化妆品公司档案管理制度

PAGE化妆品公司档案管理制度一、总则（一）目的为加强本化妆品公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，充分发挥档案在公司生产、经营、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由综合管理部门集中统一管理，各部门负责本部门档案的收集、整理和初步保管，并定期向综合管理部门移交。2.真实完整原则：档案应如实反映公司各项活动的真实情况，确保档案内容的完整性，不得擅自篡改、销毁档案。3.方便利用原则：建立科学合理的档案分类体系和检索工具，便于档案的查阅和利用，提高工作效率。4.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案的丢失、损坏和泄密，对涉及公司机密的档案严格保密。二、档案管理职责（一）综合管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定和完善公司档案管理的各项规章制度。2.负责公司档案工作的统筹规划、组织协调和监督检查，指导各部门的档案管理工作。3.集中统一管理公司各类档案，包括但不限于行政文件、人事档案、财务档案、业务合同、产品研发资料、市场推广资料等，对档案进行分类、整理、编目、装订、上架等工作。4.建立健全公司档案管理信息系统，实现档案的电子化管理，提高档案管理的信息化水平。5.负责档案的查阅、借阅、归还等服务工作，按照规定办理档案查阅、借阅手续，确保档案的安全和合理利用。6.定期对档案进行鉴定、销毁，对已失去保存价值的档案，按照规定的程序进行销毁处理，并做好销毁记录。7.组织开展档案管理业务培训，提高公司员工的档案管理意识和业务水平。8.收集、整理和保管公司荣誉证书、资质证书、商标专利等重要文件资料，建立专门的证书档案库。（二）各部门职责1.负责本部门档案的收集、整理、分类、装订等基础工作，确保档案的齐全、完整、准确。2.明确一名档案管理人员，负责本部门档案的日常管理和移交工作，按照公司档案管理制度的要求，定期将整理好的档案移交至综合管理部门。3.严格遵守公司档案管理制度，在工作中形成的各类文件资料应及时归档，不得私自留存或销毁。4.配合综合管理部门做好档案的查阅、借阅等工作，按照规定提供相关档案资料。5.对本部门档案的安全和保密负责，采取必要的措施防止档案的丢失、损坏和泄密。三、档案分类与编号（一）档案分类1.行政档案：包括公司文件、会议纪要、工作计划与总结、规章制度、证照印章、行政事务等方面的档案。2.人事档案：涵盖员工入职、离职、培训、考核、薪酬福利、劳动合同等相关档案。3.财务档案：包含会计凭证、账簿、报表、审计报告、税务资料等财务方面的档案。4.业务合同档案：涉及公司与客户、供应商签订的各类业务合同、协议等档案。5.产品研发档案：包括产品配方、工艺文件、研发报告、检测数据、知识产权等与产品研发相关的档案。6.市场推广档案：有市场调研资料、广告宣传资料、促销活动方案、客户信息等市场推广方面的档案。7.其他档案：如公司荣誉档案、员工奖惩档案、特殊项目档案等不属于上述分类的档案。（二）档案编号1.档案编号采用“分类代码+年度+流水号”的形式，确保档案编号的唯一性和系统性。2.分类代码：按照上述档案分类，分别用不同的字母表示，如行政档案用“XZ”表示，人事档案用“RS”表示等。3.年度：用四位数字表示档案形成的年份，如“2023”。4.流水号：按照档案形成的先后顺序，从“001”开始依次编号。5.例如，一份2023年形成的行政档案中的第一份文件，其编号为“XZ2023001”。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门应明确档案收集的范围和要求，指定专人负责档案的收集工作，确保各类文件资料及时、完整地收集归档。2.公司员工在工作中形成的文件资料，应在工作完成后及时交本部门档案管理人员进行整理归档，不得拖延或积压。3.对于外来文件，如政府部门文件、行业协会资料、客户信函等，由相关部门负责收集，并按照档案管理要求进行整理后移交综合管理部门。4.综合管理部门应定期对各部门档案收集情况进行检查，督促各部门及时完成档案收集工作。（二）档案整理1.档案管理人员应按照档案分类标准，对收集到的档案进行分类整理，确保档案分类准确、条理清晰。2.对每份档案进行编号，并编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便于查阅和检索。3.对档案中的文件资料进行排序，按照文件的形成时间、重要程度等顺序排列，确保档案内容的逻辑性和连贯性。4.对于破损或褪色的文件资料，应进行修复或复制，保持档案的完整性和可读性。5.对电子文件应进行规范命名和分类存储，建立电子文件索引目录，确保电子文件的安全和可利用。五、档案保管（一）档案库房管理1.公司应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案库房的安全和适宜的保管环境。2.档案库房应保持清洁、整齐，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。3.档案库房应实行专人管理，非档案管理人员未经允许不得进入档案库房。4.定期对档案库房进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全保管。（二）档案存储方式1.纸质档案应按照档案编号顺序存放在档案柜中，不同类别的档案应分开存放，并在档案柜上标明档案类别和编号范围。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，按照档案分类建立文件夹，每个文件夹下按照档案编号顺序存储电子文件，并定期进行备份，备份数据应异地存放，以防止数据丢失。3.对于重要的纸质档案和电子档案，应进行多套备份，分别存储在不同的地点，确保档案的安全性和完整性。（三）档案保管期限1.档案保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案：主要包括公司章程、股东会议记录、董事会决议、营业执照、税务登记证、组织机构代码证、年度财务报告、重要业务合同等具有重要历史价值和法律意义的档案。3.长期保管的档案：一般为10年至50年，如员工人事档案、中期财务报告、一般业务合同、产品研发资料等在一定时期内具有参考价值的档案。4.短期保管的档案：通常为1年至10年，如一般性行政文件、临时性业务资料等保管期限较短的档案。5.档案保管期限应根据档案的性质、重要程度和历史价值等因素进行确定，并在档案整理时明确标注在档案目录和档案封面上。六、档案查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字同意后，到综合管理部门办理查阅手续。2.综合管理部门档案管理人员应根据申请表提供的信息，在档案管理系统中查询相关档案，并将档案提供给查阅人员进行查阅。查阅人员应在指定的查阅地点进行查阅，不得擅自将档案带出查阅室。3.查阅档案时，查阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换、损坏档案。如需复印档案资料，应经档案管理人员同意，并按照规定办理复印手续。4.涉及公司机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得向无关人员泄露档案内容。（二）借阅规定1.公司内部人员因工作需要借阅档案，应填写《档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经所在部门负责人和综合管理部门负责人签字同意后，方可办理借阅手续。2.借阅档案一般不得超过规定的借阅期限，如需延期借阅，应提前办理续借手续。借阅期限最长不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长借阅期限的，应经综合管理部门负责人批准。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自将档案带出公司。如遇特殊情况需带出公司，应经综合管理部门负责人批准，并采取必要的保密措施。4.借阅人员归还档案时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并追究借阅人员的责任。（三）外单位查阅与借阅1.外单位因工作需要查阅或借阅公司档案，应提前向公司提交书面申请，注明查阅或借阅的目的、内容、时间等信息，并加盖单位公章。2.公司综合管理部门收到外单位申请后进行审核，经公司分管领导批准同意后，方可安排查阅或借阅。3.外单位查阅或借阅档案时，应安排专人陪同，并按照公司档案查阅与借阅规定进行操作。查阅或借阅结束后，应及时归还档案，并在档案查阅或借阅登记表上签字确认。4.涉及公司核心机密的档案，原则上不得对外单位提供查阅或借阅，如因特殊情况确需提供的，应经公司总经理批准，并签订保密协议。七、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.公司定期对档案进行鉴定，由综合管理部门组织，各部门档案管理人员和相关业务人员参加，组成档案鉴定小组。2.档案鉴定小组根据档案保管期限的规定，结合档案的实际价值，对档案进行逐一审查，确定档案是否仍具有保存价值。3.对于已超过保管期限且确无保存价值的档案，应填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、编号、形成时间、保管期限等信息，经档案鉴定小组组长签字确认后，报公司分管领导批准。（二）档案销毁1.经批准销毁的档案，由综合管理部门负责组织实施销毁工作。销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底、安全。2.档案销毁可采用焚烧、粉碎等方式进行，销毁过程应进行详细记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等信息，并由监销人员和销毁人员签字确认。3.销毁记录应作为档案管理的重要资料进行保存，保存期限与被销毁档案的保管期限相同。八、档案信息化管理（一）档案信息化建设目标1.建立完善的档案管理信息系统，实现档案的电子化收集、整理、存储、检索、利用和管理，提高档案管理的工作效率和服务水平。2.将公司各类档案逐步纳入信息化管理范畴，实现档案信息资源的共享和有效利用，为公司决策提供有力支持。（二）档案信息化管理流程1.档案数字化：对纸质档案进行扫描，将其转化为电子文件，并按照档案分类和编号规则进行命名和存储，建立电子档案数据库。2.电子文件归档：公司员工在工作中形成的电子文件，应按照档案管理要求及时进行整理和归档，上传至档案管理信息系统。3.档案检索与利用：通过档案管理信息系统的检索功能，快速准确地查找所需档案信息，并提供在线查阅、下载、打印等服务。4.系统维护与安全管理：定期对档案管理信息系统进行维护和升级，确保系统的稳定运行。加强系统安全管理，设置用户权限，防止电子档案信息的泄露和非法访问。（三）电子档案备份与存储1.电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的存储介质上