物业资料档案室管理制度

PAGE物业资料档案室管理制度一、总则（一）目的为加强物业资料档案室的管理，确保物业资料的完整性、准确性、安全性和可追溯性，提高物业管理服务水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司物业资料档案室的管理工作，包括但不限于物业项目规划设计资料、工程建设资料、业主档案、物业运营管理资料等。（三）管理原则1.集中统一管理原则：物业资料档案室对公司所有物业资料进行集中统一管理，确保资料的完整性和一致性。2.分类管理原则：按照资料的类别、性质、时间等因素进行分类管理，便于资料的查找和使用。3.安全保密原则：采取必要的安全保密措施，确保物业资料的安全，防止资料泄露、丢失或损坏。4.方便利用原则：建立科学合理的资料检索体系，提高资料的利用效率，为物业管理服务提供有力支持。二、档案资料的收集（一）收集范围1.物业项目规划设计资料：包括项目规划设计方案、图纸、说明书、可行性研究报告等。2.工程建设资料：涵盖工程立项批复、施工许可证、招投标文件、施工合同、工程竣工图、工程验收报告等。3.业主档案：包含业主基本信息、购房合同、入住资料、装修申请及验收资料、维修记录等。4.物业运营管理资料：有物业管理制度、服务标准、工作计划、财务报表、设备设施档案、环境卫生记录、安全管理记录等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责资料的收集工作，确保资料的及时、准确、完整。2.资料收集人员应按照规定的时间和要求，将收集到的资料移交至物业资料档案室。3.对于重要资料，应进行原件收集；对于无法收集原件的，应收集复印件，并确保复印件与原件一致。4.资料收集过程中，如发现资料缺失或不完整，应及时与相关部门或人员沟通，进行补充完善。（三）收集流程1.资料产生部门：在资料形成后，由部门负责人指定专人对资料进行整理、分类，并填写《物业资料收集清单》，详细记录资料的名称、数量、形成时间、来源等信息。2.移交：资料整理完成后，资料产生部门应及时将资料移交至物业资料档案室。移交时，双方应在《物业资料移交清单》上签字确认，明确资料的移交时间、数量、内容等。3.审核：物业资料档案室接收资料后，应对资料的完整性、准确性进行审核。如发现问题，应及时反馈给资料产生部门，要求其进行整改。三、档案资料的整理（一）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合文档管理的有关规定和要求。（二）整理方法1.分类：根据物业资料的类别、性质、时间等因素，将资料分为不同的类别，如项目规划设计类、工程建设类、业主档案类、物业运营管理类等。每个类别下再根据具体情况进行细分，如工程建设类可分为土建工程、电气工程、给排水工程等。2.编号：对整理好的资料进行编号，以便于查找和管理。编号应遵循唯一性、系统性、稳定性的原则，采用数字或字母与数字相结合的方式进行编制。例如，对于业主档案，可按照“楼号单元号房号资料类别顺序号”的格式进行编号。3.编目：编制资料目录，包括资料的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。目录应打印成册，并建立电子文档，以便于检索和查询。4.装订：对于纸张较多、需要长期保存的资料，应进行装订。装订时应注意保持资料的整齐、牢固，不得损坏资料内容。（三）整理流程1.接收资料：物业资料档案室接收各部门移交的资料后，对资料进行初步检查，确保资料的完整性和准确性。2.分类整理：按照整理原则和方法，对资料进行分类、编号、编目、装订等整理工作。3.审核验收：整理完成后，由物业资料档案室负责人对整理结果进行审核验收，确保整理工作符合要求。审核验收合格的资料，方可正式入库保管。四、档案资料的归档（一）归档范围已整理好的物业资料，包括纸质资料和电子资料。（二）归档要求1.归档资料应齐全完整、真实准确、整理规范。2.纸质资料应按照类别、编号顺序排列，装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。3.电子资料应按照规定的格式和命名规则进行存储，建立电子档案目录，并定期进行备份。4.归档资料应明确保管期限，保管期限分为永久、长期、短期三种。永久保管的资料主要是具有重要历史价值和法律意义的文件；长期保管的资料一般是在较长时间内对物业管理服务有参考价值的文件；短期保管的资料是在较短时间内需要查阅的文件。（三）归档流程1.整理检查：对已整理好的资料进行再次检查，确保资料符合归档要求。2.编制清单：编制《物业资料归档清单》，详细记录归档资料的编号、名称、数量、保管期限等信息。3.入库归档：将归档资料按照类别、编号顺序存入档案库房，并在档案管理系统中进行登记。同时将《物业资料归档清单》一式两份，一份存入档案库房，一份由物业资料档案室留存。五、档案资料的保管（一）保管环境1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等设施设备，确保档案资料的安全。3.档案库房应设置专门用于存放档案资料的密集架、档案柜等存储设备，并按照档案类别、编号顺序进行排列，便于查找和管理。（二）保管措施1.建立档案资料保管台账，详细记录档案资料的入库时间、保管期限、存放位置等信息。2.定期对档案资料进行清查盘点，确保账实相符。如发现档案资料有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。3.对电子档案资料应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点。同时，应定期对备份数据进行检查，确保数据的完整性和可用性。4.根据档案资料的保管期限，定期对到期档案进行鉴定和销毁。鉴定工作应由物业资料档案室负责人组织，相关部门人员参加，对档案资料的保存价值进行评估。经鉴定确无保存价值的档案，应填写《档案销毁清单》，报公司领导批准后，由专人负责销毁。销毁过程应进行记录，并由监销人员签字确认。（三）安全保密1.严格执行档案资料借阅制度，未经批准，任何人不得擅自进入档案库房。2.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案资料的内容。对涉及公司商业秘密、业主隐私等敏感信息的档案资料，应采取特殊的保密措施。3.在档案资料的整理、归档、保管等过程中，应注意保护档案资料的原始面貌，不得擅自涂改、伪造、销毁档案资料。六、档案资料的利用（一）利用范围公司内部各部门因工作需要查阅、借阅物业资料档案室档案资料的，均可按照本制度的规定进行利用。（二）利用要求1.查阅、借阅档案资料应填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，注明查阅、借阅的目的、内容、期限等信息，并经部门负责人签字同意后，方可到物业资料档案室办理查阅、借阅手续。2.查阅档案资料应在物业资料档案室指定的地点进行，不得擅自将档案资料带出档案室。如需复印档案资料，应经物业资料档案室负责人批准，并按照规定的程序进行复印。3.借阅档案资料应严格按照规定的期限归还，如需延期归还，应提前办理续借手续。借阅期间，借阅人应妥善保管档案资料，不得转借、涂改、伪造、丢失档案资料。如因保管不善造成档案资料损坏或丢失的，借阅人应承担相应的责任。4.涉及公司商业秘密、业主隐私等敏感信息的档案资料，未经公司领导批准，不得对外提供查阅、借阅。（三）利用流程1.申请：查阅、借阅人填写《档案查阅申请表》或《档案借阅申请表》，提交部门负责人签字同意。2.审批：物业资料档案室负责人对查阅、借阅申请进行审批，批准后在申请表上签字。3.查阅、借阅：查阅、借阅人凭申请表到物业资料档案室办理查阅、借阅手续，领取档案资料。4.归还：查阅、借阅人在规定期限内归还档案资料，物业资料档案室管理人员对归还的档案资料进行检查，确认无误后办理归还手续。七、档案资料的信息化管理（一）信息化建设目标建立物业资料档案管理信息系统，实现物业资料的电子化存储、检索、利用和管理，提高档案管理工作的效率和水平。（二）信息录入与维护1.按照档案资料的整理、分类、编号等要求，将纸质档案资料的相关信息录入档案管理信息系统，建立电子档案数据库。2.定期对电子档案数据库进行维护，确保数据的准确性、完整性和安全性。如发现数据有误或缺失，应及时进行修改和补充。（三）信息检索与利用1.利用档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需的档案资料信息。2.提供电子档案资料的在线查阅和下载服务，方便公司内部各部门人员利用档案资料。同时，对电子档案资料的查阅和下载情况进行记录，以便于统计和分析。（四）信息安全管理1.加强档案管理信息系统的安全防护，设置用户权限管理，确保只有授权人员才能访问和操作档案管理信息系统。2.定期对档案管理信息系统进行安全检查和维护，及时发现和处理系统存在的安全隐患。同时，对系统数据进行备份，防止数据丢失。八、档案资料的鉴定与销毁（一）鉴定原则根据档案资料的保管期限和实际利用价值，对档案资料进行定期鉴定，确保档案资料的保存价值与保管成本相匹配。（二）鉴定组织成立档案资料鉴定小组，由物业资料档案室负责人担任组长，相关部门人员为成员。鉴定小组负责对档案资料的鉴定工作进行组织和指导。（三）鉴定方法1.查阅档案资料的内容，了解其历史背景、形成过程、利用价值等情况。2.参考档案资料的保管期限，结合公司的实际情况，判断其是否仍具有保存价值。3.征求相关部门和人员的意见，综合评估档案资料的价值。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案资料，由档案资料鉴定小组填写《档案销毁清单》，详细记录档案资料的编号、名称、数量、保管期限