相关法律法规及行业标准，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有电梯的档案管理工作，包括电梯的采购、安装、维修、保养、改造、报废等全过程。（三）管理原则1.真实性原则：档案内容应真实反映电梯的实际情况。2.完整性原则：涵盖电梯从规划到报废各阶段的相关资料。3.规范性原则：严格按照法律法规和行业标准进行档案管理。4.保密性原则：对涉及电梯技术秘密、商业机密等信息予以保密。二、电梯档案的分类与编号（一）分类1.设备档案：包括电梯的采购合同、安装合同、产品质量证明文件、安装竣工资料等。2.运行档案：运行记录、故障记录、维修记录、保养记录等。3.安全档案：安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。4.技术档案：电梯的技术图纸、说明书、电气原理图、机械结构图等。（二）编号采用统一的编号规则，以便于识别和管理。编号应包含电梯的基本信息，如安装位置、型号、编号等。例如：[安装位置编号][电梯型号][年份][流水号]。三、电梯档案的建立（一）采购阶段档案1.采购合同：详细记录电梯的品牌、型号、规格、数量、价格、交货期等条款。2.产品质量证明文件：包括合格证、质量检验报告、型式试验报告等。3.技术协议：明确电梯的技术要求、性能指标、售后服务等内容。（二）安装阶段档案1.安装合同：约定安装工程的范围、工期、质量标准、费用等。2.安装竣工资料：包括安装竣工报告、调试记录、验收报告等。3.安装单位资质证书：证明安装单位具备相应的安装资质。（三）运行阶段档案1.运行记录：记录电梯每天的运行时间、运行次数、载客人数等。2.故障记录：详细记录电梯发生故障的时间、地点、故障现象、处理情况等。3.维修记录：包括维修时间、维修内容、维修人员、更换的零部件等。4.保养记录：记录保养时间、保养内容、保养人员等。（四）安全阶段档案1.安全管理制度：制定电梯安全操作规程、安全检查制度、应急救援预案等。2.安全检查记录：定期对电梯进行安全检查的记录，包括检查时间、检查人员、检查项目、发现的问题及整改情况等。3.事故处理报告：电梯发生事故时，详细记录事故经过、原因分析、处理结果等。（五）技术阶段档案1.技术图纸：包括电梯的整体布局图、电气原理图、机械结构图、零部件图等。2.说明书：电梯的使用说明书、维护说明书、安装说明书等。3.电气原理图：清晰展示电梯电气控制系统的原理。4.机械结构图：反映电梯机械部分的结构组成。四、电梯档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责电梯档案的收集工作，确保档案资料的及时、准确。2.对于外来文件，如采购合同、安装竣工资料等，应在收到后及时进行登记，并移交档案管理部门。3.内部产生的档案资料，如运行记录、维修记录等，应按照规定的格式和要求填写，定期收集归档。（二）整理方法1.按照档案分类进行整理，将同一类别的档案资料放在一起。2.对每份档案资料进行编号、编目，编制档案目录，便于查找和管理。3.对档案资料进行装订、装盒，确保档案的整齐、美观。五、电梯档案的保管（一）保管场所设立专门档案库房，确保档案存放环境安全、干燥、通风，温度和湿度符合要求。（二）保管期限1.设备档案、技术档案等永久性保存。2.运行档案、安全档案等保存期限不少于电梯使用年限。（三）保管要求1.定期对档案进行清点、核对，确保档案的完整性和准确性。2.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。3.采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保档案安全。六、电梯档案的查阅与借阅（一）查阅1.因工作需要查阅电梯档案的，应填写《电梯档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等。2.档案管理部门对申请表进行审核，批准后安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员不得擅自涂改、抽取、复制档案资料，如需复制，应经档案管理部门同意。（二）借阅1.因特殊原因需要借阅电梯档案的，应填写《电梯档案借阅申请表》，说明借阅理由、借阅期限等。2.档案管理部门对申请表进行严格审核，报经主管领导批准后办理借阅手续。3.借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案管理人员应对档案进行检查，如有损坏、丢失，应追究借阅人员的责任。七、电梯档案的更新与销毁（一）更新1.电梯档案内容发生变化时，如设备改造、维修更换重要零部件等，相关部门应及时将变更后的资料提交档案管理部门进行更新。2.档案管理部门对更新后的档案进行审核、整理，确保档案的准确性和完整性。（二）销毁1.电梯报废后，档案管理部门应按照规定对相关档案进行鉴定，确定是否可以销毁。2.对需要销毁的档案，应填写《电梯档案销毁申请表》，经主管领导批准后，由档案管理部门会同相关部门进行销毁，并做好销毁记录。3