医院三合一档案管理制度

PAGE医院三合一档案管理制度一、总则（一）目的为加强医院档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，依据国家有关法律法规和行业标准，结合医院实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于医院各科室、部门及全体员工在工作中形成的各类档案，包括医疗档案、行政档案、财务档案等。（三）基本原则1.集中统一管理原则：医院档案实行集中统一管理，由医院档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真实准确原则：档案内容应真实、准确、完整，如实反映医院各项工作的实际情况。3.安全保密原则：确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏、泄露等情况发生。4.方便利用原则：建立健全档案利用制度，为医院各项工作提供及时、有效的档案信息服务。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定医院档案管理制度并组织实施。2.负责医院各类档案的收集、整理、分类、编目、装订、上架等工作。3.建立健全档案管理信息系统，实现档案的信息化管理。4.负责档案的保管、保护工作，定期对档案进行检查、清点、核对，确保档案的安全。5.按照规定的期限和范围，做好档案的鉴定、销毁工作。6.开展档案的利用工作，为医院各项工作提供档案信息服务。7.组织档案业务培训，提高档案管理人员的业务水平。8.指导和监督各科室、部门的档案管理工作。（二）各科室、部门职责1.负责本科室、部门档案的收集、整理、立卷、归档工作，并定期向医院档案管理部门移交。2.明确一名兼职档案员，负责本科室、部门档案管理的日常工作。3.严格执行医院档案管理制度，确保本科室、部门档案的安全和完整。4.积极配合医院档案管理部门开展档案利用工作，提供必要的档案信息。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，遵守档案管理规章制度，保守档案机密。2.认真履行档案管理职责，做好档案的收集、整理、保管、利用等工作。3.不断提高档案管理业务水平，熟练掌握档案管理的基本知识和技能。4.积极参加档案业务培训，接受档案管理部门的业务指导和监督。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.医疗档案：包括病历、检查检验报告、手术记录、护理记录等医疗过程中形成的各类文件材料。2.行政档案：包括医院行政文件、会议记录、工作计划与总结、人事档案、设备档案、基建档案等。3.财务档案：包括会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务工作中形成的各类文件材料。4.其他档案：包括科研档案、教学档案、外事档案等医院其他工作中形成的各类文件材料。（二）收集要求1.各科室、部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，并进行整理立卷。2.收集的文件材料应齐全完整、真实准确、字迹清晰、签署完备。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值和保管期限，便于保管和利用。3.便于计算机管理和检索。（四）整理方法1.将收集到的文件材料按照类别进行分类，如医疗档案分为门诊病历、住院病历等；行政档案分为行政文件、人事档案等。2.对每一类文件材料进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.按照编号顺序，将文件材料进行排列，并编写页码。4.填写卷内文件目录，包括文件编号、文号、责任者、题名、日期、页号等内容。5.装订成册，在左侧装订，确保文件材料的整齐牢固。6.编制案卷封面，包括案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限等内容。四、档案的保管与保护（一）保管场所1.医院应设立专门的档案库房，档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘、防有害气体等功能。2.档案库房应配备必要的设施设备，如空调、除湿机、防虫药品、灭火器、防盗门、防盗窗等。3.档案库房应保持清洁卫生，定期进行清扫和消毒。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.档案应采用密集架或档案柜进行存放，档案架、柜应排列整齐有序，并标注清晰的标识。3.对重要的档案应进行备份，备份方式可采用纸质备份、电子备份等，备份档案应与原件分开存放，并定期进行核对。（三）保护措施1.定期对档案进行检查、清点、核对，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制，确保档案的完整性。3.做好档案的防虫、防霉、防火、防盗等工作，定期投放防虫药品，检查消防设施设备的有效性。4.加强档案库房的安全管理，严格限制无关人员进入档案库房，档案管理人员离开库房时应关好门窗，切断电源。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关法律法规和医院档案管理制度，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面的历史观点，从医院工作的实际需要出发，准确判定档案的价值。3.严格掌握档案的销毁标准，确保档案的销毁工作合法、合规。（二）鉴定组织成立医院档案鉴定工作小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人、档案管理人员等组成。档案鉴定工作小组负责对档案进行定期鉴定。（三）鉴定方法1.对档案的内容、来源、时间、形式等进行综合分析，判断档案的价值。2.根据档案的保管期限，对超过保管期限的档案进行重点鉴定。3.征求相关业务部门的意见，确保档案鉴定工作的准确性。（四）销毁程序1.档案鉴定工作小组对拟销毁的档案进行逐一审核，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，包括档案题名、编号、文号、责任者、日期、保管期限等内容。3.经医院分管领导审批后，按照规定的程序进行销毁。4.档案销毁时，应指定专人负责监销，确保销毁工作的彻底性。5.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清册上签字，并将档案销毁清册存档。六、档案的利用与服务（一）利用范围1.医院内部各科室、部门在工作中需要查阅、借阅档案的。其2.医院外部单位因工作需要查阅、借阅医院档案的，应按照规定办理相关手续。3.患者及其家属因医疗需要查阅、复印病历等医疗档案的，应按照医院相关规定办理手续。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供利用者查阅。2.借阅：因工作需要借阅档案的，应填写借阅申请表，经所在科室、部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理借阅手续。借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应填写复制申请表，经档案管理部门负责人批准后，由档案管理人员进行复制。复制档案应注明出处，并加盖档案管理部门印章。（三）利用手续1.医院内部人员查阅、借阅档案时，应填写查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、利用目的等内容。2.医院外部单位查阅、借阅档案时，应出具单位介绍信，注明查阅、借阅的档案名称、编号、利用目的等内容，并按照规定缴纳查阅、借阅费用。3.患者及其家属查阅、复印病历等医疗档案时，应提供有效身份证件，填写查阅、复印申请表，注明查阅、复印的病历内容、利用目的等内容，并按照规定缴纳查阅、复印费用。（四）服务要求1.档案管理人员应热情接待利用者，及时、准确地提供档案信息服务。2.严格遵守档案利用制度，确保档案的安全和保密。3.对利用者提出的问题，应耐心解答，不得推诿、敷衍。4.定期对档案利用情况进行统计分析，为医院档案管理工作提供参考依据。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立医院档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.提高档案管理工作效率和服务质量，为医院各项工作提供更加便捷、高效的档案信息支持。（二）信息化建设内容1.档案数字化：对医院现有的各类档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合医院档案管理的信息系统，实现档案的收集、整理、保管、利用等业务流程的信息化管理。3.安全保障体系建设：建立健全档案信息化安全保障体系，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案管理信息系统的操作技能，严格按照系统操作规