市人大干部档案管理制度

PAGE市人大干部档案管理制度一、总则（一）目的为加强市人大干部档案管理，确保干部档案真实、完整、规范，充分发挥干部档案在干部选拔任用、培养教育、管理监督等工作中的重要作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于市人大机关全体干部职工的档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的历史和现实情况，严禁任何形式的弄虚作假。2.完整性原则：全面收集干部各个方面的材料，保证档案材料的齐全完整。3.保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，确保干部档案信息安全。4.规范性原则：按照统一的标准和要求，规范档案管理工作流程和档案材料的整理、归档。二、档案管理机构及职责（一）档案管理部门市人大设立专门的干部档案管理部门，配备专职档案管理人员，负责干部档案的日常管理工作。（二）档案管理人员职责1.档案收集：负责接收、收集和整理干部档案材料，确保档案材料的及时、准确归档。2.档案整理：按照档案管理的规范要求，对收集到的档案材料进行分类、排序、编目、装订等整理工作。3.档案保管：妥善保管干部档案，确保档案安全，防止档案损坏、丢失和泄密。4.档案查阅：严格按照规定办理档案查阅手续，为有关部门和人员提供档案查阅服务。5.档案信息化管理：负责干部档案的信息化建设，将档案信息录入系统，实现档案信息的电子化管理和查询。6.档案统计：定期对干部档案进行统计分析，为干部管理工作提供数据支持。7.档案鉴定与销毁：按照规定对到期或失去保存价值的档案进行鉴定和销毁。三、档案内容及分类（一）履历材料1.干部个人基本情况登记表。2.干部履历表。3.干部参加工作时间、入党时间、学历学位、专业技术职务等信息变更材料。（二）自传材料干部本人撰写的自传。（三）鉴定、考核、考察材料1.干部年度考核登记表。2.干部任职期满考核材料。3.干部选拔任用考察材料。4.干部廉政鉴定材料。（四）学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料1.学历学位证书复印件。2.干部培训结业证书复印件。3.专业技术职务任职资格评审表、聘任文件等材料。（五）政审材料1.干部政治历史情况审查表。2.干部家庭成员及主要社会关系情况登记表。3.涉及干部政治历史问题的审查结论及相关材料。（六）党团材料1.入党志愿书、入党申请书、转正申请书、自传、政治历史情况的审查材料、党籍处理材料等。2.入团志愿书、入团申请书等材料。（七）奖励材料1.各级各类表彰奖励证书、审批表等材料。2.先进事迹材料。（八）处分材料1.干部受到党纪政纪处分的决定、调查报告、处分审批表等材料。2.解除处分的相关材料。（九）工资、任免、出国（境）等材料1.工资变动审批表、工资介绍信等工资相关材料。2.干部任免审批表、任职通知、免职通知等任免材料。3.干部出国（境）审批表、护照复印件等出国（境）相关材料。（十）其他可供组织参考的材料1.反映干部个人重要情况的汇报、总结、述职报告等材料。2.干部个人撰写的有价值的文章、著作等材料。3.其他与干部个人相关的重要材料。四、档案收集与归档（一）收集范围各部门应及时将涉及干部的各类材料收集齐全，按照档案管理部门的要求移交档案管理部门归档。收集范围包括但不限于上述档案内容分类中的各项材料。（二）收集要求1.材料应真实、完整、清晰，不得涂改、伪造。2.材料应统一使用A4纸规格，左侧装订。3.材料应注明形成时间、形成单位、材料名称等信息。（三）归档程序1.档案管理人员对接收的档案材料进行初审，检查材料是否齐全、完整、规范，不符合要求的及时退回相关部门补充完善。2.对初审合格的档案材料进行分类、排序、编目，按照档案管理的规范要求进行装订。3.将装订好的档案材料装入档案盒，填写档案盒封面和脊背的相关信息，建立档案目录，将档案材料归档入库。五、档案整理与装订（一）整理原则档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、精炼性和实用性的原则，按照干部档案管理的有关规定和要求进行分类整理。（二）整理方法1.按照档案内容分类，将各类材料分别归入相应的类别中。2.对每一类材料按照时间顺序进行排序，同一类材料中应按照重要程度或形成先后顺序排列。3.对每份材料进行编号，编号应连续、唯一，编号应标注在材料的右上角。4.编制档案目录，目录应包括档案类别、材料名称、材料编号、形成时间、形成单位等信息，目录应打印或手写清晰，装订在档案盒内首页。（三）装订要求1.档案材料应使用缝纫机或线绳进行三孔一线装订，装订应牢固、整齐，不掉页、不压字、不损坏文件。2.装订线应距材料左侧20mm，上下两孔距中孔各80mm。3.对破损、褪色的材料应进行修补、复制或裱糊，使其字迹清晰、页面整洁。六、档案保管与保护（一）保管场所设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件，确保档案安全。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、除湿机、空调、灭火器等，定期对设备进行维护和检查，确保设备正常运行。（三）档案存放档案应按照类别、年度、保管期限等进行分类存放，排列有序，便于查找和利用。（四）档案保护措施1.定期对档案进行检查，发现问题及时处理，确保档案的安全和完整。2.对破损、褪色、霉变等档案材料及时进行修复和处理。3.做好档案库房的清洁卫生工作，防止灰尘、杂物等对档案的污染。4.采取必要的防虫、防霉措施，如放置防虫药品、定期通风等。七、档案查阅与借阅（一）查阅范围1.组织、人事部门因干部选拔任用、调配、考察、政审等工作需要查阅干部档案。2.纪检监察部门因查处案件需要查阅干部档案。3.其他经市人大领导批准的部门和人员因工作需要查阅干部档案。（二）查阅手续1.查阅单位或个人应填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅范围等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.将《干部档案查阅申请表》提交市人大干部档案管理部门审核，经审核同意后，由档案管理人员按照规定提供档案查阅服务。3.查阅人员应在档案查阅室进行查阅，不得将档案带出查阅室。查阅时应爱护档案，不得在档案材料上涂改、圈划、批注、抽取、撤换、损坏档案材料。（三）借阅范围1.因特殊情况需要借阅干部档案的，应经市人大领导批准。2.借阅期限一般不超过[X]个工作日，如需延期，应办理续借手续。（四）借阅手续1.借阅单位或个人应填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅期限等信息，并加盖单位公章或个人签字。2.将《干部档案借阅申请表》提交市人大干部档案管理部门审核，经审核同意后，由档案管理人员按照规定办理档案借阅手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，不得擅自复制、拍摄、摘录档案内容，并在规定期限内归还档案。八、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立市人大干部档案信息化管理系统，实现干部档案信息的电子化管理、查询、统计和分析，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案信息录入：将干部档案中的各类信息录入信息化管理系统，确保信息准确、完整。2.档案信息查询：通过信息化管理系统，为有关部门和人员提供便捷的档案信息查询服务。3.档案信息统计：利用信息化管理系统对干部档案信息进行统计分析，为干部管理工作提供数据支持。4.档案信息安全管理：采取必要的安全措施，确保干部档案信息在信息化管理系统中的安全，防止信息泄露。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握信息化管理系统的操作技能，严格按照系统操作规程进行档案信息录入、查询、统计等工作。2.定期对信息化管理系统进行维护和更新，确保系统正常运行。3.做好干部档案信息化管理系统的数据备份工作，防止数据丢失。九、档案鉴定与销毁（一）鉴定原则档案鉴定应遵循全面审查、历史地看问题、区别对待、留存必要材料的原则，确保鉴定结果准确、客观。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成，负责对到期或失去保存价值的档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.对档案材料进行逐份审查，根据档案内容的重要性、时效性、真实性等因素，确定档案材料的保存价值。2.对确定失去保存价值的档案材料，编制《干部档案销毁清单》，详细列出档案材料的名称、数量、形成时间、形成单位等信息。（四）销毁程序1.将《干部档案销毁清单》提交