项目档案管理制度流程图

PAGE项目档案管理制度流程图一、总则（一）目的为加强公司项目档案管理，确保项目档案的完整、准确、系统和有效利用，特制定本项目档案管理制度流程图。本制度旨在规范项目档案从形成、收集、整理、归档到保管、利用等全过程的管理，为公司各项决策、业务开展及项目后续维护提供可靠的信息支持，符合国家及行业关于档案管理的相关法律法规和标准要求。（二）适用范围本制度适用于公司所有项目，包括但不限于工程项目、研发项目、营销项目等各类业务项目。（三）基本原则1.集中统一管理原则：项目档案由公司档案管理部门集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.全程跟踪原则：对项目从启动到结束的全过程进行档案管理跟踪，保证档案记录与项目进程同步。3.真实准确原则：项目档案应如实反映项目实际情况，数据准确、内容真实。4.便于利用原则：档案整理应便于查询、检索和利用，以满足公司内部各部门及外部相关单位的需求。二、项目档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善项目档案管理制度，指导和监督各部门项目档案管理工作。2.参与项目前期文件的收集、整理指导工作，对项目档案的形成、积累、整理等工作进行定期检查和不定期抽查。3.负责接收、审核、整理、保管各部门移交的项目档案，建立项目档案目录数据库，实现档案信息的数字化管理。4.按照规定向公司内部各部门提供项目档案查阅、借阅服务，并做好登记工作。5.负责对到期项目档案进行鉴定、销毁，并做好相关记录。6.负责与外部档案管理机构、相关部门进行沟通协调，办理项目档案的移交、备案等手续。（二）项目负责人职责1.负责组织本项目档案的收集、整理、归档工作，确保项目档案的完整、准确、系统。2.在项目实施过程中，督促项目各参与人员及时将工作中形成的文件材料移交项目档案管理人员，并对移交材料的质量负责。3.对项目档案的整理、归档情况进行检查，对不符合要求的及时进行整改。4.配合档案管理部门做好项目档案的验收、鉴定、销毁等工作。（三）项目参与人员职责1.在项目工作中，按照档案管理要求，及时将各自工作中形成的文件材料进行收集、整理，并移交项目负责人或档案管理人员。2.文件材料应字迹清晰、内容完整、签署齐全，确保符合档案归档要求。三、项目档案的形成与收集（一）项目启动阶段1.项目负责人组织编制项目文件材料收集计划，明确项目各阶段文件材料的收集范围、责任人及时间要求。2.项目文件材料收集计划应报档案管理部门备案。（二）项目实施阶段1.项目参与人员按照文件材料收集计划，及时收集各自工作中形成的文件材料，包括但不限于项目立项文件、可行性研究报告、设计文件、施工图纸、技术方案、会议纪要、合同协议、往来信函、试验报告、检测记录等。2.项目负责人定期对项目文件材料的收集情况进行检查，确保文件材料的及时、完整收集。（三）项目验收阶段1.项目验收前，项目负责人组织对项目档案进行自查，确保档案资料齐全、完整、准确，符合归档要求。2.自查合格后，项目负责人向档案管理部门提交项目档案验收申请，并附上项目档案清单。四、项目档案的整理与归档（一）整理要求1.项目档案管理人员按照档案分类标准，对收集到的项目文件材料进行分类整理。分类应科学合理，便于查找和利用。2.文件材料应按照形成时间顺序排列，同一事项的文件应集中在一起。3.对破损、褪色的文件材料应进行修复或复制，确保档案的质量。4.去除文件材料上的金属物，如订书钉、回形针等。（二）归档流程1.项目档案管理人员对整理好的项目文件材料进行编目，编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息。2.按照档案装订要求，对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固。3.将装订好的档案装入档案盒，并在档案盒上标明档案编号、题名、保管期限等信息。4.建立项目档案电子目录，将纸质档案的目录信息录入电子系统，实现档案信息的数字化管理。5.档案管理人员将整理好的项目档案移交档案库房进行保管，并办理档案移交手续。五、项目档案的保管（一）保管场所1.公司设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度、湿度应符合国家规定的标准要求。（二）保管期限1.项目档案的保管期限根据项目性质、重要程度等因素确定，分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括项目立项文件、可行性研究报告、重大合同协议、重要会议纪要等对公司具有长远利用价值的文件材料。3.长期保管的档案保管期限一般为10年至50年，主要包括项目设计文件、施工图纸、技术方案、重要试验报告等对项目后续维护、参考具有重要价值的数据资料。4.短期保管的档案保管期限一般为1年至10年，主要包括一般性的项目往来信函、日常会议纪要等文件材料。（三）保管措施1.档案管理人员定期对档案进行检查，查看档案是否有损坏、霉变、虫蛀等情况，如有问题及时采取措施进行处理。2.对电子档案应定期进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。3.严格限制非档案管理人员进入档案库房，档案管理人员进入库房应登记出入时间、事由等信息。4.做好档案库房的安全保卫工作，配备必要的安全监控设备，确保档案库房的安全。六、项目档案的利用（一）查阅与借阅1.公司内部各部门因工作需要查阅项目档案的，应填写《项目档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排档案管理人员提供查阅服务，并做好查阅登记工作。查阅登记内容包括查阅日期、查阅人姓名、部门、查阅档案名称、查阅目的等。3.公司内部人员借阅项目档案的，应填写《项目档案借阅申请表》，注明借阅期限、借阅用途等信息，经部门负责人和档案管理部门负责人签字后，办理借阅手续。借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。4.档案管理人员应对借阅的档案进行登记，记录借阅人姓名、部门、借阅档案名称、借阅日期、归还日期等信息。借阅人应在规定期限内归还档案，如逾期未还，档案管理部门应及时催还。（二）复制与摘录1.因工作需要复制项目档案的，应填写《项目档案复制申请表》，注明复制内容、复制用途等信息，经部门负责人签字后，提交档案管理部门。2.档案管理部门对复制申请进行审核，符合复制条件的，安排档案管理人员进行复制，并做好复制登记工作。复制登记内容包括复制日期、复制人姓名、部门、复制档案名称、复制内容、复制用途等。3.如需摘录项目档案内容的，应经档案管理部门同意，并在档案管理人员的监督下进行摘录。摘录内容应保持原意，不得擅自修改。（三）利用限制1.涉及公司商业秘密、技术秘密等机密信息的项目档案，未经公司批准，不得对外提供查阅、借阅、复制等服务。若需对外提供，应按照公司保密制度的规定，履行相关审批手续，并与接收方签订保密协议，明确双方的权利和义务。2.查阅、借阅项目档案时，应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损、抽取、撤换等。如发现档案有损坏情况，应及时报告档案管理部门。七、项目档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织1.公司成立项目档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、项目负责人及相关业务专家组成。2.鉴定小组负责对到期项目档案进行鉴定，提出档案的存毁意见。（二）鉴定标准1.鉴定小组根据项目档案的保管期限、重要程度、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案是否仍有保存价值。2.对已失去保存价值的档案，鉴定小组应提出销毁意见；对仍有保存价值的档案，应延长保管期限或转为永久保管。（三）销毁程序1.档案管理部门根据鉴定小组的鉴定意见，编制《项目档案销毁清单》，注明档案编号、题名、保管期限、销毁原因等信息。2.《项目档案销毁清单》经档案管理部门负责人审核、公司分管领导批准后，方可实施销毁。3.档案销毁应采用适当的方式进行，如焚烧、粉碎等，确保档案信息无法恢复。销毁过程应进行记录，记录内容包括销