2018年人事档案制度

PAGE2018年人事档案制度一、总则（一）目的为了加强公司人事档案管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：人事档案应如实反映员工的真实情况，确保档案信息的真实性和可靠性。2.完整性原则：全面收集员工的各类人事信息，保证档案资料的完整性。3.保密性原则：严格保密人事档案内容，防止信息泄露，保护员工隐私。4.动态管理原则：根据员工的工作变动、职务晋升、奖惩等情况，及时更新档案信息，实现动态管理。二、人事档案内容（一）个人基本信息1.履历材料：包括员工的学习经历、工作经历等详细信息。2.身份证、学历学位证书、专业技术资格证书等复印件：确保员工身份及资质的真实性。（二）劳动合同员工与公司签订的劳动合同文本。（三）考核材料1.年度考核表：记录员工每年的工作表现、业绩评估等情况。2.专项考核材料：如晋升考核、岗位调动考核等相关材料。（四）培训材料员工参加各类培训的记录、证书等，包括内部培训和外部培训。（五）奖惩材料1.奖励材料：如公司颁发的荣誉证书、表彰决定等。2.惩罚材料：违纪处分决定、通报批评等相关文件。（六）工资福利材料工资调整记录、奖金发放明细、社保缴纳记录等。（七）岗位变动材料1.岗位调动审批表：记录员工岗位变动的原因、时间、新岗位等信息。2.晋升审批表：包括晋升依据、晋升后的职务等内容。（八）其他材料1.体检报告：员工定期体检的报告。2.离职材料：离职申请、离职交接表、离职证明等。三、人事档案的收集与整理（一）收集1.新员工入职：人力资源部门负责在新员工入职时，收集其个人基本信息、学历证书、身份证复印件等相关资料，并指导员工填写个人履历表。2.日常工作：各部门应及时将涉及员工考核、奖惩、培训、岗位变动等相关材料移交至人力资源部门，确保档案资料的及时更新。3.定期检查：人力资源部门定期对各部门的档案收集情况进行检查，督促相关部门及时提交应归档的材料。（二）整理1.分类：按照人事档案内容的分类标准，对收集到的材料进行分类整理，确保同一类别的材料集中存放。2.编号：为每份档案材料编制唯一的编号，以便于查询和管理。编号应按照一定的规则进行编排，例如采用年份+流水号的方式。3.装订：对纸质档案材料进行装订，确保整齐、牢固，便于长期保存。装订时应注意材料的顺序和完整性，避免丢失或损坏。4.电子化录入：同时，将人事档案内容录入电子系统，建立电子档案库。电子档案应与纸质档案内容保持一致，便于快速检索和查阅。四、人事档案的保管（一）保管部门公司设立专门的人事档案保管室，由人力资源部门负责档案的日常保管工作。保管室应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全设施，确保档案的安全存放。（二）保管期限1.永久保管：对于员工的重要人事信息，如履历材料、劳动合同、重大奖惩材料等，实行永久保管。2.定期保管：其他材料根据其性质和重要程度，确定保管期限。一般考核材料、培训材料等保管期限为[X]年，工资福利材料、岗位变动材料等保管期限为[X]年。保管期限届满后，经鉴定确无保存价值的档案材料，按照规定程序进行销毁。（三）档案清查1.定期清查：人力资源部门每年定期对人事档案进行清查，核对档案数量、内容是否完整，确保档案的准确性和完整性。2.不定期抽查：除定期清查外，还应不定期对部分档案进行抽查，发现问题及时整改。清查和抽查结果应形成书面报告，存档备查。五、人事档案的查阅与借阅（一）查阅1.查阅权限：公司内部人员因工作需要查阅人事档案的，需填写《人事档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，报人力资源部门审批。人力资源部门负责人有权查阅公司全体员工的人事档案。公司高层管理人员因工作需要查阅人事档案的，可直接查阅，但查阅后应及时归还，并在《人事档案查阅登记表》上签字确认。2.查阅流程：查阅人凭审批通过的《人事档案查阅申请表》到档案保管室查阅档案。查阅时，档案保管人员应在场监督，查阅人不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。查阅完毕后，查阅人应将档案及时归还保管人员，并在《人事档案查阅登记表》上记录查阅时间、查阅内容等信息。（二）借阅1.借阅权限：外部单位因工作需要借阅人事档案时，必须持有单位介绍信，注明借阅目的、范围等内容，并经公司分管领导批准。公司内部人员因特殊原因需要借阅人事档案的，需填写《人事档案借阅申请表》，经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意后，报公司分管领导审批。2.借阅期限：外部单位借阅人事档案的期限一般不超过[X]个工作日，公司内部人员借阅期限一般不超过[X]个工作日。如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。3.借阅流程：借阅人凭审批通过的《人事档案借阅申请表》到档案保管室办理借阅手续，档案保管人员应详细记录借阅人姓名、单位、借阅日期、归还日期等信息，并向借阅人提供档案复印件或电子档案。借阅人应妥善保管档案，不得转借他人或泄露档案内容。借阅期满后，借阅人应及时归还档案，档案保管人员应认真核对档案的完整性和准确性。六、人事档案的保密与安全（一）保密措施1.人员管理：档案保管人员应经过严格的审查和培训，签订保密协议，明确保密责任和义务。2.环境管理：档案保管室应设置门禁系统，限制无关人员进入。档案保管室内应配备必要的保密设备，如保险柜、密码锁等。3.信息管理：对电子档案应设置不同级别的访问权限，严格控制信息的传播范围。在档案查阅和借阅过程中，严禁私自复制、拍照、传播档案内容。（二）安全保障1.防火防盗：档案保管室应安装防火、防盗报警装置，配备必要的消防器材，防止火灾和盗窃事故的发生。2.防潮防虫：档案保管室内应保持适宜的温度和湿度，定期进行通风换气，防止档案受潮发霉。同时，应采取防虫措施，如放置驱虫药物等，防止档案被虫蛀。3.数据备份：定期对电子档案进行备份，备份数据应存储在不同的介质上，并分别存放于不同的地点，以防止数据丢失。七、人事档案的转递（一）转递条件1.员工离职：员工离职时，人力资源部门应及时办理人事档案转递手续。2.组织调动：员工因组织调动需要转移人事档案的，按照相关规定办理转递手续。（二）转递流程1.开具转递函：根据员工离职或调动的情况，由人力资源部门开具《人事档案转递函》，注明转递原因、接收单位名称、档案内容等信息。2.整理档案：对拟转递的人事档案进行整理，确保档案材料齐全、完整、装订牢固。3.密封档案：将整理好的档案装入专用档案袋，密封并加盖骑缝章。4.转递档案：通过机要交通或专人送取的方式将档案转递给接收单位，并要求接收单位在《人事档案转递回执》上签字确认。八、人事档案的鉴定与销毁（一）鉴定1.定期鉴定：人力资源部门定期对保管期限届满的人事档案进行鉴定，成立鉴定小组，由人力资源部门负责人、档案保管人员及相关业务部门人员组成。2.鉴定内容：鉴定小组根据档案的历史价值、现实利用价值等因素，对档案进行全面审查，确定档案是否仍有保存价值。（二）销毁1.销毁审批：经鉴定确无保存价值的档案，由鉴定小组提出销毁意见，填写《人事档案销毁申请表》，报公司分管领导审批。2.销毁实施：审批通过后，由档案保管人员在指定地