办公室机密档案管理制度

PAGE办公室机密档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司办公室机密档案的管理，确保档案信息的安全与保密，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在处理办公室机密档案过程中的相关活动。（三）定义1.办公室机密档案：指公司在经营管理、业务活动等过程中形成的，涉及公司商业秘密、技术秘密、财务信息、人事信息等具有重要保密价值的各类文件、资料、记录等。2.密级划分：根据档案的重要性和保密程度，将办公室机密档案划分为绝密、机密、秘密三个等级。绝密级：是公司最重要的机密信息，一旦泄露将对公司造成极其严重的损害，如公司核心技术资料、重大投资决策文件等。机密级：属于公司重要的机密信息，泄露后可能对公司的正常运营和发展产生较大影响，如关键业务流程文档、重要客户信息等。秘密级：是公司一般性的机密信息，泄露后可能对公司造成一定的不利影响，如普通员工人事档案、一般性业务数据等。（四）管理原则1.严格保密原则：对机密档案采取严格的保密措施，防止信息泄露。2.分级管理原则：根据密级不同，实行分级分类管理。3.规范操作原则：明确档案管理流程和操作规范，确保档案管理工作的准确性和规范性。4.确保安全原则：保障档案的存储、传输、使用等环节的安全，防止档案损坏、丢失或被非法获取。二、档案的产生与收集（一）档案产生1.公司各部门在日常工作中形成的各类文件、资料、记录等，凡涉及公司机密信息的，均应按照本制度进行管理。2.员工在履行工作职责过程中，因工作需要接触到的公司外部机密信息，如客户提供的保密资料、合作伙伴的商业秘密等，应妥善保管，并按照公司要求进行处理。（二）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门机密档案的收集工作，确保档案的及时、完整收集。2.对于重要会议、项目等活动产生的机密档案，相关责任人应在活动结束后及时将档案整理收集，并移交至公司办公室档案管理部门。3.员工离职时，应将其工作期间保管的公司机密档案全部移交至所在部门负责人，由部门负责人统一处理。三、档案的整理与分类（一）整理要求1.对收集到的机密档案进行分类整理，确保档案资料的系统性和完整性。2.档案应按照类别、时间顺序等进行排列，便于查找和管理。3.对档案中的文件、资料等进行编号，建立档案编号体系，确保每份档案都有唯一的标识。（二）分类方法1.按密级分类：将机密档案分为绝密、机密、秘密三类，分别存放和管理。2.按业务类型分类：根据公司的业务范围，将档案分为行政管理、财务管理、人力资源管理、市场营销、技术研发等类别。3.按时间分类：按照档案形成的时间顺序进行分类，便于跟踪档案的历史沿革。四、档案的存储与保管（一）存储设施1.公司应设立专门的机密档案存储场所，配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备。2.存储场所应设置门禁系统，限制无关人员进入，确保档案存储环境的安全。（二）保管措施1.绝密级档案应存放在专门的保险柜中，并实行双人保管制度，只有经过授权的两人同时在场才能开启保险柜。2.机密级档案应存放在专门的档案柜中，加锁保管，钥匙由专人负责保管。3.秘密级档案可存放在普通档案柜中，但应妥善保管，防止丢失或损坏。4.定期对档案进行盘点和检查，确保档案的完整性和准确性。如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应的措施进行处理。五、档案的借阅与使用（一）借阅审批1.公司内部人员因工作需要借阅机密档案的，应填写《机密档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、密级、借阅目的、借阅时间等信息。2.《机密档案借阅申请表》应经所在部门负责人审批，涉及重要机密档案的，还需经公司分管领导审批。3.档案管理部门根据审批结果，办理档案借阅手续，借阅人应在规定的时间内归还档案。（二）借阅期限1.绝密级档案一般不得借阅，如因特殊情况需要借阅的，借阅期限不得超过[X]个工作日，并应严格控制借阅范围。2.机密级档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延长借阅期限的，应重新办理审批手续。3.秘密级档案的借阅期限一般不得超过[X]个工作日。（三）使用要求1.借阅人应妥善保管所借阅的机密档案，不得擅自转借、复印、传播或泄露档案内容。2.在使用档案过程中，应严格按照公司的保密规定进行操作，确保档案信息的安全。3.借阅人使用完毕后，应及时将档案归还至档案管理部门，并办理归还手续。六、档案的传递与共享（一）传递方式1.机密档案的传递应采用安全可靠的方式，如专人送达、加密电子传输等。2.采用加密电子传输方式传递档案时，应使用公司指定的加密软件，并确保传输过程的安全性。（二）共享范围1.机密档案的共享应严格限制在公司内部经授权的人员范围内，不得随意扩大共享范围。2.如需与公司外部单位共享机密档案的，应按照公司的相关规定进行审批，并签订保密协议，确保档案信息的安全。（三）共享审批1.公司内部人员因工作需要共享机密档案的，应填写《机密档案共享申请表》，注明共享档案的名称、密级、共享对象、共享目的等信息。2.《机密档案共享申请表》应经所在部门负责人审批，涉及重要机密档案的，还需经公司分管领导审批。3.档案管理部门根据审批结果，办理档案共享手续，并对共享过程进行监督。七、档案的销毁（一）销毁条件1.机密档案在超过保管期限或已失去保存价值的情况下，应进行销毁处理。2.因公司业务调整、机构撤销等原因，导致某些机密档案不再需要保存的，也应进行销毁。（二）销毁审批1.档案管理部门应定期对库存的机密档案进行清查，提出销毁意见，并填写《机密档案销毁申请表》。2.《机密档案销毁申请表》应经所在部门负责人审核，公司分管领导审批。3.经批准后，档案管理部门方可组织实施档案销毁工作。（三）销毁方式1.机密档案的销毁应采用安全可靠的方式，如粉碎、焚烧等，确保档案信息无法恢复。2.销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员签字确认。八、监督与检查（一）监督机制1.公司设立专门的保密监督机构，负责对公司机密档案管理制度的执行情况进行监督检查。2.各部门负责人为本部门保密工作的第一责任人，应定期对本部门机密档案管理情况进行自查，并向公司保密监督机构报告自查结果。（二）检查内容1.档案的收集、整理、分类、存储、保管、借阅、使用、传递、共享、销毁等环节是否符合本制度的规定。2.员工对公司机密档案管理制度的知晓程度和执行情况。3.保密设施设备的运行情况和维护情况。（三）违规处理1.对于违反本制度规定，导致公司机密档案信息泄露的，将视情节轻重，给予相应的纪律处分；构成犯罪的，依法追究刑事责任。2.