加气站各种档案管理制度

PAGE加气站各种档案管理制度一、总则（一）目的为加强加气站各类档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在加气站运营管理中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本公司所属的各加气站，涵盖加气站运营过程中形成的各类文件、资料、记录等档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：加气站档案由专门的档案管理部门或指定专人进行集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映加气站的实际运营情况，数据准确无误，严禁虚假和篡改。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的损坏、丢失和泄露，对涉及商业机密、技术秘密等重要档案严格保密。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、借阅和使用，提高档案的利用效率，为加气站的决策、运营和管理提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善加气站档案管理制度，明确档案管理流程和标准。2.对加气站各部门形成的档案进行集中收集、整理、归档、保管和统计。3.建立健全档案检索体系，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。4.定期对档案进行鉴定，对已失去保存价值的档案提出销毁意见，并按规定程序进行销毁。5.负责档案的安全保管，配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设备，确保档案的安全。6.组织开展档案管理培训，提高加气站员工的档案管理意识和业务水平。7.监督检查各部门档案管理工作的执行情况，对违反档案管理制度的行为进行纠正和处理。（二）各部门职责1.负责本部门在加气站运营过程中形成的各类文件、资料、记录的收集、整理和初步归档，并定期移交档案管理部门。2.明确专人负责本部门档案管理工作，确保档案的及时收集和妥善保管，防止档案的丢失和损坏。3.严格按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成、整理和归档工作，保证档案质量。4.在档案管理部门的指导下，做好本部门档案的查询、借阅等利用工作，并及时归还。5.配合档案管理部门做好档案的鉴定、销毁等工作，提供相关意见和资料。三、档案分类及归档范围（一）行政管理档案1.上级主管部门下发的各类文件、通知、规定等。2.加气站制定的各项管理制度、规定、办法等。3.加气站行政会议记录、纪要。4.加气站工作计划、总结、报告。5.加气站人员招聘、培训、考核、奖惩等人事管理文件。6.加气站固定资产管理文件，包括设备采购、验收、折旧、报废等记录。7.文件收发登记、传阅记录。（二）业务管理档案1.加气站加气业务流程文件，包括加气操作规程、安全检查制度等。2.加气站设备维护保养管理文件，如设备维护计划、维修记录、保养记录等。3.加气站安全管理档案，包括安全管理制度、应急预案、安全检查记录、事故处理报告等。4.加气站质量控制文件，如质量标准、检测记录、计量器具校准记录等。5.加气站客户管理档案，包括客户信息、加气记录、客户投诉处理记录等。（三）财务档案1.加气站财务预算、决算报告。2.财务凭证、账簿、报表。3.资金收支记录、发票管理文件。4.财务审计报告、税务申报资料。（四）工程建设档案1.加气站建设项目的可行性研究报告、立项批复等前期文件。2.设计图纸、施工图纸、竣工图纸。3.工程招投标文件、合同协议。4.工程施工过程中的技术资料、质量检验报告、隐蔽工程记录等。5.工程竣工验收文件、竣工决算报告。（五）其他档案1.加气站与外部单位签订的各类合同、协议。2.加气站对外宣传资料、广告策划方案等。3.加气站员工的个人档案，包括入职登记表、学历证书、资格证书等。4.加气站获得的荣誉证书、奖状等。四、档案收集与整理（一）收集要求1.各部门应指定专人负责档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.档案收集应遵循全面、系统的原则，涵盖加气站运营管理的各个方面。3.对重要文件、资料应进行备份，防止原件丢失或损坏。4.收集的档案应保持原始状态，不得擅自涂改、伪造或损毁。（二）整理要求1.档案管理部门对收集的档案进行统一整理，按照档案分类标准进行分类。2.对每份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查询和管理。3.编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源等信息。4.对档案进行装订、编页，确保档案的整齐、牢固。5.对破损、褪色的档案进行修复或复制，保证档案的可读性。五、档案归档与保管（一）归档要求1.各部门应定期将整理好的档案移交档案管理部门进行归档，移交时应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对归档的档案进行审核，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.归档后的档案应按照档案类别和保管期限进行存放，便于查找和管理。（二）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的数据存储设备，如磁盘、光盘等，对电子档案进行备份存储。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合档案保管要求。3.档案应分类存放在档案柜中，标识清晰，便于查找。4.对重要档案应采取特殊的保管措施，如加密存储、异地备份等。5.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，确保档案的安全。六、档案查询与借阅（一）查询程序1.加气站员工因工作需要查询档案，应填写档案查询申请表，注明查询内容和目的。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。3.档案管理部门根据申请内容进行查询，查询结果应如实提供给申请人。4.如需复印档案资料，应经档案管理部门负责人批准，并按规定收取复印费用。（二）借阅程序1.因工作需要借阅档案，应填写档案借阅申请表，详细注明借阅档案的名称、数量、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案管理部门负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅人应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。4.借阅人应妥善保管借阅的档案，不得擅自转借、涂改、复印、损毁或丢失。5.档案归还时，档案管理部门应进行检查，如发现档案有损坏或丢失情况，借阅人应承担相应责任。七、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定应遵循全面审查、客观公正的原则，根据档案的历史价值、现实利用价值和保存价值进行综合评估。2.对涉及加气站核心业务、商业机密、技术秘密等重要档案，应适当延长保管期限。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对档案进行定期鉴定工作。（三）鉴定方法1.档案鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，判断其是否仍具有保存价值。2.参考档案的利用情况，对利用率较低、已失去现实利用价值的档案进行重点审查。3.结合加气站的发展规划和业务变化，对涉及过时业务或已不再适用的档案进行分析鉴定。（四）销毁程序1.经鉴定小组鉴定后，确定需要销毁的档案，编制档案销毁清单，注明档案的编号、名称、日期、数量等信息。2.档案销毁清单经档案管理部门负责人、公司分管领导签字批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，采用焚烧、粉碎等方式进行彻底销毁，并做好销毁记录。4.销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁方式、监销人等信息，与档案销毁清单一并归档保存。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立加气站档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的效率和准确性。2.通过信息化手段，实现档案的在线查询、借阅、统计等功能，方便加气站员工利用档案。3.利用信息化技术对档案进行备份存储，确保档案数据的安全可靠。（二）信息化管理措施1.配备必要的计算机设备、网络设备和档案管理软件，建立档案数据库。2.将纸质档案进行数字化扫描，转换为电子档案存储在数据库中，并建