环境保护档案管理制度

PAGE环境保护档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司环境保护档案管理，确保环境保护工作相关文件、资料的完整、准确、系统，便于查阅和利用，依据国家有关法律法规及行业标准，结合公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司及所属各部门在环境保护工作中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则公司环境保护档案实行集中统一管理，由公司档案管理部门负责统筹协调，确保档案管理工作的规范化、标准化。2.真实性原则档案内容应真实反映公司环境保护工作的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则全面收集、整理环境保护工作中产生的各类文件、资料，确保档案的完整性。4.保密性原则对涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，严格按照保密规定进行管理，防止信息泄露。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和公司档案管理制度，制定环境保护档案管理的具体实施细则。2.负责公司环境保护档案的收集、整理、归档、保管、统计、鉴定、销毁等工作。3.定期对档案进行检查、核对，确保档案的安全和完整。4.建立健全档案检索体系，为公司各部门提供档案查阅服务。5.组织开展档案管理业务培训，提高档案管理人员的业务水平。（二）各部门职责1.负责本部门环境保护工作中文件、资料的形成、积累和整理，并定期移交公司档案管理部门。2.明确专人负责档案管理工作，确保本部门档案的及时收集和规范整理。3.配合档案管理部门做好档案的查阅、利用等工作。（三）档案管理人员职责1.认真履行档案管理职责，严格遵守档案管理规定。2.负责档案的日常管理工作，包括整理、分类、编目、上架等。3.做好档案的安全保管工作，防止档案损坏、丢失、泄密等情况发生。4.积极为公司各部门提供档案查阅服务，及时准确地查找和提供所需档案。5.定期对档案进行盘点和清查，确保档案数量和质量的准确无误。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.国家及地方有关环境保护的法律法规、政策文件、标准规范等。2.公司环境保护规划、计划、总结、报告等文件。3.环境影响评价报告、环境监测报告、环保设施竣工验收报告等。4.污染防治设施运行记录、环境监测数据、污染物排放数据等。5.环保设备采购合同、安装调试记录、维护保养记录等。6.环境应急管理文件，包括应急预案、应急演练记录、事故报告等。7.环保培训记录、宣传资料、会议纪要等。8.与外部单位签订的环保合作协议、技术咨询合同等。9.其他与公司环境保护工作相关的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应及时收集本部门在环境保护工作中形成的文件、资料，并按照档案管理要求进行整理。2.对于重要文件、资料，应实行双套制保存，一套纸质档案，一套电子档案。3.收集的档案应齐全、完整，字迹清晰，签字盖章手续完备。（三）整理方法1.按照档案形成的时间顺序进行排列。2.对档案进行分类，可分为法律法规类、规划计划类、环境影响评价类、环境监测类、污染防治类、环境应急类、环保设备类、环保培训类、其他类等。3.编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。4.对电子档案进行分类存储，并建立相应的索引目录，便于查询。四、档案的归档与保管（一）归档要求1.各部门应在每年年底前将整理好的档案移交公司档案管理部门。2.档案管理部门对接收的档案进行审核，对不符合要求的档案，退回原部门重新整理。3.归档的档案应编制档案号，填写档案盒封面和脊背的相关信息。（二）保管期限1.环境保护档案的保管期限分为永久、长期和短期。2.永久保管的档案主要包括公司环境保护规划、计划、总结、报告，环境影响评价报告，环保设施竣工验收报告等重要文件。3.长期保管的档案期限为10年至50年，主要包括环境监测报告、污染防治设施运行记录、环保设备采购合同等。4.短期保管的档案期限为1年至10年，主要包括环保培训记录、宣传资料、会议纪要等。（三）保管方式1.纸质档案应存放在专用的档案柜中，按照档案类别和保管期限进行分类存放。2.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，并进行定期备份，防止数据丢失。3.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合国家规定的标准。4.配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设施，确保档案的安全。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅环境保护档案，需填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门查阅。2.涉及公司商业秘密、技术秘密等敏感信息的档案，查阅人员需经公司保密管理部门批准，并签订保密协议。3.外部单位查阅公司环境保护档案，需持有单位介绍信，经公司档案管理部门负责人批准，并填写《档案查阅申请表》，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人员到档案管理部门提出查阅申请，说明查阅目的和档案内容要求。2.档案管理人员根据查阅人员的申请，查找并提供相关档案。3.查阅人员应在档案管理部门指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。4.查阅人员如需复印、摘录档案内容，需经档案管理部门负责人批准，并按照规定办理相关手续。（三）利用管理1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、复印、摘录等情况进行详细记录。2.档案利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告档案管理部门，并承担相应的责任。3.公司各部门应合理利用环境保护档案，为公司的环境保护决策、管理、技术创新等提供支持。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.定期对保管期满的档案进行鉴定，确保档案的真实性、完整性和有效性。2.鉴定工作应遵循全面审查、慎重决定的原则，确保鉴定结果的准确性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人及档案管理人员组成。（三）鉴定方法1.对保管期满的档案进行逐卷审查，根据档案的价值和保管期限，提出鉴定意见。2.对于重要档案，应进行重点审查，确保其保存价值。3.鉴定小组应形成鉴定报告，明确需要销毁的档案清单。（四）销毁程序1.经鉴定需要销毁的档案，由档案管理部门编制《档案销毁清册》，报公司主管领导批准。2.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门共同派员监销。3.监销人员应对销毁档案的种类、数量、时间等进行详细记录，并在《档案销毁清册》上签字确认。4.销毁后的档案应及时清理，确保档案库房的整洁。七、档案的统计与移交（一）统计工作1.档案管理部门应建立档案统计制度，定期对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。2.统计报表应准确、及时、完整，为公司档案管理决策提供依据。（二）移交工作1.公司因机构调整、资产重组等原因，需要进行档案移交的，应按照国家有关规定和公司档案管理制度