图书室、档案室管理制度

PAGE图书室、档案室管理制度一、总则（一）目的为加强公司图书室、档案室的管理，确保图书资料和档案的安全、完整，便于查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司图书室、档案室的管理工作，包括图书资料的采购、借阅、保管，档案的收集、整理、归档、保管、查阅、销毁等环节。（三）管理职责1.行政部门负责图书室、档案室的日常管理工作，包括设施设备的维护、环境卫生的保持等。制定图书资料和档案管理的工作计划和规章制度，并组织实施。组织图书资料的采购、验收、登记、编目、上架等工作，建立图书资料数据库。负责档案的收集、整理、归档、保管、查阅、借阅等工作，确保档案的安全和完整。定期对图书资料和档案进行清查盘点，及时发现和处理问题。2.各部门负责本部门图书资料的收集、整理和移交工作，配合行政部门做好图书资料的管理工作。按照档案管理的要求，及时将本部门形成的文件材料整理归档，移交档案室保管。严格遵守图书资料和档案的借阅制度，不得擅自转借、复印、销毁图书资料和档案。二、图书资料管理（一）采购1.根据公司业务发展和员工需求，制定图书采购计划。采购计划应包括图书类别、数量、预算等内容。2.选择信誉良好、服务优质的图书供应商进行采购。采购的图书应符合国家法律法规和行业标准，内容健康、有益。3.对采购的图书进行验收，检查图书的数量、质量、版本等是否符合要求。验收合格的图书应及时办理入库手续。（二）登记与编目1.建立图书资料登记册，对每本图书进行详细登记，包括书名、作者、出版社、出版日期、ISBN号、价格、购入日期等信息。2.按照《中国图书馆分类法》对图书进行分类编目，建立图书分类目录和索引，方便读者查找。3.将图书资料的相关信息录入计算机系统，建立图书资料数据库，实现图书资料的信息化管理。（三）上架与保管1.根据图书分类目录，将图书资料上架陈列，保持书架排列整齐有序，便于读者查找。2.定期对图书资料进行整理和清点，检查图书的完好情况，发现问题及时处理。3.保持图书室的清洁卫生，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保图书资料的安全。（四）借阅1.公司员工可凭工作证借阅图书资料，每次借阅数量不得超过[X]本，借阅期限不得超过[X]天。如需续借，应在借阅期限届满前办理续借手续。2.员工借阅图书资料时，应填写借阅登记表，注明借阅日期、书名、借阅期限等信息。借阅登记表应妥善保管，以备查询。3.借阅人员应爱护图书资料，不得在图书上圈点、批注、污损、撕页等。如发现图书资料损坏或丢失，应照价赔偿。4.借阅的图书资料应按时归还，逾期未还的，应按规定缴纳逾期滞纳金。（五）归还与注销1.借阅人员归还图书资料时，应将图书整理整齐，交图书室管理人员验收。管理人员应检查图书的完好情况，如发现问题，应及时与借阅人员沟通解决。2.图书资料归还后，管理人员应在借阅登记表上注明归还日期，并将图书资料放回书架原处。3.对于已损坏或丢失的图书资料，借阅人员应照价赔偿。赔偿款应及时上缴公司财务部门。4.定期对图书资料进行清查盘点，对已损坏、丢失或不再使用的图书资料进行注销处理。注销的图书资料应在图书资料登记册和数据库中予以注明。三、档案管理（一）档案收集1.各部门应指定专人负责本部门文件材料的收集工作，确保文件材料的齐全、完整。2.文件材料应按照形成时间顺序进行收集，每年定期向档案室移交。移交时，应填写档案移交清单，注明档案名称、数量、形成时间等信息。3.档案室应定期对各部门移交的档案进行检查，发现问题及时通知相关部门补充或修正。（二）档案整理1.档案室管理人员对接收的档案进行分类整理，按照档案的形成来源、时间、内容等因素进行分类，确定档案的类别和保管期限。2.对档案进行编号、编目，编制档案目录和索引，方便档案的查找和利用。3.将档案资料装订成册，装入档案盒，并在档案盒上注明档案名称、类别、保管期限等信息。（三）档案归档1.根据档案分类方案，将整理好的档案资料归档存放，确保档案存放有序、便于查找。2.建立档案存放位置索引，标明档案的存放地点、架号、盒号等信息，方便档案的调阅和归还。3.定期对档案进行清查盘点，核对档案的数量、存放位置等信息，确保档案的安全和完整。（四）档案保管1.档案室应配备必要的档案保管设施设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备、防盗设备等，确保档案的安全保管。2.保持档案室的清洁卫生，定期对档案进行检查和维护，发现问题及时处理。3.严格遵守档案保管期限的规定，对到期档案进行鉴定和处理。对确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。（五）档案查阅1.公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、档案名称、查阅期限等信息。申请表经所在部门负责人签字同意后，交档案室管理人员办理查阅手续。2.档案室管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在档案查阅登记表上注明查阅日期、查阅人员、档案名称等信息。3.查阅人员应在指定的地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。4.查阅人员应爱护档案资料，不得在档案上圈点、批注、污损、撕页等。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案室管理人员。（六）档案借阅1.公司外部单位或个人因工作需要查阅公司档案时，应提前向公司提出申请，说明查阅目的、查阅范围、查阅期限等信息。申请经公司领导批准后，方可办理查阅手续。2.外部单位或个人查阅档案时，应填写档案查阅申请表，并提交单位介绍信或个人身份证明。申请表经公司领导签字同意后，交档案室管理人员办理查阅手续。3.档案室管理人员根据查阅申请表，为查阅人员提供相应的档案资料，并在档案查阅登记表上注明查阅日期、查阅人员、档案名称等信息。4.外部单位或个人查阅档案时，应在档案室管理人员的陪同下进行查阅，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。5.查阅人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。查阅完毕后，应及时将档案资料归还档案室管理人员。（七）档案保密1.档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得泄露档案内容。对涉及公司商业秘密、技术秘密、人事秘密等重要档案，应采取特殊的保密措施。2.查阅档案人员应严格遵守档案保密制度，不得在非工作场所谈论档案内容。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定的程序办理手续。3.严禁将档案资料带出公司或转借他人。如因工作需要确需带出公司的，应经公司领导批准，并办理相关手续。带出公司的档案资料应在规定的时间内归还档案室。（八）档案销毁1.对保管期限已满或确无保存价值的档案，应按照规定的程序进行销毁。销毁档案前，应填写档案销毁申请表，注明档案名称、数量、保管期限等信息。申请表经公司领导批准后，方可进行销毁。2.档案销毁应指