残协档案管理制度

PAGE残协档案管理制度一、总则（一）目的为加强残协档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅、利用和保护，充分发挥档案在残协工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于残协机关及所属各部门、各分支机构在工作中形成的各类档案。（三）基本原则1.集中统一管理原则：残协档案实行集中统一管理，由专门的档案管理部门负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。2.真实性原则：档案应如实反映残协各项工作的实际情况，确保档案内容真实可靠。3.完整性原则：全面收集和整理残协工作中形成的各类档案，保证档案的齐全完整。4.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案管理部门职责（一）档案管理部门设置残协设立专门的档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责档案管理工作的具体实施。（二）档案管理部门职责1.贯彻执行国家有关档案管理的法律法规和方针政策，制定和完善残协档案管理制度。2.负责组织、指导和监督残协各部门的档案收集、整理、归档工作。3.集中统一管理残协各类档案，做好档案的接收、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的完整和安全。5.开展档案信息化建设，推进档案管理的现代化、科学化。6.组织档案管理人员的业务培训，提高档案管理水平。7.参与涉及档案的重大活动和重要决策，提供档案信息支持。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级机关下发的与残协工作相关的文件、指示、通知等。2.残协制定的各类规章制度、工作计划、总结、报告等。3.残协召开的各类会议的文件、记录、纪要等。4.残协开展各项业务活动形成的文件、资料、报表等。5.残协与其他单位签订的合同、协议等。6.残协工作人员的人事档案、培训记录、考核材料等。7.残协获得的荣誉证书、奖励文件等。8.其他与残协工作有关的具有保存价值的文件、资料。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案收集工作，按照档案收集范围及时收集本部门工作中形成的各类档案，并定期移交档案管理部门。2.档案收集应做到及时、完整、准确，确保档案材料的真实性和原始性。3.对重要档案应进行备份，防止因自然灾害、意外事故等原因造成档案损坏或丢失。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系。2.区分不同价值，便于保管和利用。3.符合档案管理的有关规定和标准。（四）整理方法1.分类：按照档案的来源、时间、内容等因素进行分类，一般可分为党群工作类、行政管理类、业务工作类、人事管理类、财务管理类等。2.编号：对每一类档案进行编号，以便于管理和查找。3.编目：编制档案目录，包括案卷目录、卷内目录等，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的保管（一）保管场所1.档案管理部门应设置专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房应保持清洁卫生，温度、湿度适宜，定期进行检查和维护。（二）保管方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，便于查找和管理。2.对纸质档案应采用密集架或档案柜进行存放，对电子档案应进行备份存储，并定期进行数据维护。3.对重要档案应实行专柜保管，严格限制查阅人员。（三）保管期限1.档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.永久保管的档案主要包括残协制定的重要规章制度、涉及重大权益的文件、重要会议记录等。3.长期保管的档案一般为10年至50年，主要包括一般性的业务文件、人事档案等。4.短期保管的档案一般为1年至10年，主要包括临时性的文件、资料等。（四）档案清查1.档案管理部门应定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的数量、质量和保管情况准确无误。2.清查内容包括档案的数量、种类、保管期限、存放位置等，对清查中发现的问题应及时进行处理。3.建立档案清查记录，详细记录清查时间、清查人员、清查结果等信息。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的标准和规定，结合残协的实际情况，对档案进行科学鉴定。2.坚持全面、历史、发展的观点，准确判定档案的价值。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责档案鉴定工作的组织和实施。（三）鉴定方法1.对档案进行逐卷、逐件审查，分析档案的内容、来源、时间等因素，确定档案的价值。2.参考档案的保管期限表，结合实际情况进行调整。3.征求相关业务部门的意见，确保鉴定结果的准确性。（四）销毁程序1.经鉴定确无保存价值的档案，由档案鉴定小组提出销毁意见，报残协领导审批。2.档案管理部门按照审批意见，编制档案销毁清单，注明档案的编号、名称、日期、保管期限等信息。3.档案销毁应指定专人负责监销，确保销毁过程的安全和彻底。4.销毁完毕后，监销人员应在档案销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。六、档案的统计（一）统计内容1.档案的数量、种类、保管期限等基本情况。2.档案的收集、整理、保管、利用等工作情况。3.档案的清查、鉴定、销毁等情况。（二）统计方法1.建立档案统计台账，定期对档案的相关数据进行记录和汇总。2.采用计算机软件等手段进行统计分析，提高统计工作的效率和准确性。（三）统计报表1.档案管理部门应定期向上级主管部门报送档案统计报表，反映档案管理工作的基本情况。2.统计报表应内容完整、数据准确、报送及时，确保上级主管部门能够及时了解残协档案管理工作的动态。七、档案的利用（一）利用原则1.依法依规利用原则：严格遵守国家有关档案利用的法律法规和规定，确保档案利用工作合法合规。2.服务大局原则：围绕残协的中心工作，积极提供档案信息服务，为领导决策、业务工作和社会公益事业服务。3.方便利用原则：简化档案利用手续，提高档案利用效率，为利用者提供便捷的服务。（二）利用范围1.残协内部工作人员因工作需要查阅、借阅档案。2.上级机关、有关部门因工作需要查阅残协档案。3.司法机关、社会组织等因依法履行职责需要查阅残协档案。4.其他经残协批准的单位和个人因特殊需要查阅残协档案。（三）利用手续1.残协内部工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到档案管理部门办理查阅、借阅手续。2.上级机关、有关部门查阅残协档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅申请表，经残协分管领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。3.司法机关、社会组织等查阅残协档案，应出具相关法律文书，并填写档案查阅申请表，经残协领导签字同意后，到档案管理部门办理查阅手续。4.其他经残协批准的单位和个人查阅残协档案，应出具单位介绍信或个人身份证明，并填写档案查阅申请表，经残协相关部门审核同意后，到档案管理部门办理查阅手续。（四）利用方式1.查阅：利用者可在档案管理部门指定的场所查阅档案，档案管理人员应提供必要的协助和指导。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应按照规定办理借阅手续，借阅期限一般不得超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。3.复制：利用者如需复制档案，应经档案管理部门负责人同意，并按照规定进行复制，复制件应加盖档案管理部门印章。（五）利用登记1.档案管理部门应建立档案利用登记制度，对档案的查阅、借阅、复制等情况进行详细记录。2.登记内容包括利用者姓名、单位、利用时间、利用目的、查阅或借阅档案的名称和数量、复制档案的内容和数量等信息。3.档案利用登记记录应妥善保管，以备查询。八、电子档案管理（一）电子档案的收集与整理1.各部门应及时将工作中形成的电子文件收集齐全，并按照档案整理的要求进行分类、编号、编目等整理工作。2.电子文件应采用通用格式进行存储，确保其可读性和可利用性。3.对电子文件的元数据应进行规范采集和整理，保证元数据的完整性和准确性。（二）电子档案的保管1.建立电子档案存储系统，采用磁盘阵列、磁带库等存储设备进行备份存储，确保电子档案的安全。2.定期对电子档案进行检查和维护，防止数据丢失、损坏或病毒感染。3.对电子档案的存储环境应进行严格控制，保持温度、湿度适宜，防止电子设备故障。（三）电子档案的利用1.电子档案的利用应通过网络平台或专用软件进行，确保利用过程的安全和便捷。2.利用者应按照规定的权限和程序进行电子档案的查阅、下载、打印等操作，不得擅自修改或删除电子档案。3.对电子档案的利用情况应进行记录，包括利用者姓名、单位、