司法所工作档案管理制度

PAGE司法所工作档案管理制度一、总则（一）目的为加强司法所工作档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在司法所各项工作中的作用，根据国家有关法律法规和档案管理行业标准，结合本司法所实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本司法所全体工作人员在履行职责过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：司法所档案由专门的档案管理人员集中统一管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映司法所工作实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案丢失、损坏和泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理机构与人员（一）档案管理机构设立司法所档案管理室，作为本所档案管理的专门机构，负责档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等工作。（二）档案管理人员职责1.档案管理员负责档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。建立档案检索工具，编制档案目录、索引等，方便档案的查询和利用。定期对档案进行检查和核对，确保档案的安全和完整。按照规定的期限对档案进行鉴定和销毁，做好档案销毁记录。负责档案的借阅、归还登记工作，对借阅档案的人员进行监督，确保档案按时归还。积极参加档案业务培训，提高档案管理水平。2.各部门兼职档案员负责本部门档案材料的收集、整理和初步分类工作，并定期移交档案管理室。协助档案管理室做好档案的查询、借阅等工作。对本部门档案管理工作进行监督和指导，确保档案材料的及时归档和规范管理。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.法律文书类：各类调解协议书、裁定书、判决书、决定书等。2.业务工作类：社区矫正工作档案、安置帮教工作档案、人民调解工作档案、法治宣传教育工作档案等。3.行政管理类：工作计划、总结、报告、会议记录、考勤记录、财务报表等。4.人事管理类：人员档案、考核记录、培训记录等。5.其他类：与司法所工作相关的各类文件、资料、图片、音像等。（二）收集要求1.各部门应指定专人负责档案材料的收集工作，确保档案材料的及时、完整。2.收集的档案材料应真实、准确、完整，字迹清晰，签字盖章齐全。3.对电子文件应同时收集其元数据信息，并确保电子文件的可读性和完整性。（三）整理方法1.分类：按照档案的形成领域和内容，将档案分为法律文书类、业务工作类、行政管理类、人事管理类和其他类五大类。每大类下再根据具体情况进行细分。2.编号：对每一份档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式。3.装订：对纸张规格不一致、破损或易散失的档案材料进行整理和装订，确保档案的整齐、牢固。4.编目：编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。四、档案的保管（一）保管场所档案管理室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等条件，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、温湿度调节设备等。（二）保管期限根据档案的重要程度和保存价值，将档案保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管：凡是反映本司法所主要职能活动和历史面貌的，对本所工作、国家建设和历史研究具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管：凡是反映本司法所一般工作活动，在较长时间内对本所工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管：凡是反映本司法所一般工作活动，在较短时间内对本所工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。（三）档案保管措施1.档案管理人员应定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。2.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制，确保档案的完整性。3.对电子档案应定期进行备份，存储在安全可靠的介质上，并异地存放。4.严格执行档案借阅制度，防止档案丢失和损坏。五、档案的鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由司法所负责人、档案管理人员和相关业务人员组成，负责对到期档案进行鉴定。（二）鉴定标准根据档案的保管期限和利用价值，对档案进行鉴定。对已失去保存价值的档案，应及时予以销毁。（三）销毁程序1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行逐一审查，提出销毁意见。2.编制档案销毁清册，清册应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。3.报经司法所负责人批准后，由档案管理人员和指定的监销人员共同销毁档案，并在销毁清册上签字。4.销毁档案时，应采用适当的方式，确保档案信息无法恢复。六、档案的利用（一）利用范围本所工作人员因工作需要可查阅、借阅本所档案。外单位因工作需要查阅、借阅本所档案的，须经本所负责人批准。（二）利用手续1.本所工作人员查阅、借阅档案，应填写档案查阅、借阅登记表，注明查阅、借阅的目的、内容和期限等。2.外单位查阅、借阅档案，应出具单位介绍信，并填写档案查阅、借阅登记表，经本所负责人批准后，方可查阅、借阅。3.查阅、借阅档案时，档案管理人员应提供必要的帮助和指导，确保查阅、借阅人员正确使用档案。（三）利用限制1.查阅、借阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、批注等。2.未经本所负责人批准，不得将档案带出档案管理室，不得擅自复制、拍摄、传播档案内容。3.对涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的档案，应严格按照保密规定进行管理，不得泄露。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立司法所档案管理信息系统，实现档案的数字化管理，提高档案管理的效率和水平。（二）信息化管理措施1.对档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.利用档案管理