档案室环境设备管理制度

PAGE档案室环境设备管理制度一、总则（一）目的为加强本公司档案室环境设备的管理，确保档案的安全与完整，延长档案寿命，提高档案管理工作效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案室环境设备的管理，包括档案库房、档案整理室、查阅室等相关区域的温湿度调节设备、防火防盗设备、防虫防鼠设备、照明设备等。（三）职责分工1.档案室管理部门负责制定和完善档案室环境设备管理制度，并监督执行。定期检查档案室环境设备的运行状况，提出维护、维修和更新的建议。组织相关人员进行环境设备操作培训，确保正确使用设备。2.设备管理部门负责档案室环境设备的日常维护、维修和保养工作，确保设备正常运行。建立环境设备档案，记录设备的型号、规格、购置时间、维修记录等信息。根据档案室管理部门的建议，及时采购新的环境设备或对现有设备进行更新改造。3.使用部门负责本部门使用的档案室环境设备的日常管理，保持设备清洁、整齐。发现设备故障及时报告档案室管理部门或设备管理部门，并配合进行维修。严格按照操作规程使用设备，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。二、档案库房环境管理（一）温湿度管理1.档案库房的温度应控制在14℃24℃之间，相对湿度应控制在45%60%之间。2.配备温湿度调节设备，如空调、除湿机、加湿器等，并确保设备正常运行。3.每天定时记录库房内的温湿度数据，填写温湿度记录表。当温湿度超出规定范围时，应及时采取措施进行调节。4.在高温、高湿季节或特殊情况下，应增加温湿度监测次数，加强对库房环境的监控。（二）清洁卫生管理1.定期对档案库房进行清洁，清除灰尘、杂物等，保持库房内整洁干净。2.地面应保持清洁，无污渍、水渍，墙面、天花板应无蜘蛛网、灰尘等。3.档案架、档案柜应定期擦拭，保持表面清洁，防止灰尘对档案造成污染。4.清洁档案库房时，应使用符合档案保护要求的清洁工具和清洁剂，避免对档案造成损害。（三）防火防盗管理1.档案库房应安装防火门、防火卷帘等防火设施，并确保其完好有效。2.配备火灾自动报警系统、灭火器材等消防设备，定期进行检查和维护，确保设备正常运行。3.严禁在档案库房内吸烟、使用明火或存放易燃易爆物品。4.安装防盗门窗、监控设备等防盗设施，加强对库房的安全防范。监控设备应24小时不间断运行，保存至少30天的监控录像。5.严格执行库房出入登记制度，非库房管理人员未经批准不得进入库房。进入库房时，应进行登记，注明进入时间、事由等信息。（四）防虫防鼠管理1.定期对档案库房进行防虫防鼠检查，发现虫害、鼠害迹象应及时采取措施进行处理。2.在库房内放置防虫药品、鼠夹、鼠药等防虫防鼠用品，但应注意避免对档案造成污染。3.保持库房内通风良好，防止潮湿滋生虫害。对库房门窗、通风口等部位应安装防虫网，防止害虫进入。4.对档案进行整理、装订时，应检查是否有虫蛀、鼠咬现象，如有发现应及时处理。三、档案整理室环境管理（一）清洁卫生管理1.每天对档案整理室进行清洁，保持桌面、地面、档案架等整洁干净。2.整理档案时，应将用过的工具、材料摆放整齐，避免随意丢弃造成混乱。3.定期清理整理室内的垃圾和杂物，保持室内环境整洁有序。（二）照明管理1.配备合适的照明设备，确保整理室内光线充足、均匀，便于档案整理工作。2.照明设备应定期检查和维护，及时更换损坏的灯泡，保证正常照明。3.在整理档案时，应避免光线直射档案，防止档案褪色、老化。（三）设备使用管理1.整理室内配备的电脑、打印机、装订机等设备应定期进行维护和保养，确保设备正常运行。2.使用设备时，应严格按照操作规程进行操作，避免因操作不当造成设备损坏。3.设备使用完毕后，应及时关闭电源，清理设备表面的灰尘和杂物。四、查阅室环境管理（一）清洁卫生管理1.每天对查阅室进行清洁，保持桌椅、地面、门窗等清洁干净。2.查阅室内应保持整洁有序，查阅完毕的档案应及时归位，不得随意堆放。3.定期清理查阅室内的垃圾和杂物，为查阅人员提供良好的环境。（二）照明管理1.查阅室的照明应满足查阅人员的需求，光线应柔和、舒适，避免刺眼。2.照明设备应定期检查和维护，确保正常照明。3.根据查阅人员的需求，合理控制照明亮度，节约能源。（三）设备使用管理1.查阅室内配备的桌椅、电脑、复印机等设备应定期进行检查和维护，确保设备正常使用。2.使用设备时，应按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备设置或进行违规操作。3.设备使用完毕后，应及时关闭电源，清理设备表面的灰尘和杂物。五、环境设备维护与维修（一）维护计划1.设备管理部门应根据档案室环境设备的特点和使用情况，制定年度维护计划。维护计划应包括设备的维护内容、维护时间、维护人员等信息。2.定期对环境设备进行维护保养，如清洁设备表面、检查设备运行状况（如空调的滤网清洗、除湿机的排水检查等）、紧固设备部件等，确保设备正常运行。3.按照维护计划，对设备进行定期的润滑、调试、校准等工作，延长设备使用寿命，提高设备性能。（二）维修管理1.当环境设备出现故障时，使用部门应及时报告档案室管理部门或设备管理部门。设备管理部门应及时安排维修人员进行维修。2.维修人员在维修设备前，应详细了解设备故障情况，制定维修方案。维修过程中，应做好维修记录，包括故障现象、维修措施、更换的零部件等信息。3.对于维修难度较大或需要较长时间维修的设备，应及时向档案室管理部门汇报维修进度，确保不影响档案管理工作的正常开展。4.维修完成后，维修人员应进行试机，确保设备恢复正常运行。同时，应向使用部门说明设备维修情况及注意事项。5.建立环境设备维修档案，记录设备的维修历史、维修费用等信息，为设备的管理和维护提供参考。（三）设备更新与改造1.随着档案管理工作的发展和技术进步，当现有环境设备不能满足档案管理要求时，档案室管理部门应及时提出设备更新或改造的建议。2.设备管理部门应根据档案室管理部门的建议，进行设备选型和采购。在采购新设备时，应充分考虑设备的性能、质量、价格等因素，确保采购的设备符合档案管理工作的需要。3.对现有环境设备进行更新改造时，应制定详细的改造方案，确保改造工作安全、顺利进行。改造完成后，应进行验收，确保设备达到预期的性能指标。六、人员培训与安全意识教育（一）培训内容1.档案室管理部门应定期组织相关人员进行环境设备管理培训，培训内容包括设备操作规程、维护保养知识、安全注意事项等。2.针对不同类型的环境设备，如温湿度调节设备、防火防盗设备、防虫防鼠设备等，进行专项培训，使相关人员熟悉设备的性能和使用方法。3.培训应注重实际操作，通过现场演示、实际操作练习等方式，提高相关人员的操作技能和应急处理能力。（二）培训方式1.采用集中授课、现场培训、在线学习等多种培训方式相结合，确保培训效果。2.邀请设备厂家技术人员或专业培训机构进行培训，提高培训的专业性和权威性。3.鼓励相关人员自主学习，通过查阅资料、参加行业研讨会等方式，不断提高自身的业务水平。（三）安全意识教育1.加强对档案室工作人员的安全意识教育，提高其对档案安全重要性的认识，增强安全防范意识。2.定期组织安全知识培训和应急演练，使工作人员熟悉火灾、盗窃等突发事件的应急处理流程和方法，提高应急处理能力。3.在档案室显著位置张贴安全警示标识，提醒工作人员注意安全，遵守相关规定。七、监督与考核（一）监督检查1.档案室管理部门应定期对档案室环境设备的管理情况进行监督检查，检查内容包括设备运行状况、环境条件、清洁卫生等方面。2.建立监督检查记录制度，对每次检查的情况进行详细记录，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。3.不定期对档案室环境设备管理情况进行抽查，确保各项管理制度得到有效执行。（二）考核评价1.制定档案室环境设备管理考核评价标准（如设备完好率、环境指标达标率、安全事故发生率等），对相关部门和人员的管理工