小学档案室安全管理制度

PAGE小学档案室安全管理制度一、总则（一）目的为加强小学档案室安全管理，确保档案资料的完整、安全与有效利用，依据国家相关法律法规及教育行业标准，结合本校实际情况，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于本校档案室的所有工作人员、档案管理人员以及因工作需要查阅、使用档案的校内人员。（三）基本原则1.安全第一原则始终将档案安全置于首位，采取切实有效的措施，预防各类安全事故的发生，确保档案实体与信息安全。2.预防为主原则强化安全防范意识，建立健全安全预防机制，定期进行安全检查和隐患排查，及时发现并消除安全隐患。3.责任到人原则明确各部门及人员在档案安全管理中的职责，做到责任落实、任务明确，确保安全管理工作有序开展。二、档案实体安全管理（一）档案室选址与布局1.档案室应选择在干燥、通风、防火、防盗、防潮、防虫、防鼠的位置，远离易燃、易爆、易潮等危险区域。2.档案室内部应合理布局，分为档案存储区、整理区、查阅区等，各区域之间应保持适当距离，确保工作流程顺畅，同时便于安全管理。（二）档案存储设备1.档案柜应选用坚固、防火、防潮、防虫的材质，定期检查其完好性，确保无损坏、变形等情况。2.档案架应排列整齐、稳固，高度适中，便于档案的存放与取用。3.存储磁性载体档案的设备，如磁带库、磁盘阵列等，应具备防磁、防潮、防尘、防火、防静电等功能，并定期进行维护和检查。（三）档案存放方式1.档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，建立清晰的档案索引和标识，便于查找和管理。2.不同载体的档案应分开存放，避免相互影响。例如，纸质档案与电子档案应分别放置在不同的区域。3.珍贵、易损档案应采取特殊保护措施，如专柜存放、加装防护套等。（四）温湿度控制1.档案室应配备温湿度调节设备，将温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.每天定时记录温湿度数据，如发现温湿度异常，应及时采取措施进行调整，并记录处理情况。（五）防火防盗1.档案室应安装防火、防盗报警装置，如烟雾报警器、红外防盗报警器等，并确保其正常运行。2.配备必要的灭火设备，如灭火器、灭火器具等，并定期进行检查和维护，确保其性能良好。3.档案室门窗应坚固防盗，窗户应安装防护栏，门应配备防盗锁和门禁系统，严格限制无关人员进入。4.工作人员离开档案室时，应关闭门窗、电器设备，切断电源。（六）防虫防鼠1.在档案室放置防虫、防鼠药物和器具，如樟脑丸、鼠夹、鼠药等，但要注意防止对档案造成污染。2.定期对档案室进行全面检查，清理杂物，消除害虫和老鼠的栖息场所。（七）档案搬运与整理1.档案搬运过程中，应轻拿轻放，避免碰撞、挤压，防止档案受损。2.整理档案时，应使用干净、柔软的工具，避免划伤档案纸张。三、档案信息安全管理（一）人员管理1.档案室工作人员应具备良好的职业道德和安全意识，经过专业培训后上岗。2.严格控制档案室工作人员的访问权限，签订保密协议，明确其在档案信息安全方面的责任和义务。3.定期对工作人员进行安全意识教育和技能培训，提高其安全防范能力和应急处理能力。（二）网络安全1.档案室的计算机及网络设备应安装防火墙、杀毒软件等安全防护软件，并定期更新病毒库和系统补丁。2.严格控制网络访问权限，设置不同的用户账号和密码，对内部网络与外部网络进行有效隔离。3.禁止在档案室计算机上使用未经授权的移动存储设备，防止病毒和恶意软件的传播。（三）数据备份与恢复1.定期对档案电子数据进行备份，备份介质应选择安全可靠的存储设备，如磁带、光盘、移动硬盘等，并异地存放。2.制定数据备份计划，明确备份的时间间隔、存储方式等，确保数据的完整性和可恢复性。3.定期进行数据恢复演练，检验备份数据的可用性，确保在数据丢失或损坏时能够及时恢复。（四）信息保密1.严格遵守国家有关信息保密的法律法规，对档案信息进行严格保密。2.限制档案信息的查阅范围，查阅档案需经相关领导批准，并在规定的场所进行。3.禁止在非工作时间私自查阅档案信息，严禁将档案信息泄露给无关人员。（五）电子档案管理1.电子档案应按照相关标准进行分类、编号、存储，确保其规范性和可读性。2.建立电子档案元数据管理系统，对电子档案的形成、存储、利用等过程进行详细记录和管理。3.定期对电子档案进行格式转换和迁移，确保其兼容性和长期可读性。四、档案查阅与利用安全管理（一）查阅流程1.校内人员查阅档案，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、档案名称、查阅时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交档案室。2.档案室管理人员对申请表进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在规定的时间和地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行操作。(二)利用安全1.档案利用过程中，应严格遵守档案管理制度，爱护档案，不得在档案上涂改、标记、污损等。2.查阅结束后，查阅人员应将档案归还档案室管理人员，管理人员对档案进行核对和整理，确保档案的完整性。3.对于涉及重要机密的档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得擅自传播或泄露档案内容。五、安全检查与隐患排查（一）定期检查1.档案室应每周进行一次安全自查，检查内容包括档案实体安全、信息安全、设备运行状况等。2.每月组织一次全面的安全检查，由档案室负责人牵头，相关人员参加，对档案室的各项安全管理制度执行情况进行检查。（二）专项检查1.根据季节特点和实际情况，适时开展专项安全检查，如夏季的防潮检查、冬季的防火检查等。2.对新安装的档案存储设备、网络系统等进行专项安全检查，确保其符合安全要求。（三）隐患排查与整改1.对检查中发现的安全隐患，应及时进行记录，并分析原因，制定整改措施。2.明确整改责任人，限期完成整改任务。整改完成后，进行复查，确保隐患得到彻底消除。3.建立安全隐患排查与整改台账，详细记录隐患情况、整改措施、整改结果等，以备查阅。六、应急处置（一）应急预案制定1.制定完善的档案室安全应急预案，明确应急处置的组织机构、职责分工、应急响应程序、处置措施等。2.应急预案应定期进行修订和演练，确保其科学性、实用性和可操作性。（二）应急处置流程1.发生安全事故或突发事件时，现场人员应立即报告档案室负责人，并采取必要的应急措施，如灭火、疏散人员等。2.档案室负责人接到报告后，应迅速启动应急预案，组织相关人员进行应急处置，并及时向上级主管部门报告。3.应急处置过程中，应保护好现场，配合相关部门进行调查和处理。（三）后期恢复与总结1.安全事故或突发事件处置结束后，应及时组织对档案的抢救、恢复和整理工作，确保档案的完整性和可用性。2.对事件进行总结分析，查找原因，总结经验教训，提出改进措施，完善安全管理制度。七、监督与考核（一）监督机制1.学校成立档案安全管理监督小组，定期对档案室安全管理工作进行监督检查，确保各项安全管理制度的有效执行。2.鼓励全体师生对档案室安全管理工作进行监督，对发现的问题及时向监督小组报告。(二)考核制度1.建立档案安全管理考核制度，将安全管理工作