工程养护科档案管理制度

PAGE工程养护科档案管理制度一、总则（一）目的为加强工程养护科档案管理，确保档案的完整性、准确性和安全性，充分发挥档案在工程养护工作中的作用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于工程养护科在工程规划、建设、维护等全过程中形成的各类档案的管理。（三）基本原则1.集中统一管理原则：工程养护科档案由专人负责集中管理，确保档案的系统性和完整性。2.真实准确原则：档案内容必须真实反映工程养护工作的实际情况，数据准确无误。3.安全保密原则：采取有效措施确保档案的安全，防止档案信息泄露。4.方便利用原则：建立科学合理的档案管理体系，便于档案的查询、借阅和利用。二、档案管理职责（一）档案管理部门职责1.制定和完善工程养护科档案管理制度，并组织实施。2.负责档案的收集、整理、归档、保管和统计工作。3.对档案进行分类、编号、编目，建立档案检索体系。4.负责档案的安全保管，定期检查档案保管状况，采取有效措施防止档案损坏、丢失和泄密。5.按照规定向有关部门和单位提供档案利用服务。6.组织档案鉴定和销毁工作。（二）档案形成部门职责1.负责本部门在工程养护工作中形成档案的收集、整理和初步归档工作，并定期向档案管理部门移交。2.确保档案的真实、准确、完整，对所形成档案的质量负责。3.配合档案管理部门做好档案的整理、鉴定、销毁等工作。（三）档案管理人员职责1.认真贯彻执行档案管理制度，熟练掌握档案管理业务知识和技能。2.负责档案的日常管理工作，包括收集、整理、归档、保管、借阅登记等。3.对档案进行定期检查和清点，发现问题及时报告并采取措施处理。4.积极为档案利用者提供服务，协助查找和提供所需档案资料。5.保守档案机密，不得擅自对外泄露档案内容。三、档案收集（一）收集范围1.工程规划文件，包括项目可行性研究报告、规划设计方案、环境影响评价报告等。2.工程建设文件，如施工图纸、招投标文件、施工合同、工程变更记录、工程质量验收报告等。3.工程维护文件，包括维护计划、维护记录、设备维修档案、材料采购清单等。4.工程相关的会议纪要、通知、报告、请示等文件。5.工程养护过程中形成的照片、录像、音频等视听资料。6.与工程养护有关的其他文件和资料。（二）收集要求1.各部门应在工作完成后及时将形成的档案资料收集齐全，确保档案的完整性。2.档案资料应真实、准确、清晰，签字盖章手续完备。3.对于重要的档案资料，应一式多份，分别保存于不同地点，以防丢失。（三）收集时间1.工程规划文件应在规划编制完成后及时收集归档。2.工程建设文件应随工程进度同步收集，在工程竣工验收后一个月内完成归档。3.工程维护文件应每月定期收集整理，于次月上旬归档。4.其他临时性文件应在文件形成后一周内收集归档。四、档案整理（一）分类标准1.按照工程养护工作的阶段和内容，分为工程规划类、工程建设类、工程维护类、综合管理类等四大类。2.工程规划类档案包括项目规划、可行性研究、设计文件等；工程建设类档案包括施工管理、质量控制、安全管理等；工程维护类档案包括维护计划、维修记录、设备管理等；综合管理类档案包括会议纪要、通知、报告等。3.每大类下再根据具体内容细分若干小类，如工程建设类可分为土建工程、安装工程、装饰装修工程等小类。（二）编号规则1.档案编号采用“年度+类别代码+流水号”的形式。2.年度用四位数字表示，如“2023”。3.类别代码根据分类标准设定，如工程规划类用“G1”表示，工程建设类用“G2”表示等。4.流水号为每类档案的顺序号，从“001”开始依次编排。5.例如，2023年工程建设类土建工程档案的编号为“2023G201001”。（三）编目要求1.编制档案目录，目录应包括档案编号、题名、日期、保管期限、密级等内容。2.题名应准确反映档案的主要内容，简洁明了。3.日期填写档案形成的年月日。4.保管期限根据档案的重要程度和保存价值确定，分为永久、长期、短期三种。5.密级分为绝密、机密、秘密三级，根据档案内容的敏感程度标注。五、档案归档（一）归档流程1.档案形成部门整理好档案后，填写档案移交清单，一式两份，双方签字确认。2.档案管理部门按照档案分类标准和编号规则对移交的档案进行审核、分类、编号、编目。3.将整理好的档案装入档案盒，在档案盒上标注档案编号、题名、保管期限等信息。4.按照档案库房的布局，将档案盒上架存放，并在档案管理系统中录入档案信息。（二）归档时间1.工程规划类档案在规划编制完成后一个月内归档。2.工程建设类档案在工程竣工验收后三个月内归档。3.工程维护类档案每月定期归档，归档时间为次月中旬。4.其他临时性文件在文件形成后及时归档。六、档案保管（一）保管场所1.设立专门的档案库房，库房应具备防火、防潮、防虫、防盗、防光、防尘等功能。2.库房温度应保持在14℃24℃之间，相对湿度应保持在45%60%之间。3.档案库房应配备必要的消防器材、温湿度调节设备、防虫药品等。（二）保管方式1.档案应采用纸质档案和电子档案相结合的方式保管。纸质档案应分类存放于档案盒中，上架排列整齐；电子档案应存储于服务器或存储设备中，并进行备份。2.对于重要的档案资料，应进行数字化处理，建立电子档案数据库，方便查询和利用。3.定期对档案进行清查核对，确保档案的数量和质量准确无误。（三）保管期限1.永久保管的档案：凡是反映工程养护科主要职能活动和历史面貌的，对本单位、国家和社会具有长远利用价值的档案，列为永久保管。2.长期保管的档案：凡是反映工程养护科一般工作活动，在较长时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，列为长期保管，保管期限为15年至50年。3.短期保管的档案：凡是反映工程养护科局部工作活动，在较短时间内对本单位有查考利用价值的档案，列为短期保管，保管期限为5年以下。七、档案利用（一）利用范围1.本单位内部人员因工作需要查阅档案。2.外单位因工作需要查阅档案，须经本单位相关领导批准。3.法律法规规定的其他查阅利用情况。（二）利用流程1.查阅档案应填写档案查阅申请表，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经部门负责人签字后提交档案管理部门。2.档案管理部门对查阅申请表进行审核，符合条件的予以批准，并安排专人负责提供档案查阅服务。3.查阅人员应在指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案库房。如需复印或摘录档案内容，应经档案管理部门同意，并按照规定办理手续。4.查阅完毕后，查阅人员应及时将档案归还档案管理部门，档案管理人员应对档案进行检查，确保档案完好无损。（三）利用登记1.建立档案利用登记簿，详细记录档案查阅申请表的编号、查阅人员姓名、部门、查阅时间、查阅内容、归还时间等信息。2.档案管理人员应对档案利用情况进行定期统计和分析，及时发现问题并采取措施解决。八、档案鉴定与销毁（一）鉴定组织成立档案鉴定小组，由档案管理部门负责人、相关业务部门负责人和档案管理人员组成。（二）鉴定标准1.根据档案的保管期限和现实利用价值，对档案进行鉴定。2.对于已超过保管期限且无保存价值的档案，可予以销毁；对于仍有保存价值的档案，应继续保管。3.档案鉴定小组应定期对档案进行鉴定，一般每年进行一次。（三）销毁流程1.档案鉴定小组对拟销毁的档案进行审核，确定销毁清单。2.销毁清单经单位分管领导批准后，由档案管理部门组织实施销毁。3.销毁档案时，应指定专人负责监销，确保档案彻底销毁。4.销毁完毕后，监销人员应在销毁清单上签字确认，并将销毁清单存档。九、档案信息化管理（一）信息化建设目标1.建立完善的工程养护科档案管理信息系统，实现档案的数字化存储、检索、利用和管理。2.通过信息化手段提高档案管理工作效率，方便档案利用者查询和获取档案信息。（二）信息化管理内容1.档案数字化：对纸质档案进行扫描、图像处理、数据录入等数字化处理，建立电子档案数据库。2.档案管理信息系统建设：开发或选用适合工程养护科档案管理的信息系统，实现档案的分类、编号、编目、检索、借阅、统计等功能。3.数据安全管理：采取数据备份、加密、访问控制等措施，确保档案信