办公室文员档案归档制度

PAGE办公室文员档案归档制度一、总则（一）目的为了加强公司档案管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于档案的查阅和利用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门办公室文员在档案归档工作中的操作规范。（三）定义1.档案：指公司在各项活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录，包括文件、资料、图表、数据、声像等。2.归档：将办理完毕且具有保存价值的文件材料，按照规定的范围和方法进行整理、编目，移交档案室保存的过程。（四）基本原则1.集中统一管理原则：公司档案由档案室集中统一管理，各部门办公室文员负责本部门文件材料的收集、整理和初步归档工作，定期移交档案室。2.真实性原则：归档的文件材料应真实反映公司各项活动的实际情况，不得伪造、篡改。3.完整性原则：确保归档文件材料的齐全、完整，不遗漏重要信息。4.系统性原则：按照文件材料的形成规律和内在联系，进行科学分类、编号和排列，保持档案的系统性。5.保密性原则：严格遵守国家有关保密法律法规，对涉及公司机密的档案进行妥善保管，防止泄露。二、档案归档范围（一）行政管理类1.公司设立、变更、注销等相关文件，如营业执照、公司章程、股东会决议等。2.公司各项规章制度、管理办法、工作流程等文件。3.公司会议文件，包括会议通知、议程、纪要、决议等。4.公司发文、收文、签报、请示、报告等文件。5.公司人事档案，包括员工入职、离职、调动、晋升、奖惩等相关材料。6.公司行政事务文件，如办公用品采购、固定资产管理、车辆管理、印章管理等相关文件。7.公司对外联络文件，如与政府部门、合作伙伴、客户等的往来信函、合同协议等。（二）财务审计类1.公司财务预算、决算报告。2.财务凭证、账簿、报表等会计资料。3.审计报告、审计决定书、审计整改报告等审计文件。4.税务申报资料、纳税记录等税务相关文件材料。（三）业务经营类1.市场调研报告、市场分析资料、营销策划方案等市场相关文件。2.销售合同、订单、报价单、客户资料等销售业务文件。3.采购合同、供应商资料、采购订单等采购业务文件。4.生产计划、生产报表、质量检验报告等生产业务文件。5.研发项目立项报告、研发成果报告、技术文档等研发业务文件。6.项目招投标文件、项目合同、项目验收报告等项目业务文件。（四）其他类1.公司荣誉证书、资质证书、专利证书等相关文件。2.公司大事记、年鉴等记录公司发展历程的文件。3.公司组织的各类活动文件，如培训、团建、庆典等活动的策划方案、活动记录、照片、视频等。4.其他具有保存价值的文件材料。三、档案归档要求（一）文件材料的收集1.各部门办公室文员应及时收集本部门在工作中形成的各类文件材料，确保文件材料的齐全、完整。2.对于外来文件，如上级部门文件、合作单位文件等，应及时登记、签收，并按照规定进行传阅和处理，处理完毕后将文件原件或复印件归档。3.对于电子文件，应定期进行备份，并按照规定的格式和命名规则进行存储，确保电子文件的可读性和可利用性。（二）文件材料的整理1.归档的文件材料应按照分类标准进行分类，同一类别的文件应按照时间顺序或重要程度进行排列。2.每份文件材料应保持完整，如有破损、缺页等情况，应进行修补或复制。3.文件材料应去除金属物，如订书钉、回形针等，采用A4纸张规格进行整理，并在文件左上角或右上角加盖页码章。4.对于文件材料较多的类别，应编制文件目录，目录应包括文件编号、文件名称来源、日期、保管期限等信息，便于查阅。（三）文件材料的编目1.归档文件应进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于识别和管理。编号可采用年度流水号或分类流水号等方式，具体编号方法由档案室统一规定。2.每份文件应编制文件题名，题名应准确反映文件的主要内容，一般由发文机关、事由、文种三部分组成。3.应注明文件的日期、保管期限、密级等信息，并在文件首页右上角加盖归档章，归档章应包括全宗号、年度、保管期限、件号页数等内容。（四）档案装订1.归档文件应按照一定的顺序进行装订，一般采用左侧装订的方式，装订应牢固、整齐，不影响文件的查阅。2.对于纸张规格不一致的文件材料，应进行折叠或粘贴，使其规格统一。3.装订时应注意保护文件的原貌，不得对文件内容进行裁剪或损坏。四、档案归档流程（一）部门初步归档1.各部门办公室文员应在每月底前对本部门当月形成的文件材料进行整理、分类，并编制文件目录。2.将整理好的文件材料装入档案盒，并在档案盒上标明部门名称、档案类别、年度、月份等信息。3.将初步归档的档案盒移交至档案室，与档案室管理人员进行交接，并填写档案移交清单。（二）档案室审核接收1.档案室管理人员收到各部门移交的档案后，应按照档案归档要求进行审核，检查档案的完整性、准确性、系统性和规范性。2.对于不符合要求的档案，应及时通知相关部门办公室文员进行整改，整改合格后再进行接收。3.档案室管理人员对审核合格的档案进行编号、编目、装订等处理，并将档案存入档案库房。（三）档案上架存储1.档案库房应按照档案类别、年度、保管期限等进行分区存放，每个区域应设置明显的标识牌。2.档案应按照编号顺序上架存放，便于查找和管理。对于电子档案，应存储在专用的服务器或存储设备上，并建立相应的索引目录。3.档案室管理人员应定期对档案进行清点和检查，确保档案的安全和完整。五、档案查阅利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅档案，应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅范围、查阅时间等信息，经所在部门负责人签字批准后，方可到档案室查阅。2.涉及公司机密的档案，查阅申请人应填写保密承诺书，并经公司保密管理部门负责人签字批准后，方可查阅。3.外部单位或个人查阅档案，应提前与公司相关部门联系，说明查阅目的和范围，经公司分管领导批准后，方可查阅。查阅时应安排专人陪同，并按照公司规定进行登记和管理。（二）查阅程序1.查阅申请人持批准后的档案查阅申请表到档案室办理查阅手续，档案室管理人员根据申请表提供相应的档案。2.查阅人员应在档案室指定的地点进行查阅，不得将档案带出档案室。如需复印或摘录档案内容，应经档案室管理人员同意，并按照规定进行登记。3.查阅完毕后，查阅人员应将档案归还档案室管理人员，并在档案查阅登记表上签字确认。（三）利用限制1.档案查阅利用应严格遵守国家有关法律法规和公司保密制度，不得泄露公司机密信息。2.在档案查阅利用过程中，如发现档案有损坏、丢失等情况，查阅人员应及时报告档案室管理人员，并按照规定进行处理。3.未经公司批准，任何人不得擅自将档案提供给其他单位或个人查阅利用，不得对档案进行涂改、伪造、销毁等行为。六、档案保管期限（一）永久保管1.公司设立、变更、注销等相关文件。2.公司年度财务决算报告。3.公司重要会议文件，如董事会决议、股东会决议等。4.公司重大项目合同、协议等文件。5.公司荣誉证书、资质证书、专利证书等重要文件。6.其他具有重要历史价值和长期利用价值的文件。（二）定期保管1.定期保管期限分为30年和10年。2.公司一般性会议文件、发文、收文、签报、请示、报告等文件，保管期限为30年。3.公司人事档案、行政事务文件、市场调研报告、销售合同、采购合同等文件，保管期限为10年。4.公司组织的各类活动文件，如培训、团建、庆典等活动的策划方案、活动记录、照片、视频等，保管期限为10年。（三）保管期限的确定和调整1.档案保管期限由档案室根据档案的重要程度、历史价值、利用需求等因素进行确定，并在档案整理过程中进行标注。2.对于保管期限已满但仍有利用价值的档案，经公司分管领导批准后，可适当延长保管期限。3.对于已失去利用价值的档案，经公司分管领导批准后，可按照规定进行销毁。七、档案销毁（一）销毁范围1.保管期限已满且已失去利用价值的档案。2.经鉴定确认为重复、无效或已被新文件替代的档案。3.涉及公司机密且已过保密期限，经公司保密管理部门批准可以销毁的档案。（二）销毁程序1.档案室管理人员定期清理到期档案，编制档案销毁清单，清单应包括档案编号、档案名称、保管期限、销毁原因等信息。2.将档案销毁清单报公司分管领导审批，经批准后，方可进行销毁。3.档案销毁应采用安全、环保的方式进行，如焚烧、粉