干部档案管理联络员制度

PAGE干部档案管理联络员制度一、总则（一）目的为加强公司干部档案管理工作，确保干部档案信息的真实、准确、完整和安全，提高干部档案管理的规范化、科学化水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体干部档案的管理工作，包括档案的收集、整理、保管、查阅、转递等环节。（三）基本原则1.真实性原则：干部档案必须如实反映干部的真实情况，不得弄虚作假。2.完整性原则：干部档案应全面收集干部各个方面的材料，保证档案内容的完整性。3.保密性原则：严格遵守国家有关档案保密的法律法规，确保干部档案信息不泄露。4.规范化原则：按照规定的程序和标准进行干部档案管理工作，保证管理工作的规范化。二、管理职责（一）干部档案管理部门职责1.负责制定和完善干部档案管理制度，指导和监督各部门干部档案管理工作。2.集中管理公司干部档案，负责档案的收集、整理、保管、查阅、转递等工作。3.定期对干部档案进行审核和清理，确保档案质量。4.负责干部档案信息化建设，提高档案管理工作效率。（二）干部档案管理联络员职责1.协助干部档案管理部门做好本部门干部档案的收集、整理工作，确保档案材料的及时、准确、完整。2.负责本部门干部档案的日常保管，确保档案安全。3.按照规定程序办理本部门干部档案的查阅、借阅手续，并做好登记工作。提醒查阅、借阅人员遵守档案管理规定，按时归还档案。4.及时向干部档案管理部门反馈本部门干部的基本情况、职务变动、奖惩情况等信息，确保档案信息的动态更新。5.协助干部档案管理部门做好干部档案的转递工作，确保档案转递的安全、及时。（三）干部所在部门职责1.负责本部门干部档案材料的形成、积累和整理工作，并及时移交干部档案管理联络员。2.配合干部档案管理部门做好本部门干部档案的查阅、借阅等工作。三、档案收集（一）收集范围1.履历材料：包括干部履历表、简历等。2.自传材料：个人撰写的自传。3.鉴定、考核、考察材料：如年度考核表、任职考察材料等。4.学历学位、培训和专业技术职务（职称）材料：学历证书、培训结业证书、专业技术职务任职资格证书等。5.政审材料：政治历史情况审查材料等。6.党团材料：入党志愿书、入团志愿书等。7.奖励材料：各类奖励证书、表彰决定等。8.处分材料：处分决定、解除处分决定等。9.工资、任免、出国（境）等材料：工资变动审批表、任免文件、出国（境）审批材料等。10.其他可供组织参考的材料：如健康体检表、个人重大事项报告等。（二）收集要求1.各部门应按照档案收集范围，及时收集本部门干部的相关材料，并定期移交干部档案管理联络员。2.收集的材料应真实、完整、规范，签字盖章齐全，并注明形成时间。3.干部档案管理联络员应认真审核收集的材料，对不符合要求的材料及时退回相关部门补充完善。四、档案整理（一）整理原则干部档案整理应遵循真实性、完整性、系统性、精炼性、实用性的原则，便于保管和利用。（二）整理方法1.分类：按照干部档案内容的性质和特点，分为十大类，并进行编号。2.排序：每一类材料按照时间顺序或重要程度进行排序。3.编目：编制档案目录，包括类别、序号、材料名称、日期、页数等信息。4.装订：将整理好的材料按照类别依次装订成册，每册厚度适中，便于翻阅。（三）整理要求1.整理档案时应认真核对材料的真实性、完整性和准确性，对不符合要求的材料进行剔除或补充。2.档案整理应做到分类准确、排序合理、编目清晰、装订整齐，确保档案质量。五、档案保管（一）保管场所干部档案应存放在专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防高温等条件。（二）保管设备配备必要的档案保管设备，如档案柜、空调、除湿机、灭火器等，确保档案安全。（三）保管要求1.建立档案保管登记制度，对档案的收进、移出、查阅、借阅等情况进行详细登记。2.定期对档案进行检查和清点，发现问题及时处理。3.对破损、褪色的档案材料及时进行修复或复制。4.严格遵守档案保密制度，非档案管理人员不得进入档案库房。六、档案查阅（一）查阅范围因工作需要，公司内部有关部门和人员可以查阅干部档案。查阅范围包括干部的基本情况、履历、考核、任免、奖惩等材料。（二）查阅程序1.查阅人填写《干部档案查阅申请表》，注明查阅理由、查阅内容、查阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《干部档案查阅申请表》提交干部档案管理部门审核，审核通过后，由干部档案管理部门安排专人陪同查阅。3.查阅人应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房，不得在档案上涂改、圈划、抽取、撤换、添加材料。4.查阅完毕后，查阅人应及时归还档案，并在《干部档案查阅登记表》上签字确认。（三）查阅要求1.严格控制查阅范围和审批程序，确保档案信息不泄露。2.查阅档案时，应保持档案的整洁和完整，不得损坏档案。3.未经干部档案管理部门同意，不得擅自复制、拍摄、摘抄档案内容。七、档案借阅（一）借阅范围因特殊工作需要，经干部档案管理部门负责人批准，可以借阅干部档案。借阅范围包括干部的重要档案材料、不宜公开的档案材料等。（二）借阅程序1.借阅人填写《干部档案借阅申请表》，注明借阅理由、借阅内容、借阅时间等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《干部档案借阅申请表》提交干部档案管理部门审核，审核通过后，由干部档案管理部门负责人签字批准。3.借阅人凭批准后的《干部档案借阅申请表》到干部档案管理部门办理借阅手续，领取档案。4.借阅人应在规定时间内归还档案，并在《干部档案借阅登记表》上签字确认。（三）借阅要求1.严格控制借阅范围和审批程序，确保档案信息安全。2.借阅档案时，应采取必要的保密措施，防止档案丢失或损坏。3.未经干部档案管理部门同意，不得擅自转借、复印、摘录档案内容。八、档案转递（一）转递范围干部因工作调动、职务变动、辞职、退休等原因，需要转递档案的，按照规定程序办理档案转递手续。（二）转递程序1.干部所在部门填写《干部档案转递申请表》，注明转递原因、转递单位、转递地址等信息，并经所在部门负责人签字同意。2.将《干部档案转递申请表》提交干部档案管理部门审核，审核通过后，由干部档案管理部门开具《干部档案转递通知单》。3.干部档案管理部门按照《干部档案转递通知单》的要求，将干部档案密封后通过机要交通或专人送取的方式转递至接收单位。4.接收单位收到档案后，应及时将回执寄回干部档案管理部门。（三）转递要求1.严格按照规定程序办理档案转递手续，确保档案转递的安全、及时。2.档案转递应密封包装，并在封口处加盖骑缝章。3.转递档案时，应填写《干部档案转递登记表》，详细记录档案转递的情况。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标建立公司干部档案信息化管理系统，实现干部档案信息的电子化存储、查询、统计、分析等功能，提高档案管理工作效率和服务水平。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对干部档案进行数字化扫描，建立电子档案数据库。2.系统建设：开发干部档案信息化管理系统，实现档案信息的录入、查询、修改、删除、统计、分析等功能。3.安全管理：建立健全档案信息化安全管理制度，确保档案信息的安全保密。（三）信息化管理要求1.严格按照档案数字化技术标准进行档案扫描和图像处理，确保电子档案与纸质档案内容一致。2.加强档案信息化管理系统的维护和管理，定期进行数据备份，防止数据丢失。3.严格遵守档案信息化安全保密制度，设置不同的用户权限，防止档案信息泄露。十、监督与检查（一）监督检查部门公司纪检监察部门负责对干部档案管理工作进行监督检查。（二）监督检查内容1.干部档案管理制度的执行情况。2.干部档案管理工作的规范化、科学化水平。3.干部档案信息的真实性、准确性、完整性和安全性。（三）监督检查方式1.定期检查：每年对干部档案管理工作进行一次全面检查。2.不定期抽查：根据工作需要，对部分部门的干部档案