档案馆防盗安全管理制度

PAGE档案馆防盗安全管理制度一、总则（一）目的为了确保档案馆档案资料的安全，防止档案被盗事件的发生，保障档案信息的完整性和保密性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于本公司/组织内所有涉及档案管理的部门及人员。（三）基本原则1.预防为主原则通过建立健全各项防盗安全措施，加强日常管理和监督，预防盗窃事件的发生。2.责任明确原则明确各部门及人员在档案防盗安全管理中的职责，做到责任到人。3.依法依规原则严格遵守国家有关法律法规和行业标准，确保档案防盗安全管理工作合法合规。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门负责人职责1.全面负责档案馆的防盗安全管理工作，制定和完善防盗安全管理制度，并组织实施。2.定期组织开展防盗安全检查和隐患排查，及时发现并解决存在的问题。3.协调与其他部门的关系，确保档案防盗安全管理工作的顺利开展。4.对档案防盗安全管理工作中的重大问题及时向上级领导汇报，并提出解决方案。（二）档案管理人员职责1.严格遵守档案防盗安全管理制度，负责档案的日常管理和保护工作。2.对档案的出入库进行详细登记，确保档案数量准确、流向清晰。3.定期对档案进行盘点和清查，发现问题及时报告并处理。4.协助做好档案库房的安全防范工作，如门窗关闭、设备检查等。5.参加防盗安全培训和教育活动，提高自身的安全意识和防范能力。三、档案库房安全管理（一）库房选址与布局1.库房应选择在安全、干燥、通风良好的位置，远离易燃、易爆、易腐蚀等危险区域。2.库房内部应合理布局，设置档案存放区、整理区、查阅区等功能区域，确保档案管理工作的有序进行。3.档案存放区应根据档案类别、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。（二）库房设施建设1.库房应具备良好的防盗设施，如安装坚固的门窗、防盗报警装置、监控设备等。2.门窗应采用防盗性能良好的材料制作，窗户应安装防护栏，门应配备防盗锁和闭门器。3.防盗报警装置应具备实时监测、声光报警等功能，能够及时发现异常情况并发出警报。4.监控设备应覆盖库房内外的关键区域，确保监控无死角，录像资料应保存一定期限，以备查阅。（三）库房日常管理1.库房应保持整洁、卫生，定期进行清扫和消毒，防止档案受到污染和损坏。2.库房内严禁吸烟、使用明火和存放易燃、易爆、易腐蚀等物品。3.档案管理人员应严格遵守库房管理制度，未经许可不得擅自进入库房。4.库房钥匙应由专人保管，不得随意转借他人。如遇特殊情况需要借用，必须经档案管理部门负责人批准，并做好登记。5.定期对库房设施进行检查和维护，确保其正常运行。如发现设施损坏或故障，应及时报告并安排维修。四、档案出入库管理（一）档案入库管理1.档案管理人员应根据档案整理和归档要求，对接收的档案进行认真核对和清点，确保档案的完整性和准确性。2.对入库档案进行详细登记，记录档案的名称、数量、来源、入库时间等信息，并建立档案台账。3.将入库档案按照规定的分类和存放方式，整齐有序地存放在库房内，并做好标识。（二）档案出库管理1.档案管理人员应根据档案查阅、借阅等需求，严格按照规定的审批程序办理档案出库手续。2.查阅、借阅档案时，必须填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅人姓名、单位、时间、档案名称和数量等信息。3.档案管理人员应在规定的时间内对出库档案进行催还，确保档案按时归还。如遇特殊情况需要延期归还，必须经档案管理部门负责人批准。4.档案归还时，档案管理人员应认真核对档案的完整性和准确性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究相关人员的责任。五、人员出入管理（一）人员进出登记1.档案馆应设置专门的出入口，并配备门禁系统或人员出入登记设备。2.所有进入档案馆的人员必须进行登记，填写姓名、单位、进入时间、事由等信息。3.档案管理人员应严格审查进入人员的身份和事由，对无关人员或未经许可的人员不得放行。（二）人员权限管理1.根据工作需要，为档案管理人员及相关工作人员授予相应的门禁权限，明确其可进入的区域和时间范围。2.定期对人员权限进行审核和调整，确保权限与工作职责相符。如人员离职或岗位变动，应及时收回其门禁权限。（三）外来人员管理1.外来人员因工作需要进入档案馆时，必须提前与档案管理部门联系，经批准后方可进入。2.外来人员进入档案馆时，应在档案管理人员的陪同下进行相关工作，不得擅自进入档案库房等重要区域。3.外来人员离开档案馆时，档案管理人员应检查其携带的物品，确保无档案资料带出。六、安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案管理部门应定期组织开展防盗安全检查，每月至少进行一次全面检查，每周进行一次局部检查。2.检查内容包括库房设施、门窗、防盗报警装置、监控设备、档案出入库登记等方面，确保各项安全措施落实到位。（二）专项检查1.根据季节特点、重大活动等情况，适时组织开展专项防盗安全检查，如夏季防火防盗检查、重要节日期间安全检查等。2.专项检查应针对特定的安全风险和问题进行深入排查，制定相应的防范措施，确保档案安全。（三）隐患排查与整改1.在安全检查过程中，如发现安全隐患，应及时填写隐患排查登记表，明确隐患内容、责任人、整改期限等信息。2.对排查出的安全隐患，应立即采取措施进行整改。能够立即整改的，应立即整改到位；不能立即整改的，应制定整改计划，明确整改措施和责任人，限期整改。3.整改完成后，应进行复查，确保隐患得到彻底消除。对整改不力的责任人应进行严肃处理。七、安全培训与教育（一）培训计划制定1.档案管理部门应根据实际情况，制定年度防盗安全培训计划，明确培训内容、培训对象、培训时间和培训方式等。2.培训计划应涵盖档案防盗安全法律法规、安全管理制度、安全操作技能、应急处置知识等方面，确保培训内容具有针对性和实用性。（二）培训实施1.按照培训计划组织开展防盗安全培训活动，培训方式可采用集中授课、现场演示、案例分析等多种形式。2.定期邀请专业人员进行安全知识讲座，提高档案管理人员的安全意识和防范能力。3.对新入职的档案管理人员，应进行上岗前的防盗安全培训，使其熟悉档案防盗安全管理制度和操作规程。（三）教育宣传1.利用宣传栏、内部刊物、网络平台等多种渠道，宣传档案防盗安全知识，提高全体员工的安全意识。2.组织开展档案防盗安全知识竞赛、演讲比赛等活动，营造良好的安全文化氛围。八、应急处置（一）应急预案制定1.档案管理部门应制定完善的档案防盗应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等内容。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急响应1.一旦发生档案被盗事件，档案管理人员应立即启动应急预案，并及时报告档案管理部门负责人和上级领导。2.保护好现场，严禁无关人员进入，等待公安机关等相关部门进行调查处理。3.配合公安机关等相关部门开展调查工作，提供必要的信息和资料，协助查明案件真相。（三）事后处理1.对被盗档案进行全面清查和统计，评估损失情况，并及时向上级领导汇报。2.根据调查结果，对相关责任人进行责任追究，并采取措施加强档案防盗安全管理工作，防止类似事件再次发生。九、监督与考核（一）监督机制1.建立健全档案防盗安全监督机制，档案管理部门应定期对各部门及人员的档案防盗安全管理工作进行监督检查。2.设立举报电话和邮箱，鼓励全体员工对档案防盗安全管理工作中的违规行为进行举报，对举报属实的给予奖励。（二）考核制度1.制定档案防盗安全考核制度，将档案防盗安全管理工作纳入绩效考核体系，对各部门及人员的工作表现进行考核评