计算机制作档案管理制度

PAGE计算机制作档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司计算机制作档案的管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，便于档案的查阅、利用和保护，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有涉及计算机制作档案的部门和个人，包括但不限于文档、数据、图表、图像、音频、视频等各类以电子形式存在的档案。（三）基本原则1.合法性原则：严格遵守国家法律法规以及行业相关标准，确保档案管理活动合法合规。2.真实性原则：保证计算机制作档案内容真实可靠，如实反映公司业务活动和历史情况。3.完整性原则：涵盖公司各项业务活动中产生的计算机制作档案，确保档案的全面性和系统性。4.安全性原则：采取有效措施保障档案信息不被泄露、篡改或丢失，维护档案的安全与保密。5.可追溯性原则：建立完善的档案记录体系，便于对档案的形成、流转、使用等过程进行追溯。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善计算机制作档案管理制度，并监督制度的执行情况。2.统筹规划公司计算机制作档案管理工作，明确档案管理流程和标准。3.组织开展档案的收集、整理、分类、编目、存储、保管等工作。4.建立档案信息数据库，实现档案的电子化管理和便捷查询。5.定期对档案进行检查、评估和鉴定，确保档案质量和安全性。6.指导和监督各部门的计算机制作档案管理工作，提供业务培训和技术支持。7.负责档案的借阅、归还、销毁等日常管理工作，严格执行相关审批程序。（二）各部门职责1.负责本部门计算机制作档案的收集、整理和初步分类，确保档案的完整性和准确性。2.按照公司档案管理要求，及时将整理好的档案移交至档案管理部门，并配合做好相关交接工作。3.制定本部门档案管理的具体实施细则，明确专人负责档案管理工作，确保档案管理工作落实到位。4.在档案形成过程中，严格遵守档案管理规定，规范操作流程，保证档案质量。5.配合档案管理部门开展档案的查阅、利用等工作，提供必要的协助和支持。（三）档案管理人员职责1.熟悉档案管理业务，掌握计算机制作档案管理的相关知识和技能。2.认真履行档案管理职责，做好档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、存储、保管、查阅等。3.严格遵守档案管理规章制度，确保档案信息安全，防止档案丢失、损坏、泄露等情况发生。4.定期对档案进行盘点和清查，及时发现问题并采取措施加以解决。5.积极参加档案管理培训和学习活动，不断提高自身业务水平和综合素质。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.公司各类业务活动中产生的电子文档，如合同、报告、文件、通知等。2.项目研发过程中形成的数据文件、技术文档、测试报告等。3.市场调研、营销策划等活动产生的统计数据、分析报告、宣传资料等。4.财务报表、审计报告、税务资料等财务相关电子档案。5.人力资源管理中的员工档案、考勤记录、培训资料等。6.行政管理中的会议纪要、工作计划、工作总结等文件。7.其他与公司业务相关的计算机制作档案。（二）收集要求1.各部门应明确档案收集责任人，及时收集本部门产生的各类计算机制作档案，确保档案不遗漏、不延误。2.档案收集过程中，要对档案的内容进行认真审核，保证档案真实、准确、完整。对于不符合要求的档案，应及时退回相关部门进行补充或修正。3.收集的档案应保持原始状态，不得擅自修改、删除或变更档案内容。如有特殊情况需要修改，应按照规定履行审批手续，并保留修改记录。（三）整理方法1.分类：根据档案的来源、内容、性质等因素，对收集到的档案进行分类。可采用一级分类和二级分类相结合的方式，如按照业务部门分为行政、财务、市场、研发等一级类别，在每个一级类别下再根据档案具体内容分为若干二级类别。例如，行政类可分为公文管理、会议管理、人事管理等二级类别。2.编号：为便于档案的管理和查询，对每一份档案进行编号。编号应具有唯一性和系统性，可采用数字编码或字母与数字组合的方式。编号规则应在公司内部统一制定并公布，确保各部门和档案管理人员能够准确理解和执行。3.编目：编制档案目录，详细记录档案的编号、名称、日期、来源、保管期限等信息。档案目录应定期更新，保证与实际档案情况一致。编目可采用电子表格形式进行，便于存储和查询。四、档案的存储与保管（一）存储方式1.服务器存储：建立公司档案专用服务器，用于存储重要的计算机制作档案。服务器应具备足够的存储空间和良好的性能，确保档案数据的安全存储和快速访问。2.磁盘阵列存储：对于大容量、高重要性的档案数据，可采用磁盘阵列进行存储，以提高数据的可靠性和冗余性。3.磁带备份存储：定期对服务器上的档案数据进行磁带备份，作为数据灾难恢复的重要手段。磁带备份应存放在安全可靠的环境中，并按照规定的期限进行更新。4.云存储：根据公司实际情况，可选择合适的云存储服务提供商，将部分档案数据存储在云端。云存储应具备完善的安全防护机制，确保档案数据的安全性和可访问性。（二）存储环境要求1.温度与湿度：档案存储环境的温度应保持在18℃22℃之间，相对湿度应控制在40%60%范围内。温度和湿度的剧烈变化可能导致档案数据损坏，因此应安装温湿度调节设备，确保存储环境稳定。2.防火与防盗：档案存储场所应配备防火、防盗设施，如火灾自动报警系统、灭火设备、防盗门、防盗窗等。严禁在存储场所内吸烟和使用明火，确保档案安全。3.防尘与防虫：存储场所应保持清洁，定期进行清扫，防止灰尘积累对档案造成损害。同时，应采取防虫措施，如放置驱虫剂、安装防虫网等，防止虫害侵蚀档案。4.电力供应：为保证档案存储设备的正常运行，应提供稳定可靠的电力供应。可配备不间断电源（UPS），防止因突然停电导致数据丢失或设备损坏。（三）保管期限1.根据国家法律法规和公司实际情况，确定各类计算机制作档案的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：短期保管期限：一般为15年，适用于一些时效性较强、使用频率较低的档案，如临时性的通知、报表等。中期保管期限：通常为510年，主要包括一些重要的业务文件、项目资料等，在一定时期内仍具有参考价值。长期保管期限：不少于10年，涉及公司核心业务、重大决策、历史记录等重要档案，需长期保存以备查阅和审计。2.档案保管期限届满后，应按照规定进行鉴定和销毁。鉴定工作应由档案管理部门牵头，组织相关业务部门和专业人员共同进行，确保鉴定结果准确可靠。（四）档案的日常维护1.定期对存储的档案进行检查，查看档案数据是否完整、可读，存储设备是否正常运行。如发现问题，应及时采取措施进行修复或处理。2.对档案存储设备进行定期维护，包括硬件清洁、软件升级、数据备份等工作。维护工作应按照设备维护手册和操作规程进行，确保设备性能稳定，延长使用寿命。3.建立档案维护记录，详细记录每次维护的时间、内容、结果等信息。维护记录应妥善保存，以备查阅和审计。五、档案的查阅与利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅计算机制作档案，应根据工作需要和职责范围，按照规定的审批程序进行申请。一般情况下，查阅本部门档案需经部门负责人批准；查阅跨部门档案需经档案管理部门负责人和相关部门负责人共同批准。2.涉及公司机密的档案，查阅权限应严格控制，仅限经过授权的特定人员查阅。查阅机密档案需经公司高层领导批准，并在档案管理部门的监督下进行查阅。3.外部单位或个人查阅公司档案，必须持有合法有效的证明文件，并经公司相关领导批准。档案管理部门应在确保档案安全和保密的前提下，按照规定提供查阅服务。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写档案查阅申请表，注明查阅档案的名称、编号、查阅目的、查阅时间等信息，并提交给所在部门负责人或相关审批人。2.审批：审批人根据查阅权限进行审批，签署同意或不同意的意见。对于涉及机密的档案，审批过程应更加严格谨慎。3.查阅：档案管理部门根据审批结果，为查阅人提供档案查阅服务。查阅人应在指定的场所进行查阅，不得擅自将档案带出或复制。如需复制档案，应按照规定履行审批手续，并注明复制用途。4.归还：查阅完毕后，查阅人应及时将档案归还档案管理部门，并在档案查阅登记表上签字确认。档案管理人员应对归还的档案进行检查，确保档案完整无损。（三）利用规定1.公司员工利用计算机制作档案应严格遵守法律法规和公司规章制度，不得将档案用于非法目的或泄露公司机密。2.在档案利用过程中，如需对档案进行引用、改编、翻译等操作，应确保不改变档案的原始内容和真实性，并注明档案来源。3.档案管理部门应定期对档案的利用情况进行统计和分析，了解档案的使用频率和需求趋势，为档案管理工作提供参考依据。六、档案的保密与安全（一）保密措施1.对涉及公司机密的计算机制作档案，应采取加密存储、访问控制、数据脱敏等保密技术措施，防止档案信息泄露。2.严格限制档案管理人员和查阅人员的访问权限，根据工作需要授予不同级别的访问权限，确保只有经过授权的人员才能访问相应的档案。3.加强对档案管理场所和设备的安全防护，安装门禁系统、监控设备等，防止无关人员进入档案存储区域。4.在档案传输过程中，应采用加密传输协议，确保档案数据在网络传输过程中的安全性。（二）安全管理1.建立健全档案安全管理制度，明确安全责任，加强对档案管理各个环节的安全监督和检查。2.定期对档案管理系统和存储设备进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复安全隐患。3.制定档案数据灾难恢复计划，定期进行演练，确保在发生自然灾害、系统故障等意外情况时，能够快速恢复档案数据，保障公司业务的正常运转。4.加强对档案管理人员的安全意识教育，提高其安全防范意识和应急处理能力。（三）违规处理1.对于违反档案保密与安全规定的行为，公司将视情节轻重给予相应的处罚，包括警告、罚款、辞退等。2.如因违反规定导致档案信息泄露、丢失或损坏，给公司造成损失的，相关责任人应承担相应的法律责任和经济赔偿责任。七、档案的鉴定与销毁（一）鉴定工作1.档案管理部门应定期组织档案鉴定工作，成立由档案管理部门负责人、相关业务部门代表和专业人员组成的鉴定小组。2.鉴定小组根据档案的保管期限、重要性、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查和评估，确定档案是否仍需保存。3.鉴定过程中，应详细记录档案的鉴定情况，包括档案名称、编号、鉴定意见、鉴定时间等信息，并形成鉴定报告。（二）销毁程序1.经鉴定确定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单，详细列出档案的名称、编号、数量等信息。2.档案销毁清单需经档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和公司领导审批签字。3.按照审批后的销毁清单，采用安全可靠的方式对档案进行