档案制度流程设计图模板

PAGE档案制度流程设计图模板一、总则（一）目的为加强公司/组织档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，提高档案利用效率，特制定本档案制度流程设计图模板。（二）适用范围本制度适用于公司/组织内各部门及全体员工在档案管理工作中的相关活动。（三）基本原则1.集中统一管理原则：公司/组织档案实行集中统一管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容应真实反映公司/组织的各项活动，数据准确无误。3.安全保密原则：严格遵守国家法律法规，确保档案信息的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：优化档案管理流程，提高档案检索和利用效率，满足公司/组织各项工作对档案的需求。二、档案管理职责分工（一）档案管理部门职责1.负责制定和完善公司/组织档案管理制度、流程和标准。2.对各部门档案管理工作进行指导、监督和检查。3.集中管理公司/组织各类档案，包括但不限于文书档案、业务档案、财务档案、人事档案等。4.负责档案的收集、整理、归档、保管、鉴定、销毁等工作。5.建立档案信息管理系统，实现档案的信息化管理和资源共享。6.开展档案编研工作，为公司/组织提供档案信息服务。（二）各部门兼职档案员职责1.负责本部门档案的收集、整理和初步分类工作。2.按照档案管理制度和流程，定期将本部门档案移交至档案管理部门。3.协助档案管理部门开展档案清查、鉴定等工作。4.负责本部门档案的日常保管和利用，确保档案安全。（三）员工个人职责1.员工应及时将工作中形成的各类文件材料交至本部门兼职档案员。2.严格遵守档案管理制度，不得擅自销毁、涂改、转借档案。3.在工作中需要查阅档案时，应按照规定办理借阅手续。三、档案分类与编号（一）档案分类1.文书档案：包括公司/组织的各类公文、函件、会议纪要、工作计划与总结等。2.业务档案：根据公司/组织业务类型，分为市场营销档案、项目管理档案、生产技术档案、质量控制档案等。3.财务档案：涵盖会计凭证、账簿、报表、审计报告等财务相关资料。4.人事档案：包含员工个人基本信息、履历、考核、奖惩、培训等资料。5.其他档案：如声像档案、实物档案等。（二）档案编号1.档案编号应遵循唯一性、系统性、稳定性原则。2.文书档案编号格式为：[年度][保管期限][流水号]，例如：[2023]长期001。3.业务档案编号根据业务分类进行细化，如市场营销档案编号为：[年度][业务类别][项目编号][流水号]，示例：[2023]市场推广[001]001。4.财务档案编号按照会计档案管理规定执行，如会计凭证编号为：[年度][月份][凭证号]。5.人事档案编号为：[员工编号]，与员工个人信息系统编号保持一致。6.其他档案根据档案类型制定相应编号规则。四、档案收集与整理（一）档案收集1.各部门兼职档案员应定期收集本部门产生的各类文件材料，确保档案的及时归档。2.对于重要会议、重大项目等活动形成的文件材料，应在活动结束后及时收集齐全。3.员工离职时，应将个人保管的公司/组织档案全部移交至所在部门兼职档案员。（二）档案整理1.收集后的档案应按照档案分类标准进行分类整理。2.文书档案应按照文件形成时间顺序排列，同一事由文件集中排列。3.业务档案应根据业务流程和项目阶段进行整理，确保档案的逻辑性和完整性。4.财务档案应按照会计档案管理要求进行装订、编目。5.人事档案应按照档案内容进行分类装订，确保档案信息清晰、有序。6.档案整理过程中，应剔除重复、无效的文件材料，对破损、褪色的文件进行修复或复制。五、档案归档与保管（一）档案归档1.各部门兼职档案员整理好的档案应定期移交至档案管理部门。2.档案管理部门接收档案时，应进行认真核对，确保档案的完整性和准确性。3.档案移交时，应填写档案移交清单，双方签字确认。（二）档案保管1.档案管理部门应设置专门的档案库房，配备必要的保管设施设备，如档案柜、防火、防潮、防虫、防盗等设施。2.档案应按照类别、保管期限分别存放，便于查找和管理。3.定期对档案进行清查盘点，确保档案数量准确、状态良好。4.对电子档案应进行备份存储，存储介质应定期进行检查和更新，防止数据丢失。5.档案库房应保持清洁、整齐，温度、湿度应符合档案保管要求。六、档案鉴定与销毁（一）档案鉴定1.档案管理部门应定期对已到保管期限的档案进行鉴定。2.成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门人员和专业技术人员组成。3.鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行综合评估，确定档案的存毁。（二）档案销毁1.经鉴定需要销毁的档案，应编制档案销毁清单。2.档案销毁清单应经档案鉴定小组组长审核签字，并报公司/组织主管领导批准。3.档案销毁应在指定地点进行，由档案管理部门和相关业务部门人员共同监销。4.监销人员应在档案销毁清单上签字确认，确保档案销毁彻底。5.档案销毁过程中产生的相关记录，如销毁时间、地点、监销人员等，应作为档案资料留存。七、档案借阅与利用（一）档案借阅1.公司/组织内部人员因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，注明借阅档案的名称、数量、用途、借阅时间等信息。2.档案借阅申请表经所在部门负责人审批后，交至档案管理部门。3.档案管理部门根据审批意见，办理档案借阅手续，向借阅人提供档案，并登记借阅档案的相关信息。4.借阅人应在规定时间内归还档案，如需延期借阅，应重新办理申请手续。5.借阅档案时，应保持档案的整洁、完好，不得擅自涂改、抽取、污损档案。（二）档案利用1.档案管理部门应积极为公司/组织各部门提供档案利用服务，根据利用需求，及时提供相关档案资料。2.对于重要档案的利用，档案管理部门应进行跟踪服务，确保档案利用的准确性和安全性。3.鼓励开展档案编研工作，将档案信息进行整理、加工，形成有价值的编研成果，为公司/组织决策提供参考依据。八、档案信息化管理（一）档案信息系统建设1.建立公司/组织档案信息管理系统，实现档案的数字化存储、检索、利用等功能。2.档案信息系统应具备完善的用户管理、权限管理、数据备份与恢复等功能。3.确保档案信息系统与公司/组织其他业务系统的有效对接，实现数据共享和业务协同。（二）档案数字化处理1.对纸质档案进行数字化扫描，确保扫描图像清晰、完整。2.数字化档案应按照档案分类和编号进行存储，建立相应的索引目录，便于查询和利用。3.定期对数字化档案进行质量检查，确保数据的准确性和完整性。（三）档案信息安全管理1.加强档案信息系统的安全防护，设置防火墙、入侵检测