工程项目档案管理制度牌

PAGE工程项目档案管理制度牌一、总则（一）目的为加强工程项目档案管理，确保工程项目档案的完整、准确、系统和有效利用，为工程项目的建设、运营、维护及管理提供可靠的依据，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内所有工程项目档案的管理，包括但不限于项目规划、设计、施工、调试、竣工验收等各个阶段形成的各类文件、资料、图纸等。（三）基本原则1.集中管理原则：工程项目档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工程项目的实际情况，数据准确可靠。3.及时归档原则：工程项目各阶段产生的档案应及时整理、归档，并确保归档文件的时效性。4.便于利用原则：档案管理应便于查询、检索和利用，满足公司/组织内各部门对档案信息的需求。二、管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善工程项目档案管理制度，并组织实施。2.指导、监督和检查工程项目各部门的档案管理工作，确保档案管理工作符合本制度要求。3.负责工程项目档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等工作。4.建立和维护工程项目档案管理信息系统，实现档案信息的电子化管理和共享。5.开展档案利用服务工作，为公司/组织内各部门提供档案查阅、借阅等服务。（二）工程项目各部门职责1.负责本部门在工程项目各阶段产生档案的收集、整理和初步审核工作，并及时移交档案管理部门。2.明确本部门档案管理人员，负责本部门档案管理工作的具体实施，并配合档案管理部门做好相关工作。3.按照档案管理部门的要求，规范本部门档案的形成、积累和整理工作，确保档案的质量。4.在工程项目建设过程中，及时向档案管理部门反馈档案管理工作中存在的问题，并协助档案管理部门进行整改。（三）项目负责人职责1.对工程项目档案管理工作负总责，确保项目档案管理工作纳入项目整体工作计划，并与项目建设同步进行。2.协调项目各部门之间的工作关系，督促各部门及时做好档案的收集、整理和移交工作。3.审核项目档案的完整性、准确性和系统性，对不符合要求的档案提出整改意见。4.负责组织项目档案的验收工作，确保项目档案符合验收标准。三、档案收集与整理（一）收集范围1.项目前期文件：包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、项目选址意见书、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证等。2.设计文件：包括初步设计、施工图设计、设计变更通知等。3.施工文件：包括施工组织设计、施工方案、施工技术交底、工程质量检验记录、隐蔽工程验收记录、材料设备质量证明文件、工程进度记录等。4.监理文件：包括监理规划、监理细则、监理月报、监理通知单、工程质量评估报告等。5.竣工验收文件：包括竣工验收报告、工程质量保修书、竣工图等。6.其他文件：包括项目建设过程中形成的各类会议纪要、协议、合同、来往信函、通知等。（二）收集要求1.工程项目各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门在项目各阶段产生的档案，并确保档案的齐全、完整。2.收集的档案应字迹清晰、图表整洁、签字盖章手续完备，纸质档案应使用耐久性强的书写材料，电子档案应格式规范、存储安全。3.对于同一事项的文件材料，应按照其形成的先后顺序或重要程度进行排列，保持文件之间的有机联系。（三）整理方法1.档案管理人员应按照档案分类方案，对收集到的档案进行分类整理。分类应科学合理，便于管理和利用。2.对每份档案应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和识别。3.档案整理过程中，应编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限等内容，确保目录与档案内容一致。4.对于电子档案，应按照电子文件管理要求进行整理，建立电子档案数据库，确保电子档案的存储、检索和利用方便快捷。四、档案归档与保管（一）归档要求1.工程项目各部门应在档案整理完毕后，及时向档案管理部门移交档案。移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。2.档案管理部门应对移交的档案进行审核，审核合格后予以归档。对于不符合要求的档案，应退回原部门进行整改，直至符合要求为止。3.归档的档案应按照年度、项目、类别等进行排列存放，并建立相应档案索引，便于查找和利用。（二）保管期限1.工程项目档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项批复、可行性研究报告、环境影响评价报告、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、竣工验收报告、工程质量保修书等重要文件。3.长期保管的档案主要包括项目设计文件、施工文件、监理文件等与项目建设密切相关的文件，保管期限一般为[X]年。4.短期保管的档案主要包括项目建设过程中形成的一般性文件，保管期限一般为[X]年。（三）保管措施1.档案管理部门应设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家有关标准要求。3.对电子档案应进行备份存储，备份介质应异地存放，确保电子档案的安全性和完整性。4.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理，并做好检查记录。对破损、褪色的档案应及时进行修复或复制。五、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性和可靠性。2.鉴定工作应根据档案的保管期限、重要程度、利用价值等因素进行综合评估，确定档案的存毁。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人、相关专业技术人员等组成。2.档案鉴定小组负责对拟销毁的档案进行鉴定，并提出鉴定意见。（三）鉴定程序1.档案管理部门定期对已到保管期限的档案进行清理，提出拟销毁档案清单。2.档案鉴定小组对拟销毁档案清单进行审核，对每份档案的内容、价值等进行详细审查，并提出鉴定意见。3.对经鉴定小组审核同意销毁的档案，应编制档案销毁清册，报公司/组织主管领导审批。4.档案销毁清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、鉴定意见、审批意见等内容。（四）销毁实施1.经公司/组织主管领导批准后，由档案管理部门负责组织实施档案销毁工作。2.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.档案销毁过程中，应指定专人负责监督，并在档案销毁清册上签字确认。4.档案销毁清册应永久保存，作为档案管理工作的重要记录。六、档案利用与借阅（一）利用范围公司/组织内各部门因工作需要，可查阅、借阅工程项目档案。查阅、借阅档案应遵守本制度规定，确保档案的安全和保密。（二）利用程序1.查阅、借阅档案时，应填写档案查阅、借阅申请表，注明查阅、借阅的档案名称、编号、查阅目的、借阅期限等内容，并经本部门负责人签字同意。2.将档案查阅、借阅申请表提交档案管理部门，档案管理部门对申请表进行审核，审核通过后予以办理查阅、借阅手续。3.查阅档案时，档案管理人员应在指定地点提供档案，并进行现场监督，确保查阅人员遵守档案查阅规定，不得擅自涂改、抽取、撤换档案。4.借阅档案时，档案管理人员应按照借阅期限及时催还档案。借阅人员应妥善保管档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。如因特殊原因需要延长借阅期限，应提前办理续借手续。（三）保密规定1.查阅、借阅档案人员应严格遵守保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司/组织商业秘密、技术秘密等重要信息的档案，应严格按照保密规定进行管理。2.档案管理人员应对档案查阅、借阅情况进行记录，包括查阅、借阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容、借阅期限等信息，以便跟踪和管理。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的工程项目档案管理信息系统，实现档案的电子化管理和共享，提高档案管理工作效率和服务水平。2.通过信息化手段，对档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和利用等全过程进行有效管理，确保档案信息的安全和完整。（二）信息系统功能1.档案录入功能：实现档案信息的快速录入，包括档案编号、题名日期、保管期限、密级等内容，并支持批量录入和导入功能。2.档案检索功能：提供多种检索方式，如按档案编号、题名、日期、关键词等进行检索，方便用户快速查找所需档案信息。3.档案借阅管理功能：实现档案借阅申请、审批、归还等流程的信息化管理，记录借阅人员信息、借阅时间、借阅期限等内容。4.档案统计分析功能：对档案的数量、种类、保管期限、利用情况等进行统计分析，生成各类统计报表，为档案管理决策提供数据支持。5.系统安全管理功能：设置用户权限管理，确保不同用户只能访问其权限范围内的档案信息；对系统数据进行备份和恢复，防止数据丢失；采取安全防护措施，防止网络攻击和数据泄露。（三）数据维护与更新1.档案管理人员应定期对档案管理信息系统中的数据进行维护和更新，确保数据的准确性和完整性。2.对于新产生的档案，应及时录入系统；对于档案信息的变更，如题名、日期、保管期限等，应及时进行修改和更新。3.定期对系统数据进行备份，备份数据应存储在安全可靠的介质上，并异地存放，以防止数据丢失。八、监督与检查（一）监督检查职责1.公司/组织内部审计部门负责对工程项目档案管理工作进行定期审计和监督检查，确保档案管理工作符合本制度要求和相关法律法规规定。2.档案管理部门负责对工程项目各部门的档案管理工作进行日常监督检查，及时发现和纠正档案管理工作中存在的问题。（二）检查内容1.档案管理制度的执行情况，包括档案收集、整理、归档、保管、鉴定、统计和销毁等环节的工作是否符合制度要求。2.档案管理工作的质量，如档案的完整性、准确性、系统性，档案整理的规范性，档案编号的唯一性等。3.档案管理信息系统的运行情况，包括系统数据的准确性、完整性，系统功能的正常使用等。4.档案利用管理情况，如档案查阅、借阅手续是否完备，档案利用记录是否齐全等。（三）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，应及时下达整改通知书，明确整改要求和整改期限。2.工程项目各部门应按照整改通