高中实验室档案管理制度

PAGE高中实验室档案管理制度一、总则（一）目的为加强高中实验室档案管理，确保实验室档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在实验室教学、科研、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校高中各学科实验室的档案管理工作。（三）管理原则1.集中统一管理原则：实验室档案由学校指定的档案管理部门或专人集中管理，确保档案的完整性和一致性。2.真实性原则：档案内容应真实反映实验室的工作实际，不得弄虚作假。3.准确性原则：档案信息应准确无误，数据、文字等应清晰、规范。4.系统性原则：档案应按照一定的分类标准和方法进行整理，保持其内在的系统性和逻辑性。5.保密性原则：对涉及国家机密、学校机密或个人隐私的档案，应严格保密，防止泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善实验室档案管理制度，并组织实施。2.对实验室档案工作进行监督、指导和检查，确保档案管理工作规范有序。3.集中统一管理实验室档案，包括收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对档案进行清查和盘点，确保档案的安全和完整。5.积极开发档案信息资源，为学校教学、科研、管理等工作提供服务。（二）实验室负责人职责1.负责本实验室档案工作的组织和协调，确保档案工作与实验室各项工作同步进行。2.指导本实验室工作人员做好档案的收集、整理和归档工作，保证档案资料的齐全、完整。3.对本实验室档案的真实性、准确性和完整性负责，及时审核和签字确认档案材料。4.配合档案管理部门做好档案的移交、查阅、利用等工作。（三）实验室工作人员职责1.负责本岗位工作中形成的各类文件材料的收集、整理和初步分类，并及时移交实验室负责人审核。2.严格遵守档案管理制度，妥善保管好自己手中的档案资料，防止丢失、损坏和泄密。3.积极配合档案管理部门和实验室负责人做好档案的各项管理工作，提供必要的协助和支持。三、档案分类与编号（一）分类标准1.教学档案：包括教学计划、教学大纲、实验教案、学生实验报告、教学总结等。2.设备档案：包括设备购置计划、合同、验收报告、使用说明书维修记录等。3.安全档案：包括安全管理制度、安全检查记录、事故应急预案及处理记录等。4.科研档案：包括科研项目申报书、研究报告、论文发表等相关材料。5.行政管理档案：包括实验室工作计划、工作总结、会议记录、考勤记录等。（二）编号方法1.采用分类编号法，按照上述分类标准，每一类档案给予一个固定的编号。例如：教学档案编号为JX，设备档案编号为SB，安全档案编号为AQ，科研档案编号为KY，行政管理档案编号为XZ。2.在每一类档案编号下，再根据档案的形成时间、内容等进行细分编号。如教学档案中的实验教案，按照学科分类后，再以年份和顺序号进行编号，如JXSYJA20XX0X，其中SYJA表示实验教案，20XX表示年份，0X表示顺序号。四、档案收集与整理（一）收集范围1.实验室在教学、科研、管理等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字材料（如文件、报告、通知等）、图表（如实验数据图表、仪器图纸等）、声像材料（如照片、录音、录像等）、实物（如实验标本、获奖证书等）。2.上级主管部门下发的与实验室工作相关的文件、通知、标准等。3.外单位与本实验室交流合作过程中形成的重要文件、资料等。（二）收集要求1.及时性：各岗位工作人员应及时将工作中形成的档案材料收集起来，按照规定的时间移交实验室负责人。2.完整性：收集的档案材料应齐全完整，不得遗漏重要信息。3.准确性：档案材料的内容应准确无误，数据、文字等应清晰、规范。（三）整理方法1.分类：按照档案分类标准，对收集到的档案材料进行分类。2.装订：对纸张材料进行整理，去除金属物，采用线装或胶装等方式进行装订，保持整齐美观。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、责任者等信息，便于查找和管理。4.装盒：将整理好的档案材料装入档案盒，并在盒脊上标明档案类别、编号范围等信息。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.库房内配备必要的档案装具，如档案柜、档案架等，并按照档案类别和编号顺序进行排列，便于查找和存放。（二）保管要求1.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好记录。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性和可读性。3.按照档案保管期限的要求，对档案进行妥善保管，到期档案应按照规定进行鉴定和处理。4.电子档案应定期进行备份，并存储在安全可靠的介质上，防止数据丢失。六、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合本校实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，确保档案的真实性和完整性，避免片面性和主观性。（二）鉴定组织及方法1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、实验室负责人及相关专业人员组成。2.鉴定小组根据档案的保管期限、内容价值等因素，对档案进行逐卷、逐件鉴定，提出鉴定意见。（三）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组填写档案销毁清册，注明档案名称、编号、日期、数量等信息。2.档案销毁清册经学校主管领导审批后，方可进行销毁。3.档案销毁应指定专人负责，并在监销人员的监督下进行，确保销毁彻底，防止档案流失。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字确认，并将销毁情况报告学校档案管理部门备案。七、档案查阅与利用（一）查阅范围1.本校教职工因教学、科研、管理等工作需要，可查阅相关实验室档案。2.外单位因工作需要查阅本校实验室档案，须经学校主管领导批准，并办理相关查阅手续。3.学生查阅实验报告等教学档案，应按照学校规定的程序进行申请和查阅。（二）查阅手续1.本校教职工查阅档案，需填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、编号等信息，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.外单位查阅档案，需持单位介绍信，填写档案查阅申请表，经学校主管领导批准后，方可查阅。查阅人员应严格遵守档案查阅规定，不得擅自摘抄、复制、拍照等。3.学生查阅档案，需由本人提出申请，经任课教师或班主任签字同意后，到档案管理部门查阅。（三）利用规定1.档案利用应遵循保密原则，不得泄露档案内容中涉及的国家机密、学校机密或个人隐私。2.查阅档案时，应在档案管理部门指定的地点进行，不得将档案带出库房。如需摘抄、复制档案，应经档案管理部门同意，并按照规定的格式和要求进行。3.对档案利用情况应进行登记，包括查阅时间、查阅人员、查阅内容、利用效果等信息，以便跟踪和统计档案利用情况。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立高中实验室档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理工作的效率和水平。2.通过信息化手段，实现档案信息的快速检索、查询和共享，为学校教学、科研、管理等工作提供更加便捷的服务。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、录入等处理，形成电子档案，并建立相应的数据库。2.系统功能模块：包括档案录入、查询、借阅、统计、鉴定、销毁等功能模块，满足档案管理工作的各项需求。3.安全管理：建立完善的档案信息安全管理制度，采取数据加密、用户认证、访问控制等技术手段，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.配备必要的计算机设备、存储设备和软件系统，确保档案信息化管理工作的正常开展。2.档案