试验室资料档案保管制度

PAGE试验室资料档案保管制度一、总则（一）目的为加强试验室资料档案的管理，确保资料档案的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、利用和追溯，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本试验室所有资料档案的保管工作，包括试验报告、原始记录、仪器设备档案、人员资质档案、标准规范档案等各类与试验相关的资料。（三）职责分工1.档案管理部门负责制定和完善资料档案保管制度，指导和监督各部门资料档案的整理、归档和保管工作，集中统一管理试验室的各类资料档案。2.资料产生部门负责本部门资料的收集、整理、分类和初步审核，确保资料的真实性、准确性和完整性，并按照规定的时间和要求移交档案管理部门。3.资料使用人员严格遵守资料档案保管制度，按照规定的程序查阅、借阅和归还资料档案，不得擅自涂改、损毁、丢失资料档案。二、资料档案的分类与编号（一）分类原则根据资料档案的来源、性质、内容和用途，进行科学合理的分类，确保分类清晰、便于查找和管理。（二）分类方法1.试验报告类按照试验项目的类别进行分类，如材料性能试验报告、结构试验报告、环境试验报告等。2.原始记录类与试验报告相对应，按照试验项目的顺序进行编号和整理，确保原始记录与试验报告的关联性。3.仪器设备档案类以每台仪器设备为单位建立档案，包括仪器设备的购置合同、验收报告、操作规程、维修记录、校准证书等。4.人员资质档案类按照人员类别进行分类，如试验检测人员资质档案、技术管理人员资质档案等，每人一档，记录其学历、职称、资格证书、培训记录等信息。5.标准规范档案类按照标准规范的类别进行分类，如国家标准、行业标准、地方标准、企业标准等，同时记录标准规范的编号、名称、发布日期、实施日期等信息。（三）编号规则1.试验报告编号采用年份+项目类别代码+流水号的方式进行编号，例如：2023MT001，表示2023年材料性能试验报告的第1份。2.原始记录编号与试验报告编号一致，确保原始记录与试验报告的一一对应。3.仪器设备档案编号采用设备资产编号作为档案编号，便于与设备管理系统进行对接。4.人员资质档案编号采用人员身份证号码作为档案编号，确保人员档案的唯一性。5.标准规范档案编号采用标准规范的编号作为档案编号，如GB/T123452023，表示国家标准《XXXX》（2023年版）。三、资料档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应明确专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、完整收集。2.资料收集人员应熟悉各类资料的产生流程和质量要求，对收集到的资料进行初步审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。3.对于外来文件，如标准规范、检测委托单等，应及时登记并分发到相关部门。（二）整理要求1.资料整理人员应按照分类与编号规则，对收集到的资料进行分类、编号和排序，确保资料的条理清晰、便于查找。2.对于纸张类资料，应进行折叠、装订，使其规格统一，并在页面右上角加盖页码章。3.对于电子类资料，应按照规定的命名规则进行命名，并存储在指定的服务器或存储设备上，同时建立电子资料索引目录。四、资料档案的归档与保管（一）归档要求1.资料整理人员应定期将整理好的资料移交档案管理部门进行归档，归档时间原则上为每月一次。2.档案管理部门在接收资料时，应进行认真核对，确保资料的完整性和准确性。对于不符合要求的资料，应及时退回资料产生部门进行补充或更正。3.归档的资料应编制档案目录，一式两份，一份随档案存放，一份作为索引单独存放，便于查找和核对。（二）保管要求1.档案库房应选择干燥、通风、防火、防潮、防虫、防盗的房间作为档案库房，并配备必要的消防器材、温湿度控制设备和防虫药品。2.档案装具应使用符合标准的档案柜、档案架等装具存放档案，确保档案的安全存放。档案装具应按照类别和编号顺序进行排列，便于查找和管理。3.档案存储方式档案应分类存放，不同类别的档案之间应保持一定的间距，避免相互挤压和损坏。对于纸质档案，应采用竖放的方式，便于查阅和抽取；对于电子档案，可以采用光盘、硬盘等存储介质进行备份存储，并建立相应的存储目录和索引。4.温湿度控制档案库房的温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。档案管理部门应定期对库房的温湿度进行监测和记录，采取必要的措施进行调节，确保档案的安全保存。5.安全防范档案库房应安装防盗门窗、监控设备等安全防范设施，确保档案的安全。档案管理人员应定期对库房进行巡查，检查档案的存放情况和安全设施的运行情况，发现问题及时报告并处理。五、资料档案的查阅与借阅（一）查阅要求1.因工作需要查阅资料档案的人员，应填写《资料档案查阅申请表》，注明查阅的资料名称、查阅目的、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到查阅申请后，应及时进行审核，并安排专人陪同查阅。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将资料带出档案库房。3.查阅人员应爱护资料档案，不得在资料上涂改、标记、污损或撕毁，如需复印或摘录资料，应经档案管理部门同意，并按照规定的程序进行办理。（二）借阅要求1.因工作需要借阅资料档案的人员，应填写《资料档案借阅申请表》，注明借阅的资料名称、借阅目的、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意后，提交档案管理部门。2.档案管理部门收到借阅申请后，应进行严格审核，对于涉及机密或重要资料的借阅，应报试验室负责人批准。3.借阅人员应按照规定的时间归还资料档案，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人员应妥善保管资料档案，不得转借他人或用于其他非工作目的。4.借阅人员归还资料档案时，档案管理部门应进行认真核对，检查资料档案是否完好无损，如有损坏或丢失，应按照规定追究借阅人员的责任。六、资料档案的保密与安全（一）保密要求1.试验室资料档案涉及到试验数据、技术秘密、客户信息等重要内容，档案管理人员和资料使用人员应严格遵守保密制度，确保资料档案的安全。2.档案管理人员应与资料使用人员签订保密协议，明确保密责任和义务。在资料的查阅、借阅和使用过程中，应采取必要的保密措施，防止资料的泄露。3.对于涉及机密的资料档案，应设置专门的存放区域，并采取加密存储、限制访问等措施进行管理。未经试验室负责人批准，任何人不得擅自查阅、借阅和复制机密资料档案。（二）安全要求1.档案管理部门应建立健全资料档案安全管理制度，加强对档案库房、档案装具、消防设施等的安全管理，确保档案的安全存放。2.定期对档案进行清查和盘点，核对档案的数量、种类和存放位置，确保档案的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时进行处理，并记录在案。3.加强对档案管理人员的安全教育，提高其安全意识和应急处理能力。制定档案安全应急预案，定期进行演练，确保在发生火灾、水灾、盗窃等突发事件时，能够迅速采取有效的措施进行应对，减少损失。七、资料档案的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无保存价值的资料档案。2.因自然灾害、意外事故等原因造成损坏且无法修复的资料档案。3.经试验室负责人批准，确需销毁的其他资料档案。（二）销毁程序1.档案管理部门应定期对资料档案进行清理，确定拟销毁的档案清单，并填写《资料档案销毁申请表》，注明销毁档案的名称、数量、销毁原因等信息，提交试验室负责人审批。2.试验室负责人批准后，档案管理部门应指定专人负责销毁工作，并在销毁