档案馆涉密载体管理制度

PAGE档案馆涉密载体管理制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案馆涉密载体的管理，确保国家秘密和公司/组织商业秘密的安全，防止泄密事件的发生，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织档案馆内涉及国家秘密、商业秘密等各类涉密载体的管理，包括但不限于文件、资料、档案、图表、数据存储介质等。（三）基本原则1.严格保密原则：对涉密载体采取严格的保密措施，确保其在流转、存储、使用等过程中的安全。2.全程管控原则：对涉密载体从产生、传递、使用、存储到销毁的全过程进行有效管控，防止出现失控环节。3.责任明确原则：明确各部门和人员在涉密载体管理中的职责，做到责任到人。4.依法管理原则：严格遵守国家有关保密法律法规和行业标准，依法进行涉密载体的管理。二、涉密载体的界定与分类（一）涉密载体的界定本制度所指涉密载体是指以文字、数据、符号、图形、图像、声音等方式记载国家秘密或公司/组织商业秘密信息的纸介质、磁介质、光介质等各类物品。（二）涉密载体的分类1.绝密级载体：涉及最重要的国家秘密或公司/组织核心商业秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受特别严重的损害。2.机密级载体：涉及重要的国家秘密或公司/组织关键商业秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受严重的损害。3.秘密级载体：涉及一般的国家秘密或公司/组织重要商业秘密，一旦泄露会使国家的安全和利益遭受一定的损害。三、涉密载体的产生与标识（一）产生环节1.在涉密载体产生过程中，承办部门和人员应严格按照保密规定进行操作，确保信息的准确性和保密性。2.对涉及国家秘密或公司/组织商业秘密的文件、资料等，应明确密级和保密期限，并按照规定的格式进行编号。（二）标识要求1.涉密载体应在明显位置标注密级标识，如“绝密★长期”“机密★XX年”“秘密★XX年”等。2.对于电子存储介质，应在介质表面或存储设备分区上标注密级标识，并设置相应的访问权限。四、涉密载体的传递（一）内部传递1.涉密载体在公司/组织内部传递时，应通过机要通信、专人送达等方式进行，不得通过普通邮政、快递等渠道传递。2.传递涉密载体的人员应严格履行登记手续，记录传递时间、地点、内容、接收人等信息，并确保传递过程中的安全。（二）外部传递1.如需将涉密载体传递给外部单位或个人，必须经过严格的审批程序，确保传递的必要性和安全性。2.外部传递涉密载体应通过机要交通、专人护送等符合保密要求的方式进行，并与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务。五、涉密载体的使用（一）使用场所1.涉密载体应在符合保密要求的场所使用，如专门的涉密办公室、会议室等。2.禁止在无保密措施的公共场所使用涉密载体，如普通办公室、食堂、宿舍等。（二）使用人员1.涉密载体的使用人员应经过保密培训，熟悉保密规定和操作规程，具备相应的保密意识和技能。2.使用人员应严格按照批准的范围使用涉密载体，不得擅自扩大使用范围或转借他人。（三）使用记录1.对涉密载体的使用情况应进行详细记录，包括使用时间、地点、内容、使用人等信息。2.使用记录应妥善保存，以备查询和审计。六、涉密载体的存储（一）存储场所1.应设立专门的涉密载体存储场所，如保密档案室、保密柜等，并具备防盗、防火、防潮、防虫、防磁等安全措施。2.存储场所应安装监控设备和报警装置，确保24小时安全监控。（二）存储方式1.涉密载体应按照密级分类存放，不同密级的载体应分开存储，不得混存。2.电子存储介质应进行加密存储，并定期进行备份，备份存储介质应异地存放。（三）存储管理1.对涉密载体存储场所应实行专人管理，管理人员应具备保密资质，并定期进行审查和考核。2.严格控制存储场所的访问权限，非授权人员不得进入。七、涉密载体的销毁（一）销毁条件1.涉密载体超过保密期限或已失去使用价值的，应及时进行销毁。2.因工作需要不再使用的涉密载体，应按照规定进行销毁。（二）销毁方式1.涉密载体的销毁应采用符合保密要求的方式进行，如粉碎、焚烧、化学处理等。2.对于电子存储介质，应采用专业的数据擦除设备进行数据清除，并进行物理销毁。（三）销毁程序1.涉密载体销毁前，应填写《涉密载体销毁审批表》，详细说明销毁的原因、内容、数量等信息，并报经公司/组织保密管理部门审批。2.经批准后，由专人负责组织实施销毁工作，并在销毁现场进行监督，确保销毁彻底。3.销毁工作完成后，应填写《涉密载体销毁记录》，记录销毁的时间、地点、方式、数量等信息，并由销毁人员和监督人员签字确认。八、监督与检查（一）监督部门公司/组织保密管理部门负责对涉密载体管理制度的执行情况进行监督检查。（二）检查内容1.涉密载体的产生、传递、使用、存储、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.保密措施是否落实到位，如存储场所的安全设施、使用人员的保密培训等。3.涉密载体管理的相关记录是否完整、准确。（三）检查方式1.定期检查：保密管理部门应定期对涉密载体管理情况进行全面检查，每年不少于[X]次。2.不定期抽查：保密管理部门可根据工作需要，不定期对涉密载体管理的重点环节和部位进行抽查。（四）问题处理1.对检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，责令相关部门和人员限期整改。2.对违反本制度的行为，应依法依规追究相关人员的责任。九、培训与教育（一）培训对象公司/组织全体员工均应接受涉密载体管理相关知识的培训，特别是涉及涉密工作的人员。（二）培训内容1.国家有关保密法律法规和公司/组织保密制度。2.涉密载体的分类、标识、传递、使用、存储、销毁等管理要求。3.保密意识和技能培训，如保密防范措施、应急处理方法等。（三）培训方式1.定期组织集中培训，邀请保密专家或内部资深人员进行授课。2.开展在线学习，提供相关的保密知识学习资料和课程。3.结合实际案例进行警示教育，提高员工