教导处档案管理制度

PAGE教导处档案管理制度一、总则（一）目的为加强教导处档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，充分发挥档案在教育教学、管理等工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于教导处及相关工作人员在工作中形成的各类档案的管理。（三）档案定义本制度所指档案是教导处及相关人员在履行职责过程中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。（四）管理原则1.集中统一管理原则：教导处档案由专人负责集中管理，确保档案的完整性和系统性。2.真实性原则：档案内容必须真实反映工作实际情况，不得伪造、篡改。3.保密性原则：严格遵守国家保密法律法规，对涉及机密的档案进行妥善保管，防止泄密。4.方便利用原则：建立科学合理的档案分类和检索体系，便于档案的查询和利用。二、档案管理机构及职责（一）档案管理领导小组成立以教导主任为组长，副主任为副组长，各年级组长、教研组长为成员的档案管理领导小组。负责指导、监督和协调教导处档案管理工作，研究解决档案管理工作中的重大问题。（二）档案管理人员职责1.负责档案的收集、整理、归档、保管、统计和利用等工作。2.制定档案管理制度和工作计划，并组织实施。3.对档案进行分类、编号、编目等，建立健全档案检索体系。4.定期对档案进行清查、核对，确保档案的安全和完整。5.积极为学校各项工作提供档案信息服务，做好档案的借阅、查阅登记工作。6.参与档案信息化建设，推进档案管理的现代化进程。三、档案的收集与整理（一）收集范围1.上级教育主管部门下发的各类文件、通知、法规、政策等。2.学校工作计划、总结、报告、会议记录、决议等。3.教学计划、教学大纲、教案、课件、试卷、成绩册等教学档案。4.教师业务档案，包括教师个人基本情况、教学成果、教研活动记录、培训经历等。5.学生学籍档案，包括学生入学登记表、成绩单、奖惩记录、毕业登记表等。6.学校招生工作档案，包括招生计划、招生简章、录取名单等。7.学校教育科研档案，包括课题研究资料、科研成果等。8.学校安全管理档案，包括安全制度、安全检查记录、应急预案等。9.学校资产管理档案，包括资产登记、清查记录、采购合同等。10.其他与教导处工作相关的有保存价值的文件材料。（二）收集要求1.各部门和人员应及时将工作中形成的文件材料收集齐全，定期移交档案管理人员。2.收集的文件材料应保持原件的完整性，不得随意涂改、损坏。3.对于电子文件，应确保其格式的通用性和可读性，并进行备份存储。（三）整理原则1.遵循文件材料的形成规律和内在联系，保持文件之间的历史衔接性。2.区分不同价值和保管期限，便于管理和利用。3.便于保管和检索，提高档案管理的效率和质量。（四）整理方法1.分类：按照档案的内容和性质，分为党群工作类、行政管理类、教学管理类、学生管理类、教育科研类、安全管理类、资产管理类等类别。2.编号：对每一类档案进行编号，编号应具有唯一性和系统性。3.编目：编制档案目录，包括档案编号、名称、日期、保管期限等信息，以便于查询和利用。4.装订：对纸质档案进行装订，确保档案的整齐和牢固。四、档案的归档与保管（一）归档时间1.当年形成的档案，应在次年上半年完成归档工作。2.对于一些时效性较强的档案，应及时归档。（二）归档程序1.档案管理人员对收集整理好的档案进行审核，确保档案的质量符合要求。2.将审核后的档案按照分类编号顺序装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号、名称等信息。3.将档案盒存放在档案柜中，并建立档案存放位置索引，便于查找。（三）保管期限档案的保管期限分为永久、长期和短期三种。1.永久保管的档案：凡是反映学校主要职能活动和基本历史面貌的，对学校、国家和社会有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映学校一般工作活动，在较长时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为16年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映学校一般性工作活动，在较短时间内对学校工作有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年至15年。（四）保管要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案柜应排列整齐，便于查找和存取。3.对档案应定期进行检查和清点，发现问题及时处理。4.对破损、褪色的档案应及时进行修复和复制。5.加强档案库房的安全防范措施，配备必要的消防、防盗、防虫、防潮等设备。五、档案的利用与借阅（一）利用原则1.遵循保密规定，确保档案的安全和保密。2.方便利用，提高档案的使用效率。3.严格审批，确保档案的合理利用。（二）利用方式1.查阅：档案管理人员根据利用者的需求，提供档案原件或复印件供其查阅。2.借阅：因工作需要确需借阅档案的，应办理借阅手续，经批准后借阅。借阅期限一般不超过[X]个工作日，特殊情况需延长的，应办理续借手续。（三）借阅手续1.利用者填写《档案借阅申请表》，注明借阅档案的名称、编号、用途、借阅期限等信息。2.申请表经所在部门负责人签字同意后，报档案管理部门审批。3.档案管理部门根据审批意见，为利用者办理借阅手续，发放《档案借阅证》。4.利用者凭《档案借阅证》到档案库房借阅档案，档案管理人员应做好借阅登记工作。（四）归还要求1.利用者应在规定的借阅期限内归还档案，如需延期，应提前办理续借手续。2.归还档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和安全性，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因并追究责任。3.利用者归还档案后，档案管理人员应在《档案借阅登记表》上注明归还日期，并注销《档案借阅证》。六、档案的鉴定与销毁（一）鉴定原则1.依据国家有关档案鉴定的规定和标准，结合学校实际情况进行鉴定。2.坚持全面审查、准确判定档案价值的原则。3.确保鉴定工作的科学性和公正性。（二）鉴定组织成立档案鉴定小组，由教导主任担任组长，档案管理人员、相关部门负责人为成员。负责对到期档案进行鉴定。（三）鉴定方法1.直接鉴定法：对档案逐件进行审查，分析其内容和价值，确定保管期限。2.综合分析法：结合档案的形成背景、历史作用、现实利用情况等因素，综合判断档案的价值。（四）销毁程序1.档案鉴定小组对到期档案进行鉴定，提出销毁意见，填写《档案销毁鉴定表》。2.《档案销毁鉴定表》经教导主任审核批准后，报学校主管领导审批。3.档案管理部门根据审批意见，对拟销毁的档案进行登记造册，注明档案名称、编号、数量等信息。4.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案销毁彻底。监销人员应在《档案销毁清册》上签字确认。5.销毁后的档案应在《档案销毁清册》上注明销毁日期，并将《档案销毁清册》永久保存。七、档案信息化管理（一）信息化建设目标逐步实现档案管理的信息化、数字化，提高档案管理的效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.建立档案管理信息系统，实现档案的收集、整理、归档记录、保管、检索、利用等业务的信息化管理。2.对纸质档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库，实现电子档案与纸质档案的同步管理。3.加强档案信息安全管理，采取数据备份、加密存储、访问控制等措施，确保档案信息的安全。（三）信息化管理要求1.档案管理人员应熟练掌握