铁路档案室库房管理制度

PAGE铁路档案室库房管理制度一、总则（一）目的为加强铁路档案室库房管理，确保档案的安全与完整，充分发挥档案在铁路生产、建设、管理等各项工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于铁路系统内各单位档案室库房的管理工作。（三）基本原则1.安全保密原则：确保档案实体安全，防止档案信息泄露。2.科学管理原则：运用先进的管理方法和技术手段，提高档案管理效率。3.方便利用原则：便于档案的查阅、借阅和使用，满足铁路工作对档案信息的需求。二、库房环境管理（一）温湿度控制1.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。2.配备温湿度监测设备，定期进行监测记录，每天至少记录4次（上午9点、中午12点、下午3点、下午6点）。3.根据温湿度变化情况，采取相应的调控措施。当温度或湿度超出规定范围时，应及时采取通风、除湿、加湿、空调调节等措施进行调整。（二）清洁卫生1.保持库房地面、货架、档案装具等清洁，定期进行清扫，每周至少清扫一次。2.严禁在库房内堆放杂物，保持库房通道畅通。3.定期对库房进行全面清洁消毒，每年至少进行一次，防止虫害、鼠害对档案的损坏。（三）防火防盗1.库房应安装防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门窗、监控设备等，并确保其正常运行。2.严格执行库房出入制度，非库房管理人员未经许可不得进入库房。3.加强对库房工作人员的消防安全教育，定期组织消防演练，提高火灾应急处理能力。4.制定防盗应急预案，明确在发生盗窃事件时的应对措施和责任分工。（四）防虫防鼠1.在库房内放置防虫、防鼠药品和器材，如驱虫剂、鼠夹、鼠药等，但要注意避免对档案造成污染。2.定期检查库房内是否有虫害、鼠害迹象，发现问题及时采取措施进行处理。3.保持库房环境整洁，减少害虫和老鼠的栖息场所。三、档案实体管理（一）档案上架1.档案应按照全宗号、目录号、案卷号的顺序依次上架排列，便于查找和管理。2.上架的档案应摆放整齐，标签清晰，便于识别。3.不同载体的档案应分类存放，如纸质档案、电子档案、声像档案等。（二）档案装具1.选用符合国家标准的档案装具，如档案柜、档案架、档案盒等。2.档案装具应坚固耐用，能够有效保护档案。3.定期检查档案装具的状况，如有损坏应及时维修或更换。（三）档案搬运1.在档案搬运过程中，应采取必要的防护措施，避免档案受到损坏。2.搬运档案时要轻拿轻放，严禁野蛮装卸。3.对于珍贵、易损档案，应安排专人负责搬运，并采取特殊的保护措施。（四）档案清点1.定期对库房内的档案进行清点，每年至少清点一次。2.清点时应核对档案的数量、种类、全宗号、目录号、案卷号等信息，确保账物相符。3.如发现档案数量不符或有其他问题，应及时查明原因并进行处理。四、档案信息化管理（一）电子档案存储1.建立电子档案存储系统，确保电子档案的安全存储。2.电子档案应进行分类存储，按照全宗号、目录号、电子文件名等进行命名和管理。3.定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。（二）数据安全1.加强电子档案存储系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测系统等安全设备。2.对电子档案存储系统进行定期维护和检查，确保系统的正常运行。3.严格控制电子档案的访问权限，只有经过授权的人员才能访问相关档案。4.制定电子档案数据安全应急预案，在发生数据丢失、损坏等情况时能够及时恢复数据。（三）档案数字化1.按照相关标准和规范，逐步推进档案数字化工作。2.数字化档案应进行质量检测，确保数字化图像清晰、完整，数据准确无误。3.建立数字化档案数据库，方便档案的检索和利用。五、档案查阅与借阅管理（一）查阅规定1.铁路系统内各单位因工作需要查阅档案的，应填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，提交档案室审批。3.档案室根据申请内容进行审核，批准后方可查阅。4.查阅档案应在档案室指定的地点进行，不得擅自将档案带出档案室。5.查阅档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅档案的，应填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅理由、借阅期限等。2.申请表经所在部门负责人和档案室负责人签字同意后，方可借阅。3.借阅档案一般不得超过[具体期限]，如需延期，应办理续借手续。4.借阅人员应对所借档案妥善保管，不得转借他人，不得擅自复制、摘录档案内容。5.借阅期满后，借阅人员应按时归还档案，档案室管理人员应对归还的档案进行检查，如发现问题应及时处理。六、档案鉴定与销毁管理（一）鉴定原则1.档案鉴定工作应遵循全面审查、历史观点、发展眼光的原则。2.根据铁路工作的实际需要和档案的保存价值，对档案进行科学鉴定。（二）鉴定组织1.成立档案鉴定小组，由档案室负责人、业务部门专家等组成。2.鉴定小组负责制定档案鉴定标准和方案，组织实施档案鉴定工作。（三）鉴定程序1.定期对档案进行鉴定，一般每[具体年限]进行一次全面鉴定。2.鉴定小组对档案进行逐卷审查，根据档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的保存价值。3.对确定为无保存价值的档案，填写《档案销毁申请表》，注明档案名称、数量、销毁原因等。4.《档案销毁申请表》经相关部门负责人和单位主管领导批准后，方可进行销毁。（四）销毁实施1.档案销毁应在指定的地点进行，由专人负责监督。2.销毁档案时，应采用适当的方式，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。3.销毁过程中应做好记录，包括销毁时间、地点、档案名称、数量等，记录由监销人员和销毁人员签字确认。4.销毁记录应妥善保存，以备查考。七、人员管理（一）人员配备1.档案室应配备专职或兼职的库房管理人员，负责库房的日常管理工作。2.库房管理人员应具备档案管理专业知识和技能，熟悉档案管理业务流程。（二）人员培训1.定期组织库房管理人员参加档案业务培训，提高其业务水平和综合素质。2.培训内容包括档案管理法律法规、档案业务知识、库房管理技能等。3.鼓励库房管理人员参加相关的学术交流活动，了解档案管理领域的最新动态和发展趋势。（三）人员考核1.建立库房管理人员考核制度，定期对其工作表现进行考核。2.考核内容包括工作态度、工作能力、工作业