大学资助管理档案室制度

PAGE大学资助管理档案室制度一、总则（一）目的为加强大学资助管理档案室的规范化建设，确保资助管理档案的完整、准确、安全和有效利用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于大学内涉及资助管理工作形成的各类档案，包括但不限于学生资助申请材料、评审记录、资金发放凭证、资助工作相关文件等。（三）基本原则1.集中统一管理原则大学资助管理档案室对资助管理档案实行集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.依法依规原则严格遵守国家有关档案管理的法律法规和教育行业标准，规范档案管理工作。3.安全保密原则确保档案的安全，防止档案信息泄露，维护学生个人隐私和学校利益。4.方便利用原则优化档案管理流程，提高档案利用效率，为学校资助管理工作提供有力支持。二、档案管理职责（一）档案室职责1.负责制定和完善大学资助管理档案室的各项规章制度，并组织实施。2.集中管理资助管理档案，做好档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案的安全和完整。4.开展档案信息化建设，提高档案管理的现代化水平。5.对学校各部门资助管理档案工作进行指导和监督。（二）档案形成部门职责1.负责本部门资助管理文件材料的形成、积累和整理工作，并定期移交档案室。2.明确专人负责档案管理工作，确保档案材料的真实、准确、完整。3.配合档案室做好档案的整理、鉴定、统计和利用等工作。（三）档案管理人员职责1.热爱档案工作，具备专业知识和技能，严格遵守档案管理规章制度。2.负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、编目、上架、保管等。3.对档案进行定期检查和维护，发现问题及时处理，并向上级报告。4.积极提供档案利用服务，为学校资助管理工作提供准确的档案信息。5.参与档案信息化建设，负责档案数据的录入、维护和管理。三、档案收集（一）收集范围1.学生资助申请材料，包括家庭经济情况调查表、贫困证明、学生资助申请表等。2.资助评审过程中形成的各类文件，如评审通知、评审标准、评审记录、评审结果公示材料等。3.资助资金发放凭证，如银行转账记录、现金发放签收表等。4.与资助管理工作相关的上级文件、学校文件、会议记录、调研报告等。5.学生资助工作的宣传资料、活动照片、视频等。（二）收集要求1.各部门应按照档案管理要求，及时将本部门形成的资助管理文件材料进行整理，定期移交档案室。2.移交的档案材料应齐全、完整、真实，签字盖章手续完备。3.对于电子文件，应按照规定格式存储，并确保其可读性和完整性。（三）收集时间1.每年[具体时间]前，各部门应将上一年度的资助管理档案移交档案室。2.对于临时性的资助项目，在项目结束后[具体时间]内，相关部门应将档案移交档案室。四、档案整理（一）整理原则遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类按照资助项目、文件类型等进行分类，如国家助学金、国家励志奖学金、校内资助等类别，再细分为申请材料、评审材料、资金发放材料等。2.编号对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.编目编制档案目录，包括档案编号、题名、日期、保管期限等信息，以便快速检索。4.装订对纸质档案进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。（三）整理要求1.整理后的档案应符合档案管理的规范要求，做到分类科学、编号准确、编目清晰、装订整齐。2.对于电子档案，应按照纸质档案的分类方法进行分类整理，并建立相应的电子目录。五、档案保管（一）保管场所1.设立专门的大学资助管理档案室，档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件。2.档案室应配备必要的档案保管设备，如档案柜、货架、温湿度计、灭火器等。（二）保管期限根据档案材料的重要程度和保存价值，确定保管期限，分为永久、定期[具体年限]。1.永久保管的档案（1）学生资助工作的重要文件、政策法规等。（2）涉及学生重大资助事项的档案材料。（3）具有历史查考价值的档案材料。2.定期保管的档案（1）一般的资助申请材料、评审记录等，保管期限为[具体年限]。（2）资助资金发放凭证等，保管期限为[具体年限]。（三）保管措施1.建立档案保管账目，定期核对档案数量，确保账物相符。2.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时处理。3.做好档案的防潮、防虫、防火、防盗等工作，确保档案安全。4.对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并异地存放。六、档案鉴定（一）鉴定组织成立由档案室管理人员、资助管理部门负责人等组成的档案鉴定小组，负责对档案进行定期鉴定。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，经鉴定小组审核后，予以销毁。（三）鉴定程序1.档案鉴定小组定期对档案进行清查，确定需要鉴定的档案范围。2.对需要鉴定的档案进行逐一审查，根据鉴定标准确定其保管期限和利用价值。3.形成档案鉴定报告，记录鉴定结果和处理意见。七、档案统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、移交、利用等工作情况。（二）统计方法建立档案统计台账，定期对档案进行统计，并将统计结果上报学校相关部门。（三）统计要求统计数据应准确、及时、完整，为档案管理决策提供依据。八、档案利用（一）利用范围1.学校内部各部门因资助管理工作需要查阅档案。2.学生本人因了解自己的资助情况查阅档案。3.其他经学校批准的单位或个人因工作需要查阅档案，但需履行相关手续。（二）利用方式1.查阅档案管理人员应根据利用者的需求，提供档案查阅服务，并做好查阅登记。2.借阅对于确需借阅档案的利用者，应办理借阅手续，明确借阅期限和归还时间。借阅期间，利用者应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏。3.复制根据利用者的需求，可为其提供档案复制服务，但应注明复制用途，并做好登记。（三）利用手续1.校内部门查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，经部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.学生本人查阅档案，需携带有效身份证件，填写《学生档案查阅申请表》，经资助管理部门审核后，到档案室查阅。3.校外单位或个人查阅档案，需持有单位介绍信，填写《档案查阅申请表》，经学校相关部门批准后，到档案室查阅。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立大学资助管理档案信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理效率和利用水平。（二）信息化管理内容1.档案数据录入将纸质档案中的信息录入档案信息系统，建立电子档案数据库。2.档案信息维护定期对档案信息系统中的数据进行更新和维护，确保数据的准确性和完整性。3.档案信息检索利用档案信息系统提供的检索功能，可以快速查找所需档案信息。4.档案信息安全管理采取安全防护措施，保障档案信息系统的安全，防止数据泄露和被篡改。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握档案信息系统的操作技能，确保系统的正常运行。2.严格遵守档案信息系统的安全管理制