2026年档案工作人员分工及岗位责任制

2026年档案工作人员分工及岗位责任制一、综合管理岗（一）档案制度建设与规划执行负责依据国家档案管理法规、行业标准以及本单位实际情况，制定和完善档案管理的各项规章制度、工作流程和操作规范。例如，制定档案收集、整理、保管、利用、鉴定销毁等环节的详细制度，明确各环节的操作要求和质量标准。同时，根据单位的发展战略和业务需求，制定档案工作的中长期规划和年度计划，并确保各项规划和计划得到有效执行。在执行过程中，定期对规划和计划的落实情况进行检查和评估，根据实际情况及时进行调整和优化。（二）档案信息化建设主导档案信息化工作，包括档案管理系统的选型、建设与升级。根据单位档案管理的业务流程和需求，确定档案管理系统的功能模块和技术要求，参与系统的招标、采购和实施过程，确保系统的顺利上线和稳定运行。负责组织档案数据的数字化加工工作，制定数字化加工的标准和规范，监督加工单位的工作质量和进度。推动电子档案的在线归档和利用，实现档案信息的快速检索和共享，提高档案管理的效率和服务水平。（三）档案资源统筹与协调统筹协调各部门的档案工作，建立有效的沟通机制，确保档案收集工作的全面性和及时性。定期组织召开档案工作会议，传达档案工作的最新要求和精神，协调解决档案工作中存在的问题。对各部门的档案工作进行指导和监督，检查档案的整理、分类、装订等工作是否符合标准，对不符合要求的及时提出整改意见。负责与外部档案机构、上级主管部门进行沟通和协调，开展档案业务交流与合作，学习借鉴先进的档案管理经验和技术。（四）档案安全管理制定档案安全管理制度和应急预案，确保档案实体和信息的安全。加强档案库房的安全管理，配备必要的消防、防盗、防潮、防虫等安全设施，定期对库房进行检查和维护，及时消除安全隐患。对档案的借阅、复制等利用行为进行严格的审批和登记，防止档案的丢失、损坏和泄密。在发生自然灾害、突发事件等紧急情况时，启动应急预案，组织抢救和保护档案，最大限度地减少损失。（五）档案统计与分析建立健全档案统计制度，定期对档案的数量、种类、保管状况、利用情况等进行统计分析。通过统计数据，了解档案工作的现状和发展趋势，为档案工作的决策提供科学依据。例如，分析档案的利用频率和需求特点，为档案的数字化建设和资源配置提供参考；统计档案的收集和整理情况，评估档案工作的进度和质量。（六）档案人员培训与考核制定档案人员的培训计划，组织开展档案业务知识和技能的培训活动，提高档案人员的专业素质和业务能力。培训内容包括档案管理法规、档案业务知识、档案信息化技术等方面。建立档案人员的考核机制，对档案人员的工作业绩、工作态度、业务能力等进行定期考核，考核结果与绩效挂钩，激励档案人员积极工作，提高工作质量和效率。二、档案收集岗（一）文件材料收集依据档案管理的范围和要求，及时收集各部门在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料。明确各部门的文件材料收集范围和责任人，定期与各部门进行沟通和协调，确保文件材料的全面收集。对于重要的文件材料，要及时跟踪和督促，确保不遗漏。例如，在项目建设过程中，要全程跟踪项目文件材料的形成情况，及时收集项目立项、设计、施工、验收等各个环节的文件材料。（二）收集渠道拓展积极拓展档案收集的渠道，除了收集本单位内部形成的文件材料外，还要关注与本单位业务相关的外部资料。例如，收集行业发展动态、政策法规、市场信息等资料，丰富档案资源。加强与上级主管部门、合作伙伴、行业协会等的联系，获取相关的文件材料和信息。同时，关注社会热点和突发事件，及时收集与之相关的资料，为单位的决策和研究提供参考。（三）收集质量把控对收集到的文件材料进行初步的审核和筛选，确保文件材料的齐全完整、真实有效。检查文件材料的内容是否完整，签署、盖章等手续是否完备，载体是否规范等。对于不符合要求的文件材料，及时退回相关部门补充完善或重新收集。建立文件材料收集的质量反馈机制，定期对收集工作的质量进行评估和总结，不断提高收集工作的质量和水平。（四）收集进度跟踪制定文件材料收集的时间表和进度计划，定期对收集进度进行跟踪和检查。及时掌握各部门文件材料的收集情况，对未按计划完成收集任务的部门进行督促和协调。建立收集工作的台账，记录文件材料的收集时间、来源、数量等信息，便于查询和管理。对于长期未收集到的重要文件材料，要深入分析原因，采取有效的措施进行解决。（五）特殊档案收集负责特殊档案的收集工作，如声像档案、实物档案、电子档案等。制定特殊档案的收集标准和方法，指导各部门正确收集和整理特殊档案。对于声像档案，要收集照片、录音、录像等视听资料，并注明拍摄时间、地点、内容、人物等信息；对于实物档案，要收集具有纪念意义和历史价值的物品，并做好登记和保管工作；对于电子档案，要确保其元数据的完整性和准确性，并按照规定的格式和存储方式进行归档。三、档案整理岗（一）档案分类与编号按照档案分类方案和编号规则，对收集到的文件材料进行分类和编号。根据文件材料的来源、时间、内容等特征，将其归入相应的类别，并赋予唯一的编号。分类要科学合理，编号要规范统一，便于档案的管理和查找。例如，采用年度-机构（问题）-保管期限的分类方法，对文书档案进行分类和编号；采用项目-阶段-保管期限的分类方法，对项目档案进行分类和编号。（二）档案装订与编目对分类后的文件材料进行装订和编目。装订要牢固整齐，符合档案保管的要求。编目要准确详细，包括文件材料的题名、日期、文号、保管期限等信息。建立档案目录数据库，将编目信息录入数据库，实现档案的数字化管理和检索。同时，要根据档案的保管期限和重要程度，对档案进行不同形式的装订和编目，如永久保存的档案要采用线装或胶装的方式，定期保存的档案可以采用装订夹或打孔装订的方式。（三）档案装盒上架将装订编目好的档案装入档案盒，并按照分类编号的顺序上架存放。档案盒要选用符合国家标准的材料，标注清晰的盒号、类别、保管期限等信息。上架存放要整齐有序，便于档案的查找和管理。同时，要根据档案库房的空间布局和档案的数量，合理规划档案的存放位置，提高库房的利用率。对于珍贵档案和重要档案，要采取特殊的保管措施，如单独存放、设置专柜等。（四）整理质量检查对整理好的档案进行质量检查，确保档案的整理符合标准和规范。检查内容包括档案的分类是否准确、编号是否规范、装订是否牢固、编目是否完整等。对不符合要求的档案，及时进行返工处理。建立整理质量检查的记录制度，记录检查情况和处理结果，便于对整理工作进行质量追溯和管理。定期对整理工作的质量进行评估和总结，不断提高整理工作的质量和效率。（五）整理方法指导与创新为各部门提供档案整理的业务指导，帮助各部门掌握正确的档案整理方法和技巧。定期组织档案整理的培训活动，提高各部门档案管理人员的业务水平。同时，关注档案整理技术的发展动态，积极探索和应用新的整理方法和技术，提高档案整理的效率和质量。例如，采用数字化扫描技术，实现档案的快速整理和存储；应用档案管理软件，实现档案的自动化编目和检索。四、档案保管岗（一）库房环境管理负责档案库房的环境管理，确保库房的温度、湿度、光照等环境条件符合档案保管的要求。定期对库房的环境参数进行监测和记录，根据监测结果及时采取调节措施，如使用空调、除湿机、加湿器等设备。保持库房的清洁卫生，定期进行清扫和消毒，防止灰尘、霉菌等对档案的损害。同时，要对库房的门窗、通风口等进行检查和维护，确保库房的密封性和安全性。（二）档案存储管理按照档案的分类编号和存放规则，对档案进行科学合理的存储。定期对档案进行盘点和清查，确保档案的数量和存放位置与档案目录一致。对于破损、霉变、虫蛀等有问题的档案，及时进行修复和处理。建立档案存储的动态管理机制，根据档案的利用频率和保管期限，对档案的存放位置进行调整，提高档案的查找效率。（三）档案安全防护加强档案库房的安全防护工作，安装必要的安全设施，如监控摄像头、防盗报警系统、消防设备等。制定档案库房的安全管理制度，严格控制人员进出库房，对进入库房的人员进行登记和管理。定期对安全设施进行检查和维护，确保其正常运行。在发生火灾、地震等自然灾害时，要及时采取应急措施，保护档案的安全。（四）档案备份与迁移定期对档案进行备份，防止档案数据的丢失和损坏。备份可以采用光盘、磁带、移动硬盘等存储介质，备份数据要存放在安全可靠的地方。同时，根据档案管理系统的升级和更新，及时对档案数据进行迁移，确保档案数据的兼容性和可用性。建立档案备份和迁移的记录制度，记录备份和迁移的时间、内容、存储位置等信息，便于查询和管理。（五）库房设施维护负责档案库房的设施设备的维护和管理，如档案架、密集架、空调、除湿机等。定期对设施设备进行检查和保养，及时发现和排除故障。对需要维修和更换的设施设备，及时进行申报和处理。建立设施设备的维护档案，记录设施设备的使用情况、维修记录等信息，为设施设备的更新和改造提供依据。五、档案利用岗（一）利用需求受理负责受理档案利用者的需求申请，包括查阅、复制、借阅等。热情接待利用者，了解其利用目的和需求，指导利用者填写档案利用申请表。对利用者的身份和利用权限进行审核，确保其符合档案利用的规定。对于不符合要求的申请，要耐心解释原因，并告知其解决办法。（二）档案检索与提供根据利用者的需求，在档案管理系统和档案目录中进行快速准确的检索。找到相关档案后，按照规定的程序和手续，为利用者提供档案的查阅、复制、借阅服务。对于纸质档案，要注意保护档案的原件，避免损坏和丢失；对于电子档案，要确保数据的安全和完整，防止数据泄露。在提供档案时，要向利用者说明档案的使用范围和注意事项，提醒其遵守档案利用的规定。（三）利用效果反馈与分析定期对档案的利用效果进行跟踪和反馈，了解利用者对档案服务的满意度和需求意见。通过问卷调查、电话回访等方式，收集利用者的反馈信息，并进行整理和分析。根据分析结果，不断改进档案利用服务的质量和水平，提高利用者的满意度。同时，要对档案的利用数据进行统计和分析，了解档案的利用热点和趋势，为档案的收集、整理和保管工作提供参考。（四）档案编研与开发结合单位的工作实际和利用者的需求，开展档案编研和开发工作。对档案资料进行筛选、分类、整理和分析，编写专题资料、大事记、年鉴等编研成果。通过档案编研和开发，挖掘档案的潜在价值，为单位的决策、研究和宣传提供服务。同时，要将编研成果及时发布和推广，提高档案的利用效率和社会效益。（五）利用制度执行与监督严格执行档案利用制度，对档案的利用行为进行规范和管理。加强对利用者的监督，防止其在利用过程中出现违规行为。对违反档案利用规定的行为，要及时进行制止和纠正，并按照规定进行处理。同时，要定期对档案利用制度的执行情况进行检查和评估，根据实际情况及时进行调整和完善。六、档案鉴定销毁岗（一）鉴定标准制定与更新依据国家档案鉴定的相关标准和规定，结合本单位的实际情况，制定和完善档案鉴定的标准和方法。定期对鉴定标准进行评估和更新，确保其符合档案管理的发展要求。在制定鉴定标准时，要充分考虑档案的保存价值、利用需求、保管期限等因素，确保鉴定结果的科学性和准确性。（二）鉴定工作组织与实施组织开展档案鉴定工作，成立档案鉴定小组，明确鉴定人员的职责和分工。按照鉴定标准和方法，对到期档案进行全面的鉴定。鉴定过程中，要认真审查档案的内容、来源、时间等信息，准确判断档案的保存价值。对需要继续保存的档案，重新确定保管期限；对确无保存价值的档案，提出销毁意见。（三）销毁手续办理对于经鉴定需要销毁的档案，按照规定的程序办理销毁手续。填写档案销毁清册，详细记录销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。销毁清册要经过档案鉴定小组和单位领导的审批签字。在销毁档案时，要选择有资质的销毁单位进行销毁，并派人监销，确保销毁过程的安全和彻底。销毁后，要在销毁清册上注明销毁时间、地点和方式，并由监销人员签字确认。（四）鉴定销毁记录与总结建立档案鉴定销毁的记录档案，对鉴定销毁工作的全过