档案室外来人员参观制度

PAGE档案室外来人员参观制度一、总则（一）目的为加强本公司/组织档案管理，规范外来人员参观档案室的行为，确保档案信息安全，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于所有因工作需要进入本公司/组织档案室参观的外来人员，包括但不限于上级主管部门、合作单位、调研机构等相关人员。（三）基本原则1.安全保密原则参观过程中要严格遵守保密规定，确保档案信息不被泄露，维护公司/组织档案安全。2.规范有序原则外来人员参观应按照规定的流程和要求进行，保证参观活动有序开展，不影响档案室正常工作秩序。3.审批管理原则所有外来人员参观档案室必须经过严格的审批程序，未经批准不得擅自进入。二、参观申请与审批（一）申请流程1.外来人员如需参观档案室，应提前[X]个工作日向本公司/组织相关对口部门提交《档案室参观申请表》（以下简称“申请表”）。申请表应详细填写参观人员的基本信息（包括姓名、单位、职务、联系方式等）、参观目的、参观时间、参观人数等内容。2.对口部门收到申请表后，应根据实际情况进行初步审核。审核内容包括参观目的是否合理、参观时间是否符合档案室工作安排、参观人数是否在档案室承载能力范围内等。如审核通过，对口部门负责人在申请表上签署意见，并将申请表提交至档案管理部门。（二）审批流程1.档案管理部门收到对口部门提交的申请表后，由档案管理部门负责人进行最终审批。审批重点关注参观活动对档案安全和正常工作的影响，以及参观人员是否具备必要的档案安全意识和保密知识。2.对于涉及重要档案或敏感信息的参观申请，档案管理部门负责人应组织相关人员进行专项评估，必要时征求公司/组织内部其他相关部门的意见。评估通过后，方可批准参观申请。3.审批通过的申请表将由档案管理部门留存一份备案，并反馈给对口部门。对口部门负责通知参观人员审批结果，并告知其参观的具体要求和注意事项。三、参观前准备（一）信息告知1.对口部门在收到参观申请审批通过通知后，应及时向参观人员详细介绍档案室的基本情况、参观流程、安全保密规定等内容。告知参观人员进入档案室后不得随意触摸、翻阅档案，不得拍照、录像、录音等（如有特殊拍摄需求，需提前另行申请并经批准）；不得在档案室内吸烟、饮食、大声喧哗等。2.档案管理部门应提前准备好相关的参观指引资料，如档案室布局示意图、参观注意事项手册等，供参观人员在参观前查阅了解。（二）人员培训1.对于初次参观档案室的外来人员，档案管理部门可根据实际情况安排专门的培训。培训内容包括档案安全保密知识、档案管理基本规范、参观纪律等方面。培训方式可采用集中授课、现场演示等多种形式，确保参观人员充分了解相关要求。2.培训结束后，应对参观人员进行简单的考核，考核内容主要为参观纪律和档案安全保密规定等基础知识。考核合格后方可安排正式参观。（三）安全检查1.参观前，档案管理部门应对档案室进行全面的安全检查，确保档案存储环境安全，档案设施设备正常运行。检查内容包括档案库房的温湿度、防火防盗设施、档案存储架的稳固情况等。2.如发现安全隐患或设施设备故障，应及时进行整改或维修，确保参观活动能够安全顺利进行。四、参观过程管理（一）人员陪同1.外来人员参观档案室时，必须由本公司/组织档案管理部门指定的专人全程陪同。陪同人员应熟悉档案室情况，具备较强的档案安全保密意识和责任心，负责引导参观人员按照规定路线参观，解答参观人员的疑问，并监督参观人员遵守参观纪律。2.陪同人员应提前到达档案室，做好参观前的准备工作。在参观过程中，不得擅自离开参观人员，确保参观活动的全程监管。（二）参观路线与范围1.档案管理部门应根据档案室的实际布局和档案管理要求，规划合理的参观路线。参观路线应尽量避免参观人员进入档案整理、存储等核心工作区域，减少对正常档案工作的干扰。2.参观人员应严格按照指定的参观路线进行参观，不得擅自更改路线或进入未经允许的区域。如因特殊情况需要临时调整参观路线或进入其他区域，必须经过陪同人员同意，并在陪同人员的带领下方可进入。（三）行为规范1.参观人员进入档案室后，应保持安静、有序，不得随意走动、触摸档案及相关设备。如需了解档案内容或相关信息，应在陪同人员的协助下进行，不得自行查阅、摘抄、复制档案资料。2.严禁参观人员在档案室内使用手机、相机、摄像机等具有拍照、录像、录音功能的设备。如因工作需要确需拍摄，必须提前向档案管理部门提出申请，经批准并采取必要的安全保密措施后方可进行。拍摄过程中应严格按照批准的范围和要求进行，不得超出规定范围或进行其他违规拍摄行为。3.参观人员不得在档案室内吸烟、饮食、丢弃杂物等，保持档案室内环境整洁卫生。参观结束后，应将个人物品整理好，不得遗留在档案室内。（四）安全保障1.档案管理部门应确保参观过程中的安全保障措施到位。参观期间，应安排专人负责档案室的安全巡查，密切关注参观人员的行为动态，及时发现并处理可能出现的安全问题。2.如遇突发紧急情况（如火灾、地震等），陪同人员应立即组织参观人员按照预定的应急预案进行疏散撤离，并确保参观人员的人身安全。同时，应及时向上级主管部门报告情况，配合相关部门进行应急处置工作。五、参观后工作（一）意见反馈1.参观结束后，档案管理部门应及时收集参观人员的意见和建议。可通过发放意见反馈表、组织座谈会等方式，了解参观人员对档案室管理、参观安排等方面的评价和看法，以便不断改进工作。2.对于参观人员提出的合理意见和建议，档案管理部门应认真研究分析，并及时采取措施进行整改和完善。整改情况应及时向相关部门和人员反馈，确保参观人员的意见得到有效落实。（二）资料归档1.档案管理部门应对参观活动的相关资料进行整理归档，包括参观申请表、审批文件、参观指引资料、意见反馈表等。归档资料应妥善保存，以备后续查阅和审计。2.归档资料应按照档案管理的相关规定进行分类、编号、装订，建立完善的档案目录，便于快速检索和查询。六、监督与考核（一）监督机制1.本公司/组织内部应建立健全档案室外来人员参观监督机制，加强对参观活动全过程的监督检查。档案管理部门负责对参观活动进行日常监督，定期检查参观申请审批、参观过程管理等环节的执行情况。2.公司/组织内部审计、纪检等部门应不定期对档案室外来人员参观制度的执行情况进行专项检查，重点检查是否存在违规审批、违规参观等行为，并对发现的问题及时进行督促整改。（二）考核措施1.对于严格遵守档案室外来人员参观制度，在参观活动中表现良好的外来人员和陪同人员，公司/组织可给予适当的表扬和奖励。表扬和奖励方式可包括颁发荣誉证书、给予一定的物质奖励等，以激励相关人员积极遵守制度，维护档案安全。2.对于违反档案室外来人员参观制度的外来人员，档案管理部门应及时向其所在单位或机构通报情况，并要求其作出书面检讨。情节严重的，应禁止其今后再次参观本公司/组织档案室，并依法依规追究其相关责任。3.对于在参观活动中未履行好陪同职责或违反制度规定的陪同人员，公司/组织将视情节轻重给予相应的批评教育、警告、扣减绩效分数等处罚措施。因陪同人员失职导致档案安全事故或信息泄露的，将依法依规追究其法律责任。七、附则（一）解释权本制度由本公司/组织档案管理部门负责解释。在执行过程