标准化培训档案管理制度

PAGE标准化培训档案管理制度一、总则（一）目的为加强公司培训档案管理，规范培训档案的收集、整理、保管、查阅和利用等工作，确保培训档案的完整性、准确性和安全性，为公司培训工作的持续改进和员工职业发展提供有力支持，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各类培训活动所形成的档案资料管理，包括但不限于新员工入职培训、岗位技能培训、管理培训、专项培训等。（三）基本原则1.真实性原则：培训档案应如实反映培训活动的全过程，确保档案内容真实可靠。2.完整性原则：全面收集培训过程中产生的各类资料，保证档案资料的完整性。3.规范性原则：按照统一的标准和规范对培训档案进行整理、分类和编号，确保档案管理工作的规范化。4.保密性原则：对涉及公司机密和员工个人隐私的培训档案信息予以严格保密，防止信息泄露。二、培训档案管理职责（一）培训管理部门职责1.负责制定和完善培训档案管理制度，并组织实施。2.指导和监督各部门培训档案的收集、整理和归档工作。3.负责集中管理公司级培训项目的档案资料，建立培训档案数据库。4.定期对培训档案进行检查、清理和鉴定，确保档案的质量和安全。5.按照规定提供培训档案的查阅和借阅服务。（二）各部门职责1.负责本部门培训活动档案资料的收集、整理和归档工作，并指定专人负责。2.按照培训档案管理制度的要求，及时将整理好的档案资料移交至培训管理部门。3.配合培训管理部门做好培训档案的查阅、借阅等相关工作。（三）档案管理人员职责1.负责培训档案的日常管理工作，包括档案的收集、整理、分类、编号、装订、上架等。2.建立培训档案目录和索引，方便档案的查询和利用。3.负责培训档案的安全保管，做好防火、防潮、防虫、防盗等工作，确保档案的完好无损。4.严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。5.按照规定办理培训档案的查阅、借阅、归还等手续。三、培训档案的内容及分类（一）培训计划类1.年度培训计划：包括公司年度培训工作的总体目标、培训项目安排、培训预算等。2.专项培训计划：针对特定岗位、技能或业务需求制定的专项培训计划。（二）培训项目类1.培训方案：详细描述培训项目的目标、内容、方式、时间安排、师资安排等。2.培训教材：包括培训课程使用的教材、讲义、课件、参考资料等。3.培训记录：培训过程中的考勤记录、课堂表现记录、作业及考核成绩等。4.培训评估资料：培训效果评估报告、学员反馈意见、培训总结等。（三）培训师资类1.内部培训师档案：包括培训师个人简历、培训经历、授课记录、培训效果评价等。2.外部培训师资资料：与外部培训机构签订的合同、培训师简介、培训费用支付凭证等。（四）培训学员类1.学员培训档案：包括学员个人基本信息、培训报名资料、培训成绩、证书颁发记录等。2.学员培训记录卡：记录学员参加各类培训的情况，包括培训名称、时间、成绩等。（五）其他类1.培训活动照片、视频资料：记录培训活动现场情况、学员风采等。2.培训相关的文件、通知、纪要等。四、培训档案的收集与整理（一）收集要求1.各部门应在培训活动结束后及时收集相关档案资料，并确保资料的真实性和完整性。2.培训管理部门负责收集公司级培训项目的档案资料，各部门应积极配合。3.档案资料应包括纸质文件、电子文档、照片、视频等多种形式。（二）整理流程1.分类：按照培训档案的分类标准，对收集到的档案资料进行分类。2.编号：为每一份档案资料编制唯一的编号，以便于管理和查询。3.装订：对纸质档案资料进行整理和装订，确保整齐美观。4.编目：编制培训档案目录，注明档案资料的编号、名称、日期、保管期限等信息。5.装盒：将整理好的档案资料装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、编号范围等。五、培训档案的保管（一）保管期限1.培训计划类档案保管期限为[X]年。2.培训项目类档案中，培训方案、教材等保管期限为[X]年，培训记录、评估资料等保管期限为[X]年。3.培训师资类档案保管期限为[X]年。4.培训学员类档案保管期限为自学员离职或结业后[X]年。5.其他类档案根据实际情况确定保管期限。（二）保管方式1.培训档案采用纸质档案与电子档案相结合的方式进行保管。纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列；电子档案应存储在服务器或其他存储设备上，并进行备份，同时建立电子档案索引，方便查询。2.档案存放地点应具备防火、防潮、防虫、防盗等安全条件，确保档案的安全保管。（三）档案清理与鉴定1.定期对培训档案进行清理，剔除已过保管期限且无保存价值的档案资料。2.对拟销毁的档案资料，应填写档案销毁清单，报经公司领导批准后，由专人负责销毁，并做好销毁记录。3.建立档案鉴定工作机制，定期对档案的保存价值进行鉴定，根据鉴定结果调整档案的保管期限。六、培训档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅培训档案的，应填写《培训档案查阅申请表》，注明查阅目的、内容、时间等，经所在部门负责人签字同意后，提交至培训管理部门。2.培训管理部门对查阅申请进行审核，符合查阅条件的，安排专人陪同查阅，并做好查阅记录。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出或转借他人，不得在档案上涂改、标记、污损等。4.涉及公司机密和员工个人隐私的培训档案，未经公司领导批准，不得查阅。（二）借阅规定1.因特殊情况需要借阅培训档案的，应填写《培训档案借阅申请表》，注明借阅目的、内容、时间、归还日期等，经所在部门负责人和培训管理部门负责人签字同意后，报公司领导审批。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案资料，不得遗失、损坏或擅自复印、传播。归还时，应确保档案资料完好无损，并由档案管理人员进行核对签收。4.借阅人员在借阅期间如发现档案资料有问题或损坏，应及时向培训管理部门报告，并承担相应责任。七、培训档案的信息化管理（一）建立培训档案数据库1.培训管理部门应利用信息化技术，建立培训档案数据库，实现培训档案的电子化管理。2.数据库应包含培训档案的基本信息、目录索引、电子文档等内容，方便档案的查询、统计和分析。（二）数据录入与维护1.档案管理人员应及时将新形成的培训档案资料录入数据库，并确保数据的准确性和完整性。2.定期对数据库进行维护和更新，清理无效数据，保证数据库的正常运行。（三）信息安全管理1.加强培训档案数据库的信息安全管理，设置不同级别的用户权限，防止数据泄露和非法访问。2.定期对数据库进行备份，确保数据的安全性和可恢复性。3.采取必要的安全防护措施，如防火墙、防病毒软件等，防止数据受到网络攻击和病毒侵害。八、培训档案管理的监督与考核（一）监督检查1.培训管理部门应定期对各部门培训档案管理工作进行监督检查，确保档案管理工作符合制度要求。2.检查内容包括档案的收集、整理、保管、查阅和利用等情况，发现问题及时督促整改。