组织部查阅档案管理制度

PAGE组织部查阅档案管理制度一、总则（一）目的为了加强组织部档案管理，规范档案查阅行为，确保档案的安全与完整，保障组织工作的正常开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于组织部内部工作人员因工作需要查阅档案的活动，以及外单位因特定事由并按规定程序申请查阅组织部档案的情况。（三）基本原则1.依法依规原则严格遵循国家有关档案管理的法律法规以及组织部相关规定，确保档案查阅工作合法合规。2.安全保密原则保障档案在查阅过程中的安全，防止档案信息泄露、篡改、丢失等情况发生，维护档案的保密性。3.服务工作原则以服务组织工作为出发点，合理安排档案查阅流程，提高工作效率，满足工作对档案信息的需求。二、档案查阅的申请与审批（一）内部查阅申请1.组织部工作人员因工作需要查阅档案，应填写《档案查阅申请表》，详细注明查阅目的、所需档案名称及范围、查阅时间等信息。2.将申请表提交至所在部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况，对申请的必要性和合理性进行审查，并签署意见。3.经部门负责人审核通过后，申请表交至档案管理部门负责人审批。档案管理部门负责人重点审核申请查阅的档案是否符合查阅范围，以及查阅方式是否符合规定等，审批通过后予以办理查阅手续。（二）外单位查阅申请1.外单位因工作需要查阅组织部档案，须提前向组织部提交正式的查阅申请函，说明查阅的目的、内容、时间、查阅人员名单等详细情况。2.申请函应由外单位加盖公章，并经单位负责人签字确认。3.组织部收到申请函后，由档案管理部门进行初审，初审通过后提交组织部领导审批。组织部领导根据具体情况决定是否批准查阅申请，并签署审批意见。三、档案查阅的范围与方式（一）查阅范围1.组织部保存的各类干部人事档案，包括履历材料、自传、鉴定、考核、考察材料、学历学位、培训、专业技术职务（职称）、党团材料、奖励材料、处分材料、工资任免、出国（境）材料等。2.组织工作相关的文件、会议记录、工作计划与总结、统计报表等档案资料。3.其他与组织工作密切相关且按规定应纳入管理的档案。（二）查阅方式1.现场查阅经批准后，查阅人员可到档案管理部门指定的查阅场所，在档案管理人员的监督下进行查阅。查阅人员应保持安静，不得在查阅场所吸烟、饮食等，不得擅自将档案带出查阅场所。2.复制查阅对于确需复制的档案内容，查阅人员应填写《档案复制申请表》，注明复制内容、用途等，经档案管理部门负责人审批后，由档案管理人员按照规定的程序和方式进行复制。复制件应加盖档案管理部门印章，并注明出处。四、档案查阅的流程与要求（一）查阅流程1.申请获批后，档案管理部门根据查阅申请，准备好相关档案资料，并通知查阅人员前来查阅。2.查阅人员到达查阅场所后签收《档案查阅登记表》，详细记录查阅日期、查阅人员姓名、单位、查阅档案名称及数量等信息。3.档案管理人员应按照查阅申请的范围，为查阅人员提供相应的档案，并在旁监督查阅过程。查阅人员应严格按照规定的查阅方式进行操作，不得擅自涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。4.查阅结束后，查阅人员应将档案资料归还原位，由档案管理人员进行核对清点，确认无误后，查阅人员在《档案查阅登记表》上签字确认查阅结束。（二）查阅要求1.查阅人员必须严格遵守档案查阅场所的各项规章制度，爱护档案资料，保持查阅场所的整洁卫生。2.查阅人员只能查阅与申请目的相关的档案内容，不得查阅其他无关档案。如需扩大查阅范围，应重新履行申请审批手续。3.查阅人员对查阅过程中接触到的档案信息负有保密责任，不得泄露给无关人员，不得擅自传播、公布档案内容。4.档案管理人员应认真履行职责，做好查阅过程的监督和服务工作，及时解答查阅人员的疑问，确保查阅工作顺利进行。五、档案查阅的安全与保密措施（一）安全措施1.档案查阅场所应具备完善的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫、防鼠等设备，确保档案存放环境安全。2.档案管理人员应定期对档案查阅场所进行安全检查，及时发现并排除安全隐患。3.在查阅过程中，档案管理人员应密切关注查阅人员的行为，防止因操作不当或其他原因造成档案损坏、丢失等情况。（二）保密措施1.档案管理人员应对档案查阅情况进行详细记录，包括查阅人员、查阅时间、查阅内容、查阅用途等信息，以备查考。2.查阅人员查阅档案时，档案管理人员应在旁监督，查阅结束后及时收回档案，防止档案在查阅过程中被无关人员接触。3.对于涉及机密、绝密的档案，查阅人员应严格按照保密规定进行查阅，未经批准不得复制、摘抄相关内容。4.档案管理人员应加强对自身的保密教育，提高保密意识，严格遵守保密制度，不得擅自泄露档案信息。六、档案查阅后的归还与整理（一）归还1.查阅结束后，查阅人员应立即将所查阅的档案资料归还原位，不得私自留存或转借他人。2.档案管理人员应认真核对归还的档案资料，确保档案数量准确、内容完整、无损坏或涂改等情况。如发现问题，应及时查明原因并追究相关人员责任。（二）整理1.档案管理人员应对归还的档案进行整理，检查档案是否按顺序排列整齐，有无缺页、破损等情况。2.对于在查阅过程中可能产生的档案变动，如轻微的折痕、标记等，档案管理人员应进行适当处理，确保档案的整洁与完好。3.将整理后的档案重新归入档案库房，按照档案管理的要求进行妥善保管。七、违规处理（一）内部人员违规处理1.组织部工作人员在档案查阅过程中违反本制度规定，如擅自扩大查阅范围、泄露档案信息、损坏或丢失档案等，档案管理部门应及时制止，并记录违规情况。2.视情节轻重，对违规人员给予批评教育、警告、通报批评等处理；造成严重后果的，按照有关规定追究其责任。（二）外单位人员违规处理外单位查阅人员违反本制度规定的，组织部应及时向外单位通报情况，并要求其采取措施纠正违规行为。如违规行为造成不良影响或损失的，外单位应承担相应的法律责任，并按照规定