ppp项目档案管理制度

PAGEppp项目档案管理制度一、总则（一）目的为加强PPP项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为项目的决策、建设、运营及后续评价提供可靠依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司参与的所有PPP项目，包括项目的筹备、立项、采购、建设、运营、移交等全过程形成的各类文件材料。（三）基本原则1.集中统一管理原则PPP项目档案由公司指定的档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则档案内容必须真实反映项目建设和运营的实际情况，严禁虚假和伪造。3.完整性原则全面收集项目各阶段形成的各类文件材料，保证档案的齐全完整。4.规范性原则档案的形成、整理、归档和保管应符合国家有关法律法规、行业标准及公司内部规定的要求。5.保密性原则对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司的档案管理制度，制定和完善PPP项目档案管理细则。2.负责指导、监督和检查项目各部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理PPP项目档案，建立健全档案管理制度，确保档案的安全保管和有效利用。4.组织档案的整理、分类、编目、装订等工作，编制档案检索工具和参考资料。5.负责档案的鉴定、销毁工作，对超过保管期限的档案进行鉴定，提出销毁意见，报经批准后组织实施。6.开展档案信息化建设，推进档案数字化管理，提高档案管理效率和服务水平。7.参与项目竣工验收和后评价工作，提供相关档案资料。（二）项目各部门职责1.负责本部门在PPP项目实施过程中形成的文件材料的收集、整理和归档工作，并定期移交档案管理部门。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案工作的日常管理，确保档案的及时收集和规范整理。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作，提供必要的协助和支持。4.在项目建设和运营过程中，严格按照档案管理要求，妥善保管本部门的档案资料，防止丢失、损坏和泄密。（三）项目负责人职责1.对项目档案管理工作负总责，将档案管理工作纳入项目整体工作计划，确保档案工作与项目建设和运营同步进行。2.协调解决项目档案管理工作中的重大问题，保障档案管理工作所需的人员、经费和设备等条件。3.督促项目各部门及时做好档案的收集、整理和归档工作，对档案管理工作进行定期检查和指导。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件材料包括项目建议书、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目立项批复、PPP项目实施方案、物有所值评价报告、财政承受能力论证报告等。2.项目采购文件材料采购文件、采购公告、资格预审文件、投标文件、评标报告、中标通知书、采购合同等。3.项目建设文件材料项目设计文件、施工图纸、施工组织设计、工程变更文件、工程质量验收文件、工程进度报告、工程结算文件等。4.项目运营文件材料运营方案、运营记录、设备维护记录、安全管理文件、环境监测报告、服务质量评价文件等。5.项目移交文件材料移交申请、移交清单、资产清查报告、性能测试报告、验收报告等。6.其他与项目相关的文件材料包括会议纪要、来往函件、项目照片、影像资料等。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责文件材料的收集工作，确保文件材料的及时、完整收集。2.收集的文件材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，确保电子文件的可读性和可利用性。4.对于重要文件材料，应收集原件；如无法收集原件，应收集与原件核对无误的复印件，并注明原件存放处。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.分类科学、组卷合理、排列有序、编号规范。（四）整理方法1.分类根据PPP项目的特点和档案管理要求，将档案分为项目前期文件、项目采购文件、项目建设文件、项目运营文件、项目移交文件等大类，每大类下再根据文件的性质和内容进行细分。2.组卷按照文件的来源、时间、内容等因素，将具有内在联系的文件组合成卷。卷内文件应按顺序排列，编写页号。3.编目编制卷内文件目录，包括文件编号、责任者、文号、题名、日期、页号等项目。同时，编制案卷目录，包括案卷编号、题名、年度、保管期限、密级等项目。4.装订对纸质档案进行装订，去除金属物，采用线装或胶装方式，确保档案的整齐牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.项目各部门应在文件材料形成后的次年上半年内，将整理好的档案移交档案管理部门。2.对于项目竣工验收后形成的文件材料，应在验收合格后的三个月内归档。（二）归档程序1.项目各部门将整理好的档案移交档案管理部门时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门对接收的档案进行核对，检查档案的完整性、准确性和规范性，对不符合要求的档案退回原部门重新整理。3.档案管理部门将归档的档案按照分类方案进行存放，并建立档案台账，记录档案的入库、保管、利用等情况。（三）保管期限1.PPP项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、PPP项目实施方案、采购合同、建设工程竣工图、项目竣工验收报告、项目移交文件等。3.长期保管的档案保管期限为10年至50年，主要包括项目设计文件、施工组织设计、工程变更文件、工程质量验收文件、运营记录等。4.短期保管的档案保管期限为5年以下，主要包括一般性的来往函件之类。（四）保管要求1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、整齐、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。3.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和维护，防止数据丢失。4.建立档案保管制度，定期对档案进行清查盘点，确保档案的账实相符。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.档案利用应遵循方便利用、确保安全的原则，为项目建设、运营、决策等提供及时有效的服务。2.严格遵守档案保密制度，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应按照保密规定进行管理，限制利用范围。（二）利用方式1.查阅档案管理部门应设立档案查阅室，为利用者提供查阅服务。利用者查阅档案时，应填写查阅登记表，注明查阅目的、查阅内容等信息。2.借阅因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经部门负责人批准后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，按照规定的程序进行复制。复制的档案应加盖档案管理部门的印章，并注明出处。（三）利用登记档案管理部门应对档案的利用情况进行详细登记，包括利用者姓名、单位、利用时间、利用内容、查阅或借阅的档案名称及数量等信息。登记记录应妥善保存，以便查询和统计。（四）归还与注销借阅的档案到期后，利用者应及时归还档案管理部门。档案管理部门应对归还的档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究相关人员的责任。利用者归还档案后，档案管理部门应在借阅申请表上注明归还日期，并予以注销。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关业务人员组成。鉴定小组负责对到期档案进行鉴定，提出鉴定意见。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行鉴定。2.对已失去保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。3.对仍有一定保存价值，但保管期限已满的档案，可根据实际情况延长保管期限。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审核，编制档案销毁清册，注明档案名称、年度、保管期限、密级等信息。2.档案销毁清册经档案管理部门负责人、公司分管领导审批后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，由监销人员和销毁人员签字确认。4.销毁后的档案销毁清册应永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立PPP项目档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.提高档案管理工作的效率和质量，为项目建设和运营提供更加便捷、高效的档案服务。（二）数字化流程1.档案扫描对纸质档案进行扫描，扫描分辨率应符合国家规定的标准，确保扫描图像清晰可读。2.图像处理对扫描后的图像进行去污、裁剪、纠偏等处理，提高图像质量。3.数据录入将档案的元数据信息录入档案管理信息系统，建立档案数据库。4.挂接存储将数字化档案与对应的元数据信息进行挂接存储，确保档案信息的一致性和完整性。（三）信息系统管理1.档案管理信息系统应具备档案录入、检索、借阅、统计、鉴定、销毁等功能，满足