全公司档案资料管理制度

PAGE全公司档案资料管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案资料管理，确保档案资料的完整、准确、系统和安全，便于档案资料的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各部门、分支机构、子公司等所有单位的档案资料管理工作。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案资料实行集中统一管理，由公司综合管理部门负责归口管理，各部门指定专人负责本部门档案资料的收集、整理、归档和保管工作。2.真实性原则：档案资料应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案资料的真实性和可靠性。3.完整性原则：档案资料应全面、系统地反映公司各项活动的全过程，确保档案资料的完整性和连续性。4.保密性原则：对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案资料，应严格保密，防止泄露。5.方便利用原则：档案资料的管理应便于查阅、利用，提高档案资料的使用效率。二、档案资料管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策，制定公司档案资料管理制度和工作流程。2.负责公司档案资料的集中统一管理，指导、监督和检查各部门档案资料管理工作。3.负责公司档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。4.负责公司档案资料的信息化建设，建立和完善公司档案资料管理信息系统。5.负责公司档案资料的查阅、利用和统计工作，为公司各项工作提供档案资料支持。6.负责公司档案资料管理人员的培训和考核工作，提高档案资料管理人员的业务水平和综合素质。（二）各部门职责1.负责本部门档案资料的收集、整理、归档和保管工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全。2.按照公司档案资料管理制度和工作流程，定期向综合管理部门移交本部门的档案资料。3.负责本部门档案资料的查阅、利用和统计工作，及时向综合管理部门反馈档案资料的使用情况。4.配合综合管理部门做好公司档案资料的鉴定、销毁等工作。（三）档案资料管理人员职责1.认真学习和贯彻执行国家有关档案资料管理的法律法规和方针政策，遵守公司档案资料管理制度和工作流程。2.负责本部门或本岗位档案资料的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作，确保档案资料的完整、准确、系统和安全。3.负责档案资料的信息化录入和维护工作，确保档案资料管理信息系统的正常运行。4.负责档案资料的查阅、利用和统计工作，为公司各项工作提供档案资料支持。5.负责档案资料的安全保密工作，严格遵守档案资料查阅、借阅制度，防止档案资料泄露。6.定期对档案资料进行清理和盘点，及时发现和解决档案资料管理中存在的问题。三、档案资料的分类与编号（一）档案资料分类公司档案资料分为以下几类：1.行政管理类：包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等文件，公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司行政办公会议纪要、工作计划、工作总结等文件，公司行政公文、函件、通知、报告等文件，公司印章管理、证照管理、档案管理等文件，公司行政事务处理记录、信访记录、投诉记录等文件。2.人力资源类：包括公司人力资源规划、招聘与录用、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系等方面的文件，员工档案、劳动合同、培训记录、绩效考核记录、薪酬发放记录、员工奖惩记录等文件。3.财务审计类：包括公司财务预算、财务决算、财务报表、财务审计报告等文件，公司财务管理制度、会计核算制度、财务审批制度等文件，公司资金管理、资产管理、成本管理、税务管理等文件，公司财务审计工作记录、审计报告、审计意见等文件。4.市场营销类：包括公司市场调研、市场策划、市场推广、销售管理等方面的文件，公司产品资料、宣传资料、销售合同、客户档案等文件，公司市场活动记录、销售业绩统计、客户投诉处理记录等文件。5.技术研发类：包括公司技术研发规划、技术创新、产品研发、工艺改进等方面的文件，公司技术研发项目立项报告、可行性研究报告、技术方案、技术图纸、技术文档等文件，公司技术研发工作记录、实验报告、测试报告等文件。6.生产管理类：包括公司生产计划、生产组织、生产调度、质量管理、设备管理、物资管理等方面的文件，公司生产工艺流程、操作规程、质量标准、设备维护保养记录、物资采购合同、物资出入库记录等文件，公司生产管理工作记录（如生产日报、月报、季报等）、质量检验记录、设备故障处理记录等文件。7.法务合规类：包括公司法律事务管理、合规风险管理等方面的文件，公司合同管理、知识产权管理、诉讼与仲裁管理等文件,公司法律意见书、合规报告、合同审查记录、知识产权申请文件、诉讼与仲裁文件等。8.其他类：包括公司对外投资、合作经营、项目建设等方面的文件，公司与政府部门、行业协会、合作伙伴等的往来文件，公司获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件等，公司其他不属于上述分类的档案资料。（二）档案资料编号公司档案资料采用分类编号法进行编号，编号格式为：[类别代码][年份][流水号]。1.类别代码：采用大写字母表示，具体如下：行政管理类：XZ人力资源类：RL财务审计类：CW市场营销类：SC技术研发类：JS生产管理类：SC法务合规类：FW其他类：QT2.年份：采用公元纪年，取年份后两位数字表示，如“2023”表示2023年。3.流水号：采用阿拉伯数字表示，从0001开始依次编号，如“0001”“0002”“0003”等。例如，一份2023年形成的行政管理类档案资料，编号为：XZ230001。四、档案资料的收集与整理（一）收集范围各部门应按照本制度规定的档案资料分类，收集本部门在各项活动中形成的具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等各种形式的档案资料。具体收集范围包括但不限于以下内容：1.上级主管部门下发的与本部门业务相关的文件、通知、指示等。2.本部门制定的工作计划、工作总结、工作方案、工作制度、工作流程、岗位职责等文件。3.本部门召开的会议记录、会议纪要、决议等文件。4.本部门与其他部门或外部单位签订的合同、协议、合作意向书等文件。5.本部门开展业务活动形成的报告、报表、统计数据、调查研究资料等文件。6.本部门员工的人事档案、劳动合同、培训记录、绩效考核记录、薪酬发放记录、员工奖惩记录等文件。7.本部门的设备清单、设备维护保养记录、设备采购合同、设备报废申请等文件。8.本部门的物资采购计划、物资采购合同、物资出入库记录、物资盘点记录等文件。9.本部门获得的荣誉证书、资质证书、奖励文件及相关证明材料。10.本部门其他具有保存价值的文件、资料、图表、数据、声像等档案资料。（二）收集要求1.各部门应明确专人负责档案资料的收集工作，确保档案资料收集的及时性、完整性和准确性。2.档案资料收集人员应定期收集本部门的档案资料，对收集到的档案资料进行初步整理和分类，确保档案资料的齐全完整。3.对于重要的档案资料，应及时进行收集，并采取必要的措施进行保护，防止档案资料丢失、损坏或泄露。4.档案资料收集人员应认真填写档案资料收集登记表，详细记录档案资料的名称、来源、形成时间、保管期限等信息。（三）整理要求1.档案资料整理应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。2.档案资料整理应按照本制度规定的档案资料分类和编号方法进行分类编号，确保档案资料的分类准确、编号规范。3.档案资料整理应剔除重复、无用的文件材料，对破损、褪色的文件材料进行修复或复制，确保档案资料的质量。4.档案资料整理应按照档案资料的保管期限进行划分，分别编制永久、长期、短期档案资料目录。5.档案资料整理完成后，应及时将档案资料移交本部门档案资料管理人员进行保管。五、档案资料的归档与保管（一）归档要求1.各部门档案资料管理人员应定期对本部门收集整理的档案资料进行归档，确保档案资料及时归档入库。2.档案资料归档时，应按照档案资料的分类编号顺序进行排列，编制档案资料归档目录，注明档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.档案资料归档目录应一式两份，一份随档案资料一同归档，一份由档案资料管理人员留存备查。4.档案资料归档后，应及时在档案资料管理信息系统中录入档案资料的相关信息，确保档案资料管理信息系统与实际档案资料一致。（二）保管期限公司档案资料的保管期限分为永久、长期和短期三种，具体划分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌的，对公司有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。主要包括公司设立、变更、注销等相关文件，公司章程、股东会决议、董事会决议、监事会决议等文件，公司年度财务决算报告,公司重要的合同、协议、合作意向书等文件，公司获得的重要荣誉证书、资质证书、奖励文件等。2.长期保管：凡是反映公司一般职能活动和历史情况的，在较长时间内对公司有查考利用价值的档案资料，列为长期保管。保管期限为15年至50年。主要包括公司内部管理制度、工作流程、岗位职责等文件，公司行政办公会议纪要、工作计划、工作总结等文件，公司行政公文、函件、通知、报告等文件，公司人力资源规划、招聘与录用、培训与开发、绩效考核、薪酬福利、员工关系等方面的文件，公司财务预算、财务报表、财务审计报告等文件，公司市场调研、市场策划、市场推广、销售管理等方面的文件，公司技术研发规划、技术创新、产品研发、工艺改进等方面的文件，公司生产计划、生产组织、生产调度、质量管理、设备管理、物资管理等方面的文件，公司法律事务管理、合规风险管理等方面的文件，公司对外投资、合作经营、项目建设等方面的文件，公司与政府部门、行业协会、合作伙伴等的往来文件。3.短期保管：凡是反映公司局部职能活动和短期历史情况的，在较短时间内对公司有查考利用价值的档案资料，列为短期保管。保管期限为5年至15年。主要包括公司一般性的行政事务处理记录、信访记录、投诉记录等文件，公司一般性的合同、协议、合作意向书等文件，公司一般性的财务报表、财务审计报告等文件，公司一般性的市场活动记录、销售业绩统计、客户投诉处理记录等文件，公司一般性的技术研发工作记录、实验报告、测试报告等文件，公司一般性的生产管理工作记录（如生产日报、月报、季报等）、质量检验记录、设备故障处理记录等文件，公司一般性的物资采购计划、物资采购合同、物资出入库记录、物资盘点记录等文件。（三）保管方式1.纸质档案保管：公司档案资料以纸质档案为主，应采用专门的档案库房进行保管。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等条件，确保档案资料的安全。2.电子档案保管：公司档案资料应同时进行电子档案备份，采用光盘、硬盘等存储介质进行存储，并定期进行检查和维护，确保电子档案的完整性和可读性。电子档案应按照档案资料的分类编号顺序进行存储，建立电子档案目录，注明档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息。3.声像档案保管：公司档案资料中的声像档案，如照片、录音、录像等，应采用专门的存储设备进行保管，并按照档案资料的分类编号顺序进行整理和编目，注明声像档案的名称、编号、日期、保管期限等信息。声像档案应定期进行检查和维护，确保声像档案的质量。（四）保管期限的变更与销毁1.保管期限的变更：档案资料的保管期限一经确定，不得随意变更。如因特殊原因需要变更保管期限的，应经综合管理部门审核同意，并报公司领导批准。2.档案资料的销毁：档案资料保管期满后，由综合管理部门会同相关部门组成鉴定小组，对档案资料进行鉴定，提出销毁意见。经公司领导批准后，由综合管理部门负责组织实施档案资料的销毁工作。档案资料销毁时，应编制档案资料销毁清册，注明档案资料的名称、编号、日期、保管期限等信息，并由监销人员签字确认。档案资料销毁清册应永久保存。六、档案资料的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案资料，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经本部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.公司外部人员查阅档案资料，应填写档案资料查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，并提供有效身份证明和相关证明文件，经公司综合管理部门审核同意后，报公司领导批准，方可到综合管理部门办理查阅手续。3.涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要档案资料的查阅，应严格按照公司保密制度的规定进行审批，未经公司领导批准，任何人不得查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到综合管理部门办理查阅手续时，应出示有效身份证明，并在档案资料查阅登记簿上签字登记。2.综合管理部门档案资料管理人员根据查阅人员填写的档案资料查阅申请表，提供相应的档案资料，并在档案资料查阅现场进行监督。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案资料，不得擅自将档案资料带出查阅现场，不得在档案资料上涂改、标记、抽取、撤换、损坏等。4.查阅人员查阅完毕后，应及时将档案资料归还综合管理部门档案资料管理人员，并在档案资料查阅登记簿上注明查阅情况。（三）利用方式1.公司内部人员因工作需要利用档案资料时，可根据档案资料的性质和利用目的，采取复印、摘录、拍照、借阅等方式进行利用。2.公司外部人员因工作需要利用档案资料时，如需复印、摘录、拍照等，应经综合管理部门审